| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-PGL-004 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala Keuangan |
| Kategori Tag |
#SOP #Odoo #Pengeluaran #UangMuka #Karyawan |
Memastikan setiap penggunaan uang muka yang telah diterima karyawan dicatat, diverifikasi, dan disetujui secara akurat dan terkendali melalui sistem Odoo, sehingga realisasi penggunaan dana uang muka dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.
- Pemicu (Start Event): Karyawan menggunakan uang muka yang telah diterima untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
- Hasil Akhir (End Event): Penggunaan Uang Muka telah disetujui dan otomasi pasca persetujuan telah dijalankan oleh Odoo.
- Berlaku untuk: Seluruh karyawan yang menggunakan uang muka yang telah disetujui, serta pihak-pihak yang berwenang memberikan persetujuan atas penggunaan tersebut.
- Penggunaan Uang Muka: Pencatatan realisasi penggunaan dana uang muka yang telah diterima karyawan, beserta rincian pengeluaran aktual yang dilakukan.
- Draft: Status awal Penggunaan Uang Muka di Odoo setelah diinput, sebelum dikonfirmasi oleh karyawan.
- Dikonfirmasi: Status Penggunaan Uang Muka setelah karyawan melakukan konfirmasi, menandakan catatan penggunaan sudah dikirimkan ke pihak yang berwenang untuk diproses persetujuannya.
- Disetujui: Status Penggunaan Uang Muka setelah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang, menandakan realisasi penggunaan dana telah diakui.
- Ditolak: Status Penggunaan Uang Muka ketika catatan penggunaan ditolak oleh pihak yang berwenang karena tidak memenuhi ketentuan.
- Karyawan: Menginput, memeriksa, dan mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo.
- Pihak Pemberi Persetujuan: Menjalankan proses persetujuan atau penolakan Penggunaan Uang Muka di Odoo. Daftar pihak yang berwenang merujuk pada DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pengecekan otomatis dan otomasi pada setiap tahap transisi status Penggunaan Uang Muka.
- Karyawan harus memiliki akses ke modul Penggunaan Uang Muka di Odoo.
- Penggunaan Uang Muka hanya dapat diinput setelah Pengajuan Uang Muka yang berkaitan berstatus Disetujui.
- Setiap catatan penggunaan wajib menyertakan rincian pengeluaran aktual yang lengkap dan disertai bukti pendukung.
- Jumlah penggunaan tidak boleh melebihi jumlah uang muka yang telah disetujui dalam Pengajuan Uang Muka terkait.
- Batas kewenangan persetujuan mengikuti ketentuan dalam DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka.
1.0 [Start Event] Karyawan menggunakan uang muka yang telah diberikan untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
2.0 [User Task] Karyawan membuat Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-014: Menginput Penggunaan Uang Muka di Odoo)
3.0 [User Task] Karyawan memeriksa inputan Penggunaan Uang Muka di Odoo.
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan Penggunaan Uang Muka sudah benar?
- 4.A (Jika Benar): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Jika Tidak Benar): Lanjut ke Alur Alternatif 1 (Langkah A1.1).
5.0 [User Task] Karyawan mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-016: Mengkonfirmasi Penggunaan Uang Muka di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca konfirmasi Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-019: Pengecekan Otomatis Pasca Konfirmasi Penggunaan Uang Muka)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca konfirmasi lolos?
- 7.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Jika Tidak Lolos): Sistem Odoo menandai Penggunaan Uang Muka dengan status error. Karyawan menangani error sesuai petunjuk sistem dan mengulangi proses dari Langkah 2.0.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-020: Otomasi Pasca Konfirmasi Penggunaan Uang Muka)
9.0 [User Task] Pihak yang berwenang menjalankan proses persetujuan Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-017: Menyetujui atau Menolak Penggunaan Uang Muka di Odoo) — Kewenangan persetujuan lihat: DEC-PGL-002: Kewenangan Persetujuan Penggunaan Uang Muka
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah Penggunaan Uang Muka disetujui?
- 10.A (Jika Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Jika Ditolak): Lanjut ke Alur Alternatif 2 (Langkah A2.1).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo melakukan pengecekan otomatis pasca persetujuan Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-021: Pengecekan Otomatis Pasca Persetujuan Penggunaan Uang Muka)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca persetujuan lolos?
- 12.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Jika Tidak Lolos): Sistem Odoo menandai Penggunaan Uang Muka dengan status error. Staf keuangan menangani error sesuai petunjuk sistem.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-022: Otomasi Pasca Persetujuan Penggunaan Uang Muka)
14.0 [End Event - Success] Pencatatan Penggunaan Uang Muka selesai.
A1.1 [User Task] Karyawan mengedit Penggunaan Uang Muka di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-PGL-015: Mengedit Penggunaan Uang Muka di Odoo)
A1.2 Kembali ke Langkah 3.0 (Pemeriksaan inputan Penggunaan Uang Muka).
A2.1 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pengecekan otomatis pasca penolakan Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-023: Pengecekan Otomatis Pasca Penolakan Penggunaan Uang Muka)
A2.2 [Exclusive Gateway] Apakah pengecekan otomatis pasca penolakan lolos?
- A2.2.A (Jika Lolos): Lanjut ke Langkah A2.3.
- A2.2.B (Jika Tidak Lolos): Sistem Odoo mencatat error penolakan. Staf keuangan menangani error sesuai petunjuk sistem.
A2.3 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan Penggunaan Uang Muka. (Detail otomasi lihat: AUT-PGL-024: Otomasi Pasca Penolakan Penggunaan Uang Muka)
A2.4 [End Event - Alternate] Proses Penggunaan Uang Muka tidak dilanjutkan.
- 6.E1 [Boundary Error]: Jika di Langkah 6.0 sistem Odoo mengembalikan error kritis yang tidak dapat diselesaikan oleh karyawan, karyawan segera menghubungi tim IT untuk investigasi lebih lanjut. Proses ditangguhkan hingga error teratasi.
- 11.E1 [Boundary Error]: Jika di Langkah 11.0 terdapat ketidaksesuaian data pasca persetujuan, staf keuangan berkoordinasi dengan tim IT untuk investigasi sebelum melanjutkan proses.
- Tabel Keputusan:
- Menautkan Instruksi Kerja:
- Menautkan Otomasi Sistem: