Memastikan beban potongan beasiswa Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) yang pengakuannya
ditangguhkan benar-benar dilepaskan dari akun tangguhan ke akun final pada periode yang tepat dan
dengan nilai yang dapat ditelusuri, sehingga beban beasiswa terbaca pada periode akuntansi yang
memang menanggungnya, bukan menumpuk di akun tangguhan.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Scholarship Deduction berstatus Done dengan
Recognition Method bernilai Deferred masih menyisakan beban tangguhan yang belum
dilepaskan, dan berakhir saat dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Done —
yaitu saat jurnal pelepasan beban sudah terposting. Termasuk di dalamnya dua jalur akhir
alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembukuan potongan beasiswanya sendiri. Potongan dibukukan lebih
dulu sebagai dokumen Scholarship Deduction dan diatur
Pelaksanaan Scholarship Deduction.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen Scholarship Deduction Recognition yang sudah
berstatus Done. Berbeda dengan Scholarship Award dan Scholarship Deduction, jalur itu justru
tersedia pada model ini dan diatur tersendiri di
Pembatalan Scholarship Deduction Recognition yang Sudah Selesai.
Pemakaian kembali dokumen yang berstatus Rejected atau Cancelled diatur
Penggunaan Ulang Scholarship Deduction Recognition yang Dibatalkan atau Ditolak.
Per 23 Agustus 2026 baru ada satu dokumen Scholarship Deduction di Odoo YPII, dan dokumen
itu ber-Recognition Method Immediate — artinya ia tidak menyisakan beban tangguhan dan
tidak melahirkan dokumen Scholarship Deduction Recognition. Jalur yang diatur prosedur ini
karena itu belum pernah dijalankan di lingkungan produksi, sehingga penerapan pertamanya
sebaiknya didampingi administrator Odoo YPII.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Deduction User | grup Odoo Scholarship Deduction → User; penanda Can Confirm pada status Draft | membuat, mengubah, dan mengajukan dokumen |
| Scholarship Deduction Validator | grup Odoo Scholarship Deduction → Validator; penanda Can Cancel, Can Restart, Can Restart Approval, Can Input Manual Document Number; sekaligus kumpulan penyetuju pada Approval Template Standard | menyetujui, menolak, membatalkan, memulai ulang, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | menyusun daftar penyetuju, memindahkan status setelah persetujuan terakhir, membentuk Recognition Lines, dan memposting jurnal pelepasan beban |
Nama peran memakai nama grup Odoo apa adanya, mengikuti keputusan YPII tanggal 17 Agustus
2026 pada prosedur beasiswa lain. TBD-ORG: pemetaan grup Scholarship Deduction → User dan Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Temuan pengendalian — kewenangan dokumen ini masih dipinjam dari model lain. Odoo YPII
sudah memiliki keluarga grup tersendiri untuk model ini — Scholarship Deduction Recognition
tingkat Viewer, User, dan Validator — tetapi Policy Template Standard dan Approval Template
Standard dokumen ini masih menunjuk keluarga grup Scholarship Deduction. Saat ini
keadaan tersebut tidak menghambat siapa pun, karena kelima grup beranggotakan sepuluh
pengguna yang identik. Begitu keanggotaannya dipisahkan, pengguna dapat melihat tombol aksi
tanpa memiliki hak tulis atas dokumen ini: hak akses model sudah memakai keluarga grup
Scholarship Deduction Recognition, sementara tombolnya masih dikendalikan keluarga grup
Scholarship Deduction. Perbaikannya adalah pekerjaan administrator Odoo YPII, bukan keputusan yang perlu
diambil sebelum prosedur ini dijalankan: pindahkan Policy Template dan Approval Template
dokumen ini ke keluarga grup Scholarship Deduction Recognition, atau hapus keluarga grup yang
belum dipakai itu.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen Scholarship Deduction berstatus Done ber-Recognition
Method Deferred memasuki periode pelepasan beban, dan beban tangguhannya belum seluruhnya
dilepaskan.
Pelaku (Lanes): Scholarship Deduction User · Scholarship Deduction Validator · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen Scholarship Deduction berstatus Done ber-Recognition Method Deferred
Aktivitas: Membuat dokumen pelepasan beban tangguhan dan menautkannya ke dokumen Scholarship Deduction yang dilepaskan.
Output (Data Object): dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu pembuatan dokumen pelepasan sejak periode pelepasan dimulai.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; Amount Deferred dokumen Scholarship Deduction; ketetapan tahap pelepasan
Aktivitas: Mengisi Date dan Amount sesuai besaran beban yang dilepaskan pada tahap ini, serta Journal pada tab Accounting. Amount tidak boleh melebihi Amount Deferred dokumen Scholarship Deduction, yaitu bagian yang belum dilepaskan. Setelah itu memeriksa Ratio yang dihitung sistem.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Journal, Date, dan Amount terisi
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja pengisian Journal, Date, dan Amount diselesaikan sejak dokumen dibuat?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft yang sudah lengkap
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis dan field Active Users terisi
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah ke Scholarship Deduction Validator berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju pada field Active Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Aktivitas: Memberitahukan kepada penyetuju bahwa ada dokumen Scholarship Deduction Recognition yang menunggu persetujuannya, di luar sistem. Odoo YPII tidak memiliki otomasi pengiriman notifikasi untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan kepada penyetuju
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada Scholarship Deduction Validator
Rincian/turunan: Menyetujui Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; dokumen Scholarship Deduction yang dilepaskan bebannya
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian Amount terhadap sisa beban tangguhan dokumen Scholarship Deduction, ketepatan Date terhadap periode akuntansi yang dituju, dan kebenaran Journal pada tab Accounting yang dipakai, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui Scholarship Deduction Recognition dan Menolak Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Aturan: Disetujui → langkah 8. Ditolak → langkah 9 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "pelepasan beban ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang seluruh baris persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "beban tangguhan dilepaskan" (jalur normal)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen beserta alasannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "pelepasan beban ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–7
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Pemicu: dokumen dinilai tidak perlu dilanjutkan selagi masih berstatus Draft atau Waiting for Approval
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasan pembatalannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan Cancellation reason terisi
Rincian/turunan: Membatalkan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–7 diturunkan dari kewenangan Can Cancel, yang berlaku pada status Draft dan
Waiting for Approval — yaitu status dokumen sepanjang langkah 1 sampai 7. Pembatalan pada
status Done juga tersedia di Odoo YPII, tetapi itu proses tersendiri dengan keputusan
organisasi yang berbeda, dan diatur
Pembatalan Scholarship Deduction Recognition yang Sudah Selesai.
Akhir Proses (End Event): beban tangguhan dilepaskan — dokumen berstatus Done (jalur normal) · pelepasan beban ditolak — dokumen berstatus Rejected · dibatalkan sebelum selesai — dokumen berstatus Cancelled
Problem: Date ... is earlier than the deduction's own Date ... dan Solution: Select a Date on or after the deduction's own Date. Diperiksa padaTBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?TBD-ORG: apakah YPII memisahkan keanggotaan kedua grup tersebut, dan bila ya, siapa yang tetap berada di grup Validator?TBD-ORG: berapa tahap beban tangguhan dilepaskan dan pada tanggal berapa tiap tahapnya, serta apakah pelepasan wajib rampung dalam satu tahun buku?SOP-6a8da01fSOP-4dcd52b0SOP-aa347d32DT-b003247dDT-7a6ed14c