| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-PGL-004 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Keuangan |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #Pengeluaran #UangMuka #Karyawan |
Memastikan setiap penggunaan uang muka yang telah diterima karyawan dicatat, diverifikasi, dan disetujui secara akurat dan terkendali melalui sistem Odoo, sehingga realisasi penggunaan dana uang muka dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.
- Pemicu (Start Event): Karyawan menggunakan uang muka yang telah diterima untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
- Hasil Akhir (End Event): Penggunaan Uang Muka telah disetujui dan otomasi pasca persetujuan telah dijalankan oleh Odoo.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan yang menggunakan uang muka yang telah disetujui, serta pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan atas penggunaan tersebut.
- Penggunaan Uang Muka: Pencatatan realisasi penggunaan dana uang muka yang telah diterima karyawan, beserta rincian pengeluaran aktual yang dilakukan.
- Draft: Status awal Penggunaan Uang Muka di Odoo setelah diinput, sebelum dikonfirmasi oleh karyawan.
- Dikonfirmasi: Status Penggunaan Uang Muka setelah karyawan melakukan konfirmasi, menandakan catatan penggunaan sudah dikirimkan ke pihak yang berwenang untuk diproses persetujuannya.
- Disetujui: Status Penggunaan Uang Muka setelah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang, menandakan realisasi penggunaan dana telah diakui.
- Ditolak: Status Penggunaan Uang Muka ketika catatan penggunaan ditolak oleh pihak yang berwenang karena tidak memenuhi ketentuan.
- Karyawan: Menginput, memeriksa, dan mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo.
- Pihak Pemberi Persetujuan: Menjalankan proses persetujuan atau penolakan Penggunaan Uang Muka di Odoo. Daftar pihak yang berwenang merujuk pada DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahap transisi status Penggunaan Uang Muka.
- Karyawan harus memiliki akses ke modul Penggunaan Uang Muka di Odoo.
- Penggunaan Uang Muka hanya dapat diinput setelah Pengajuan Uang Muka yang berkaitan berstatus Disetujui.
- Setiap catatan penggunaan wajib menyertakan rincian pengeluaran aktual yang lengkap dan disertai bukti pendukung.
- Jumlah penggunaan tidak boleh melebihi jumlah uang muka yang telah disetujui dalam Pengajuan Uang Muka terkait.
- Batas kewenangan persetujuan mengikuti ketentuan dalam DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka.
1.0 [Start Event] Karyawan menggunakan uang muka yang telah diberikan untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
2.0 [User Task] Karyawan membuat Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-014: Menginput Penggunaan Uang Muka di Odoo)
3.0 [User Task] Karyawan memeriksa inputan Penggunaan Uang Muka di Odoo.
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan Penggunaan Uang Muka sudah benar?
- 4.A (Jika Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Jika Tidak Benar): Lanjut ke Alur Alternatif 1 (Langkah A1.1).
5.0 [User Task] Karyawan mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-016: Mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo memilih Approval Template yang sesuai berdasarkan Operating Unit dan Type dokumen, lalu menyusun daftar penyetuju pada tab Approvals. (Aturan pemilihan lihat: DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah daftar penyetuju pada field Active Users terbentuk?
8.0 [Manual Task] Karyawan memberitahukan kepada pihak pada field Active Users bahwa dokumen menunggu persetujuannya. Odoo YPII tidak mengirim notifikasi otomatis untuk Penggunaan Uang Muka.
9.0 [User Task] Pihak yang berwenang menjalankan proses persetujuan Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-017: Menyetujui atau Menolak Penggunaan Uang Muka di Odoo) — Kewenangan persetujuan lihat: DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah Penggunaan Uang Muka disetujui?
- 10.A (Jika Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Jika Ditolak): Lanjut ke Alur Alternatif 2 (Langkah A2.1).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo memindahkan status dokumen menjadi Done, membentuk nomor dokumen, membuat jurnal pada Journal yang tercantum di tab Accounting, lalu merekonsiliasi jurnal tersebut dengan jurnal Pengajuan Uang Muka asal.
12.0 [Service Task] Bila rekonsiliasi menutup seluruh nilai uang muka, sistem Odoo memindahkan status Pengajuan Uang Muka terkait dari On Progress menjadi Done. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-025: Penyelesaian Otomatis Pengajuan Uang Muka)
13.0 [Exclusive Gateway] Apakah nilai uang muka sudah dipertanggungjawabkan seluruhnya?
- 13.A (Jika Sudah): Pengajuan Uang Muka berstatus Done. Lanjut ke Langkah 14.0.
- 13.B (Jika Belum): Pengajuan Uang Muka tetap berstatus On Progress dengan nilai Unsettled yang tersisa. Karyawan mengulangi proses dari Langkah 2.0 untuk sisa nilai tersebut.
14.0 [End Event - Success] Pencatatan Penggunaan Uang Muka selesai.
A1.1 [User Task] Karyawan mengedit Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-015: Mengedit Penggunaan Uang Muka di Odoo)
A1.2 Kembali ke Langkah 3.0 (Pemeriksaan inputan Penggunaan Uang Muka).
A2.1 [Task] Pihak yang berwenang menuliskan alasan penolakan pada kolom pesan dokumen, karena Odoo tidak menyediakan field alasan penolakan pada Penggunaan Uang Muka.
A2.2 [Exclusive Gateway] Apakah dokumen akan diperbaiki dan diajukan ulang?
A2.3 [End Event - Alternate] Proses Penggunaan Uang Muka tidak dilanjutkan. Pengajuan Uang Muka terkait tetap berstatus On Progress dan masih menunggu pertanggungjawaban.
- 7.E1 [Boundary Error]: Jika daftar penyetuju tetap kosong setelah pengulangan proses persetujuan, Bidang Keuangan YPII mengeskalasikan kepada administrator Odoo YPII untuk perbaikan Approval Template. Proses ditangguhkan hingga konfigurasi diperbaiki.
- 11.E1 [Boundary Error]: Jika nomor dokumen atau jurnal tidak terbentuk setelah persetujuan terakhir, staf keuangan mengeskalasikan kepada administrator Odoo YPII disertai nomor dokumen Pengajuan Uang Muka terkait.
- 12.E1 [Boundary Error]: Jika Pengajuan Uang Muka tidak berpindah ke Done padahal nilai Unsettled sudah nol, jalankan penanganan pada AUT-PGL-025.
- B1 [Boundary Event]: Penggunaan Uang Muka yang sudah berstatus Done dapat dibatalkan oleh Bidang Keuangan YPII. Pembatalan menghapus jurnalnya dan mengembalikan Pengajuan Uang Muka terkait ke On Progress. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-024: Membatalkan Penggunaan Uang Muka di Odoo; dampaknya lihat AUT-PGL-026)
- Tabel Keputusan:
- Menautkan Instruksi Kerja:
- Menautkan Otomasi Sistem: