|
|
| Nomor Dokumen |
IK-61807575 |
| Modul Odoo |
School — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_deduction_recognition (School Scholarship Deduction Recognition) |
| Menu |
School → Scholarship → Scholarship Deduction Recognitions |
| Tombol Aksi |
— (tidak ada; instruksi kerja ini hanya mengamati) |
| Pelaksana |
Anggota grup Scholarship Deduction / User yang bertanggung jawab atas dokumen |
| Perubahan Status |
— (perpindahan ke Done dikerjakan sistem setelah persetujuan terakhir) |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
23 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini memastikan seluruh otomasi yang berjalan pada titik persetujuan terakhir
dokumen School Scholarship Deduction Recognition di Odoo YPII benar-benar sudah berjalan,
sebelum pengakuan beasiswa dianggap selesai dibukukan.
Titik ini adalah titik yang menyentuh buku besar pada fitur Scholarship Deduction Recognition.
Pada model school_scholarship_deduction_recognition tidak ada tombol Done di formulir.
Begitu seluruh baris persetujuan disetujui, sistem sendiri yang memindahkan dokumen ke status
Done, membentuk jurnal pengakuan beserta baris Recognition Lines, lalu memposting jurnal
itu. Bila salah satu bagian tidak berjalan, dokumen tampak selesai tetapi pengakuan yang
dijanjikan tidak pernah benar-benar masuk ke buku besar.
Instruksi kerja ini tidak menyuruh menekan tombol apa pun. Penekanan tombol Approve ada
pada
Menyetujui Scholarship Deduction Recognition.
Yang menjadi tugas manusia di sini adalah memeriksa hasilnya dan melaporkan bila ternyata
tidak lengkap.
- Dokumen School Scholarship Deduction Recognition yang seluruh baris persetujuannya sudah
disetujui pada tab Approvals. Template persetujuan Standard untuk model ini
memiliki satu tingkat persetujuan dengan grup penyetuju Scholarship Deduction / Validator.
- Pengguna termasuk grup Scholarship Deduction / User sehingga dokumen tersebut terlihat dan
dapat dibuka dari menu School → Scholarship → Scholarship Deduction Recognitions.
- Dokumen School Scholarship Deduction yang dirujuk memiliki baris pada tab Lines, karena
jumlah baris itulah yang menentukan jumlah Recognition Line yang dibentuk sistem.
Temuan konfigurasi yang perlu diketahui pembaca. Model School Scholarship Deduction
Recognition sudah memiliki keluarga grupnya sendiri — Scholarship Deduction Recognition /
Viewer, Scholarship Deduction Recognition / User, dan Scholarship Deduction Recognition
/ Validator — tetapi Policy Template maupun Approval Template model ini masih menunjuk
keluarga grup Scholarship Deduction. Saat ini keadaan tersebut tidak menghambat siapa pun
karena keanggotaan kedua keluarga grup identik. Begitu keanggotaannya dipisah, pengguna bisa
melihat tombol aksi tanpa memiliki hak tulis atas dokumennya.
| Otomasi |
Yang dilakukan sistem |
Status |
Scholarship Deduction Recognition — Penjurnalan Pasca-Persetujuan (OTS-fe579835) |
memindahkan dokumen ke status Done, membuat header jurnal pengakuan, membentuk satu Recognition Line untuk setiap baris Lines dokumen Scholarship Deduction yang dirujuk, membuat baris jurnalnya, lalu memposting jurnal itu |
aktif |
Nilai tiap Recognition Line dibulatkan ke presisi mata uang dokumen, dan sisa pembulatannya
dibebankan ke baris terakhir supaya jurnal tetap seimbang. Selisih kecil pada baris terakhir
karena itu adalah perilaku yang benar, bukan kesalahan pembentukan.
Penyapuan Automated Action (base.automation) dan Scheduled Action (ir.cron) di Odoo YPII
untuk seluruh model beasiswa — termasuk yang sedang non-aktif — menghasilkan nol record.
Artinya tidak ada otomasi berbasis waktu pada titik pemicu ini: seluruh akibat di atas muncul
seketika setelah persetujuan terakhir, bukan tertunda sampai proses harian. Bila akibatnya
tidak terlihat setelah formulir dimuat ulang, tidak ada yang perlu ditunggu — keadaan itu sudah
layak diperiksa dan dilaporkan.
- Buka menu School → Scholarship → Scholarship Deduction Recognitions.
- Buka dokumen School Scholarship Deduction Recognition yang seluruh baris persetujuannya baru
saja disetujui.
- Muat ulang formulir dokumen agar yang terlihat benar-benar keadaan terkini, bukan tampilan
yang tersisa dari layar sebelum persetujuan.
- Periksa statusbar dokumen. Statusbar harus menunjuk Done.
- Perhatikan bahwa perpindahan ke Done terjadi tanpa ada tombol yang ditekan. Statusbar
model ini hanya menampilkan Draft, Waiting for Approval, dan Done, dan formulirnya
memang tidak memiliki tombol Done.
- Periksa field Move. Field ini harus terisi.
- Buka jurnal yang ditunjuk field Move tersebut.
- Pastikan jurnal itu sudah diposting dan tidak tertinggal sebagai draf.
- Pastikan total sisi debit dan sisi kredit jurnal tersebut seimbang.
- Kembali ke dokumen School Scholarship Deduction Recognition, lalu buka tab Recognition
Lines.
- Pastikan tab tersebut terisi, tidak kosong.
- Buka dokumen School Scholarship Deduction yang dirujuk dokumen ini, lalu buka tab
Lines.
- Bandingkan jumlah barisnya: setiap baris Lines dokumen Scholarship Deduction harus punya
tepat satu Recognition Line pasangannya.
- Kembali ke tab Recognition Lines.
- Perhatikan baris terakhir. Nilainya boleh berbeda tipis dari baris lain karena sisa pembulatan
ke presisi mata uang memang dibebankan ke baris itu.
- Pastikan selisih tersebut hanya sebatas pembulatan, dan jurnal pada field Move tetap
seimbang.
- Bila statusbar belum Done, atau field Move kosong, atau tab Recognition Lines
kosong, catat nomor dokumen beserta keadaan yang ditemukan.
- Jangan membuat dokumen School Scholarship Deduction Recognition baru atas dokumen Scholarship
Deduction yang sama sebelum keadaan itu dituntaskan, agar tidak terbentuk pengakuan berganda
atas nilai tangguhan yang sama.
- Laporkan sesuai bagian Troubleshooting di bawah.
Bila seluruh otomasi berjalan, dokumen School Scholarship Deduction Recognition berada dalam
keadaan berikut.
- Statusbar menunjuk Done, dan perpindahan itu terjadi tanpa penekanan tombol Done —
tombol tersebut memang tidak ada pada formulir model ini.
- Field Move terisi jurnal pengakuan, dan jurnal tersebut sudah diposting serta seimbang
antara sisi debit dan sisi kredit.
- Tab Recognition Lines terisi, dengan tepat satu baris untuk setiap baris Lines pada
dokumen School Scholarship Deduction yang dirujuk.
- Nilai tiap baris sudah dibulatkan ke presisi mata uang dokumen, dan sisa pembulatannya berada
pada baris terakhir sehingga jurnalnya tetap seimbang.
- Seluruh keadaan di atas sudah terlihat seketika setelah persetujuan terakhir. Tidak ada
proses terjadwal yang perlu ditunggu, karena Odoo YPII tidak memiliki Automated Action maupun
Scheduled Action untuk model beasiswa mana pun.
Bagian ini adalah tempat memeriksa keadaan ketika otomasi pasca-persetujuan tidak berjalan
sebagaimana mestinya.
- Statusbar masih Waiting for Approval. Masih ada baris persetujuan yang belum disetujui pada
tab Approvals. Persetujuan pada model ini bertingkat satu dengan grup penyetuju
Scholarship Deduction / Validator; selama satu baris pun belum disetujui, tidak ada satu
pun akibat pasca-persetujuan yang berjalan. Bila daftar penyetuju aktif dokumen kosong sama
sekali, laporkan kepada administrator Odoo YPII.
- Statusbar sudah Done tetapi field Move kosong. Pembentukan jurnal berhenti di tengah jalan.
Catat nomor dokumen, jangan membuat dokumen pengakuan baru atas dokumen Scholarship Deduction
yang sama, dan laporkan kepada administrator Odoo YPII.
- Field Move terisi tetapi jurnalnya belum diposting. Pemostingan gagal. Keadaan ini menuntut
pemeriksaan oleh Bidang Keuangan YPII sebelum dokumen dianggap selesai.
- Tab Recognition Lines kosong padahal status sudah Done. Muat ulang formulir dokumen lebih
dulu; baris pada tab itu dibentuk sistem tepat pada saat dokumen mencapai Done dan tidak
pernah ada sebelumnya. Bila setelah dimuat ulang tab tersebut tetap kosong, laporkan kepada
administrator Odoo YPII.
- Jumlah Recognition Line tidak sama dengan jumlah baris Lines dokumen Deduction. Pembentukan
baris tidak tuntas. Jangan menambal selisihnya secara manual; laporkan kepada administrator
Odoo YPII.
- Bukti pemeriksaan perlu dicetak. Tidak ada laporan tercetak yang terdaftar untuk model
beasiswa mana pun di Odoo YPII; tombol Print membuka wizard Select Report To Print yang
kosong. Bukti pemeriksaan karena itu diambil dari layar dokumen, bukan dari cetakan.
- Otomasi tidak berjalan dan tidak jelas penyebabnya.
TBD-ORG: kepada siapa keadaan ini dieskalasikan, berapa lama ditunggu sebelum dieskalasikan, dan siapa yang berwenang menyatakan dokumen boleh dibatalkan lalu dibuat ulang?