| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-PGL-010 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Odoo ERP - Modul Advance Payment (hr.advance) |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Odoo #UangMuka #Karyawan |
Memandu karyawan dalam membuat dan mengisi rekaman Pengajuan Uang Muka baru di Odoo untuk membiayai kegiatan operasional yayasan atau unit yang direncanakan.
- Akses Sistem: Memiliki akun Odoo dengan hak akses minimal sebagai pengguna modul Advance Payment.
- Data Input: Memiliki rincian rencana penggunaan dana (nama kegiatan, deskripsi, jumlah yang dibutuhkan, dan tanggal rencana penggunaan).
- Informasi: Mengetahui akun biaya (expense account) atau kategori yang sesuai dengan jenis kegiatan yang dibiayai.
- Buka modul Advance Payment dari dasbor utama Odoo.
- Klik tombol New untuk membuat rekaman Pengajuan Uang Muka baru.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'New' di modul Advance Payment]
- Isi field Advance Name dengan nama atau deskripsi singkat tujuan uang muka (contoh: "Uang Muka Seminar Pendidikan Guru - April 2026").
- Pastikan field Employee terisi dengan nama karyawan yang bersangkutan (biasanya terisi otomatis sesuai akun yang sedang login).
- Pada field Company, pastikan nama unit atau yayasan yang bersangkutan sudah tepat.
- Isi field Amount dengan jumlah uang muka yang dibutuhkan sesuai rencana anggaran kegiatan.
- Pada field Currency, pastikan mata uang yang digunakan sudah sesuai (default: IDR).
- Isi field Date dengan tanggal pengajuan atau tanggal rencana penggunaan dana.
- Pada field Account, pilih akun akuntansi yang sesuai dengan jenis pengeluaran yang akan dibiayai.
- Isi field Description atau Notes dengan rincian rencana penggunaan dana secara lengkap, termasuk nama kegiatan, jadwal, dan perkiraan rincian pengeluaran.
- Lampirkan dokumen pendukung (rencana anggaran, undangan kegiatan, atau dokumen relevan lainnya) dengan mengklik tombol Attach atau ikon penjepit kertas, lalu unggah file yang dibutuhkan.
[Tempatkan Screenshot: Area lampiran dokumen]
- Periksa kembali seluruh data yang telah diisi sebelum disimpan.
- Klik ikon simpan (Save manually) atau biarkan sistem melakukan auto-save.
[Tempatkan Screenshot: Formulir Pengajuan Uang Muka dalam status Draft]
- Kendala: Modul Advance Payment tidak tersedia di dasbor Odoo.
- Solusi: Hubungi administrator sistem untuk memverifikasi apakah modul sudah diinstal dan hak akses karyawan sudah dikonfigurasi dengan benar.
- Kendala: Field Account tidak menampilkan akun yang sesuai.
- Solusi: Konsultasikan dengan staf keuangan untuk menentukan akun yang tepat, atau hubungi administrator sistem untuk penambahan akun baru jika diperlukan.
- Kendala: Field Employee tidak terisi otomatis atau menampilkan nama yang salah.
- Solusi: Pilih nama karyawan yang benar secara manual dengan mengetik nama pada field Employee. Jika akun Odoo tidak terhubung dengan data karyawan, hubungi tim IT untuk perbaikan.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: