Memastikan dokumen Scholarship Deduction Recognition Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia
(YPII) yang berstatus Cancelled atau Rejected hanya dihidupkan kembali bila memang layak,
dan bahwa data yang menyebabkan kegagalannya sudah diperbaiki sebelum dokumen itu diajukan ulang —
sehingga beban tangguhan yang tertunda pelepasannya tidak terabaikan, dan dokumen yang sama tidak
gagal berulang karena sebab yang sama.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Cancelled
atau Rejected akan dipakai kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali berjalan lewat
prosedur pelaksanaan — atau saat diputuskan dibiarkan pada status gagalnya.
Kedua status gagal dicakup prosedur ini, karena penanda kewenangan Can Restart pada Policy
Template Standard berlaku untuk Rejected maupun Cancelled.
Prosedur ini tidak mengulang langkah pelaksanaan. Begitu dokumen kembali berstatus Draft,
sisanya identik dengan
Pelaksanaan Scholarship Deduction Recognition,
yang dipanggil sebagai satu langkah pada bagian akhir.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen yang sudah Done. Jalur itu diatur
Pembatalan Scholarship Deduction Recognition yang Sudah Selesai,
dan prosedur ini justru sering menjadi kelanjutannya: dokumen yang dibatalkan dari status Done
umumnya memang perlu dihidupkan kembali agar beban tangguhannya tetap dilepaskan dengan nilai atau
tanggal yang benar.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Scholarship Deduction User | grup Odoo Scholarship Deduction → User; penanda Can Confirm pada status Draft | mengusulkan pemakaian ulang, memperbaiki data dokumen, dan mengajukannya kembali |
| Scholarship Deduction Validator | grup Odoo Scholarship Deduction → Validator; penanda Can Restart pada status Rejected dan Cancelled, serta Can Input Manual Document Number pada status Draft | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang, serta mereset nomor dokumen |
TBD-ORG: pemetaan grup Scholarship Deduction → User dan Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Cancelled
atau Rejected akan dipakai kembali untuk melepaskan beban tangguhan yang belum terlepas.
Pelaku (Lanes): Scholarship Deduction User · Scholarship Deduction Validator
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; sebab kegagalannya
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat dokumen baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan gagal", lalu proses berjalan sebagai dokumen baru lewat Pelaksanaan Scholarship Deduction Recognition.
Penggabungan (Merge): — tidak ada
Catatan: TBD-ORG: kriteria kapan dokumen gagal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru — misalnya berdasarkan lamanya dokumen menganggur, bergantinya periode akuntansi, atau berat-ringannya perbaikan data.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; keputusan pemakaian ulang
Aktivitas: Menghidupkan kembali dokumen sehingga datanya dapat diubah lagi.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft; Cancellation reason terhapus; # Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Alasan pembatalan hilang begitu dokumen dihidupkan kembali. Field Cancellation reason
dikosongkan sistem, sehingga sebab pembatalan tidak lagi terbaca dari formulir dokumen. Catat
sebabnya di tempat lain sebelum menjalankan langkah 2 bila jejaknya masih dibutuhkan.
TBD-ORG: di mana jejak alasan pembatalan diarsipkan — catatan pada field Note, pesan chatter, atau lampiran?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor lama
Aktivitas: Mereset nomor dokumen bila kebijakan YPII menghendaki dokumen pakai-ulang memperoleh nomor baru. Bila nomor lama dipertahankan, langkah ini dilewati.
Output (Data Object): # Document bernilai / dan akan terbit ulang, atau tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Mereset Nomor Dokumen Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Catatan: Konfigurasi Odoo YPII sudah menentukan mekanismenya: menghidupkan kembali dokumen tidak mereset nomornya, dan satu-satunya jalan mereset adalah penanda Can Input Manual Document Number yang hanya dimiliki grup Scholarship Deduction → Validator pada status Draft. Karena itu nilai bawaan langkah ini adalah nomor lama dipertahankan, dan reset hanya dilakukan bila kebijakan menghendaki. TBD-ORG: apakah YPII menghendaki dokumen yang dipakai ulang memperoleh nomor baru, atau nomor lama dipertahankan agar riwayatnya menyatu?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; sebab kegagalan dokumen
Aktivitas: Memperbaiki Date atau Amount sesuai sebab kegagalannya, atau Journal pada tab Accounting, dan memastikan beban tangguhan pada dokumen Scholarship Deduction memang masih tersisa sebesar nilai yang akan dilepaskan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Rincian/turunan: Mengubah Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja perbaikan data diselesaikan sejak dokumen dihidupkan kembali?
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction User · Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan kembali prosedur pelaksanaan atas dokumen ini, mulai dari pengajuan sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done, atau kembali gagal
Rincian/turunan: Pelaksanaan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen selesai"
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai — berstatus Done setelah dipakai ulang · dokumen dibiarkan gagal — tetap berstatus Cancelled atau Rejected
TBD-ORG: apakah pemakaian ulang lintas periode akuntansi diizinkan, dan bila ya, apakah Date wajib disesuaikan ke periode berjalan?TBD-ORG: setelah berapa kali kegagalan sebuah dokumen dihentikan pemakaian ulangnya dan dieskalasikan?