| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-PGL-014 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Odoo ERP - Modul Advance Payment (hr.advance.use) |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Odoo #UangMuka #Karyawan |
Memandu karyawan dalam membuat dan mengisi rekaman Penggunaan Uang Muka baru di Odoo untuk mencatat realisasi pengeluaran aktual dari uang muka yang telah diterima.
- Akses Sistem: Memiliki akun Odoo dengan hak akses minimal sebagai pengguna modul Advance Payment.
- Status Pengajuan: Pengajuan Uang Muka terkait (##hr.advance##) harus berstatus Approved (Disetujui).
- Data Input: Memiliki bukti-bukti pengeluaran aktual (nota, kwitansi, atau dokumen sejenis) yang akan dicatat.
- Informasi: Mengetahui jumlah aktual yang digunakan serta rincian pengeluaran yang dilakukan.
- Buka modul Advance Payment dari dasbor utama Odoo.
- Buka rekaman Pengajuan Uang Muka (##hr.advance##) yang telah berstatus Approved dan terkait dengan penggunaan yang akan dicatat.
[Tempatkan Screenshot: Rekaman Pengajuan Uang Muka berstatus Approved]
- Klik tombol Add Usage atau New Usage untuk membuat rekaman Penggunaan Uang Muka baru yang terhubung dengan pengajuan tersebut.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Add Usage' pada formulir Pengajuan Uang Muka]
- Isi field Name atau Description dengan deskripsi singkat penggunaan (contoh: "Penggunaan Uang Muka Seminar Pendidikan Guru - April 2026").
- Pastikan field Advance telah terhubung secara otomatis ke Pengajuan Uang Muka yang berstatus Approved.
- Pastikan field Employee terisi dengan nama karyawan yang bersangkutan.
- Isi field Amount dengan total jumlah pengeluaran aktual yang dilakukan.
- Isi field Date dengan tanggal penggunaan atau tanggal pengeluaran aktual.
- Pada field Account, pilih akun akuntansi yang sesuai dengan jenis pengeluaran yang dilakukan.
- Isi field Notes dengan rincian pengeluaran aktual secara lengkap, termasuk deskripsi setiap item pengeluaran dan nominal masing-masing.
- Lampirkan seluruh bukti pengeluaran (nota, kwitansi, faktur, atau dokumen relevan lainnya) dengan mengklik tombol Attach atau ikon penjepit kertas, lalu unggah file yang dibutuhkan.
[Tempatkan Screenshot: Area lampiran bukti pengeluaran]
- Periksa kembali seluruh data yang telah diisi sebelum disimpan.
- Klik ikon simpan (Save manually) atau biarkan sistem melakukan auto-save.
[Tempatkan Screenshot: Formulir Penggunaan Uang Muka dalam status Draft]
- Kendala: Tombol Add Usage atau New Usage tidak tersedia pada rekaman Pengajuan Uang Muka.
- Solusi: Pastikan status Pengajuan Uang Muka sudah Approved. Jika masih belum tersedia, hubungi administrator sistem untuk memverifikasi konfigurasi modul.
- Kendala: Field Amount menampilkan pesan error karena melebihi sisa saldo uang muka.
- Solusi: Periksa saldo uang muka yang tersisa dan sesuaikan jumlah penggunaan. Jika penggunaan melebihi saldo, proses kelebihan dana dengan prosedur terpisah sesuai ketentuan yang berlaku.
- Kendala: Field Account tidak menampilkan akun yang sesuai.
- Solusi: Konsultasikan dengan staf keuangan untuk menentukan akun yang tepat sesuai jenis pengeluaran yang dilakukan.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: