| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-PGL-003 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Keuangan |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #Pengeluaran #UangMuka #Karyawan |
Memastikan setiap pengajuan uang muka karyawan untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit diinput, diverifikasi, disetujui, direalisasi, dan dipertanggungjawabkan secara akurat dan terkendali melalui sistem Odoo.
- Pemicu (Start Event): Karyawan membutuhkan uang muka untuk membiayai kegiatan operasional yayasan atau unit yang belum memiliki dana tersedia.
- Hasil Akhir (End Event): Pengajuan Uang Muka telah direalisasi 100%, dipertanggungjawabkan 100%, dan otomasi pasca penyelesaian telah dijalankan oleh Odoo.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan yang mengajukan uang muka atas nama yayasan atau unit, serta pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan.
- Pengajuan Uang Muka: Permohonan dana awal yang diajukan karyawan kepada yayasan atau unit sebelum pengeluaran aktual terjadi, untuk kebutuhan operasional yang telah direncanakan.
- Draft: Status awal Pengajuan Uang Muka di Odoo setelah diinput, sebelum dikonfirmasi oleh karyawan.
- Dikonfirmasi: Status Pengajuan Uang Muka setelah karyawan melakukan konfirmasi atau pengajuan, menandakan pengajuan telah dikirimkan ke pihak yang berwenang untuk diproses persetujuannya.
- Disetujui: Status Pengajuan Uang Muka setelah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.
- Selesai: Status Pengajuan Uang Muka setelah realisasi 100% dan pertanggungjawaban 100% telah terpenuhi.
- Ditolak: Status Pengajuan Uang Muka ketika pengajuan ditolak oleh pihak yang berwenang.
- Realisasi: Proses pencairan atau penggunaan aktual dana uang muka yang telah disetujui.
- Pertanggungjawaban: Proses pelaporan kembali oleh karyawan atas penggunaan uang muka yang telah diterima, disertai bukti-bukti pengeluaran.
- Karyawan: Menginput, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mempertanggungjawabkan Pengajuan Uang Muka di Odoo.
- Pihak Pemberi Persetujuan: Menjalankan proses persetujuan atau penolakan Pengajuan Uang Muka di Odoo. Daftar pihak yang berwenang merujuk pada DEC-PGL-001: Kewenangan Persetujuan Pengajuan Uang Muka.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahap transisi status Pengajuan Uang Muka.
- Karyawan harus memiliki akses ke modul Pengajuan Uang Muka di Odoo.
- Pengajuan Uang Muka harus diajukan sebelum kegiatan atau pengeluaran terjadi.
- Setiap pengajuan wajib menyertakan rincian rencana penggunaan dana yang lengkap dan terverifikasi.
- Batas plafon dan kewenangan persetujuan mengikuti ketentuan dalam DEC-PGL-001: Kewenangan Persetujuan Pengajuan Uang Muka.
1.0 [Start Event] Karyawan membutuhkan uang muka untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
2.0 [User Task] Karyawan membuat Pengajuan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-010: Menginput Pengajuan Uang Muka di Odoo)
3.0 [User Task] Karyawan memeriksa inputan Pengajuan Uang Muka di Odoo.
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan Pengajuan Uang Muka sudah benar?
- 4.A (Jika Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Jika Tidak Benar): Lanjut ke Alur Alternatif 1 (Langkah A1.1).
5.0 [User Task] Karyawan mengkonfirmasi Pengajuan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-012: Mengkonfirmasi Pengajuan Uang Muka di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo memilih Approval Template yang sesuai berdasarkan Operating Unit dan Type dokumen, lalu menyusun daftar penyetuju pada tab Approvals. (Aturan pemilihan lihat: DEC-PGL-001: Kewenangan Persetujuan Pengajuan Uang Muka)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah daftar penyetuju pada field Active Users terbentuk?
8.0 [Manual Task] Karyawan memberitahukan kepada pihak pada field Active Users bahwa dokumen menunggu persetujuannya. Odoo YPII tidak mengirim notifikasi otomatis untuk Pengajuan Uang Muka.
9.0 [User Task] Pihak yang berwenang menjalankan proses persetujuan Pengajuan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-013: Menyetujui atau Menolak Pengajuan Uang Muka di Odoo) — Kewenangan persetujuan lihat: DEC-PGL-001: Kewenangan Persetujuan Pengajuan Uang Muka
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah Pengajuan Uang Muka disetujui?
- 10.A (Jika Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Jika Ditolak): Lanjut ke Alur Alternatif 2 (Langkah A2.1).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo memindahkan status dokumen menjadi On Progress, membentuk nomor dokumen, dan membuat jurnal pada Journal yang tercantum di tab Accounting.
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah nomor dokumen dan jurnal terbentuk?
- 12.A (Jika Terbentuk): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Jika Tidak Terbentuk): Staf keuangan mengeskalasikan kepada administrator Odoo YPII. Proses ditangguhkan hingga diperbaiki.
13.0 [Call Activity] Karyawan mempertanggungjawabkan uang muka dengan mencatat Penggunaan Uang Muka. (Sub-proses lihat: SOP-PGL-004: Pencatatan Penggunaan Uang Muka)
14.0 [Intermediate Event - Wait] SOP menunggu sampai seluruh nilai uang muka dipertanggungjawabkan, yang ditandai nilai Unsettled pada tab Details menjadi nol.
15.0 [Service Task] Sistem Odoo memindahkan status Pengajuan Uang Muka dari On Progress menjadi Done. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-025: Penyelesaian Otomatis Pengajuan Uang Muka)
16.0 [Exclusive Gateway] Apakah status dokumen berubah menjadi Done?
- 16.A (Jika Berubah): Lanjut ke Langkah 17.0.
- 16.B (Jika Tidak Berubah): Staf keuangan menjalankan penanganan pada AUT-PGL-025, termasuk menekan tombol Recompute Realization pada dokumen.
17.0 [End Event - Success] Pencatatan Pengajuan Uang Muka selesai.
A1.1 [User Task] Karyawan mengedit Pengajuan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-011: Mengedit Pengajuan Uang Muka di Odoo)
A1.2 Kembali ke Langkah 3.0 (Pemeriksaan inputan Pengajuan Uang Muka).
A2.1 [Task] Pihak yang berwenang menuliskan alasan penolakan pada kolom pesan dokumen, karena Odoo tidak menyediakan field alasan penolakan pada Pengajuan Uang Muka.
A2.2 [Exclusive Gateway] Apakah dokumen akan diperbaiki dan diajukan ulang?
A2.3 [End Event - Alternate] Proses Pengajuan Uang Muka tidak dilanjutkan.
- 7.E1 [Boundary Error]: Jika daftar penyetuju tetap kosong setelah pengulangan proses persetujuan, Bidang Keuangan YPII mengeskalasikan kepada administrator Odoo YPII untuk perbaikan Approval Template. Proses ditangguhkan hingga konfigurasi diperbaiki.
- 11.E1 [Boundary Error]: Jika nomor dokumen atau jurnal tidak terbentuk setelah persetujuan terakhir, staf keuangan mengeskalasikan kepada administrator Odoo YPII.
- 14.T1 [Boundary Timer]: Batas waktu pertanggungjawaban tercatat pada field Date Due dokumen. Odoo YPII tidak mengirimkan pengingat otomatis atas batas waktu tersebut; pemantauan dilakukan Bidang Keuangan YPII dengan menyaring dokumen berstatus On Progress yang Date Due-nya sudah terlampaui.
- B1 [Boundary Event]: Pengajuan Uang Muka berstatus Draft, Waiting for Approval, atau On Progress dapat dibatalkan oleh Bidang Keuangan YPII. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-019: Membatalkan Pengajuan Uang Muka di Odoo)
- B2 [Boundary Event]: Jika Penggunaan Uang Muka yang sudah selesai dibatalkan, Pengajuan Uang Muka yang sudah Done kembali menjadi On Progress dan proses berlanjut lagi dari Langkah 13.0. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-026: Pembukaan Kembali Otomatis Pengajuan Uang Muka)
- Tabel Keputusan:
- Menautkan Instruksi Kerja:
- Menautkan Otomasi Sistem:
- Sub-proses: