Memastikan pembatalan dokumen Scholarship Deduction Recognition Yayasan Penyelenggaraan Ilahi
Indonesia (YPII) yang sudah berstatus Done hanya dilakukan setelah dampak akuntansinya
dipertimbangkan dan disetujui, karena pembatalan pada model ini menghapus jurnal pelepasan
beban yang sudah terposting — bukan menerbitkan jurnal pembalik yang menyisakan jejak.
Prosedur ini dimulai saat muncul permintaan membatalkan sebuah dokumen Scholarship Deduction
Recognition yang sudah berstatus Done, dan berakhir saat dokumen tersebut berstatus
Cancelled — atau saat permintaan pembatalannya ditolak.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen yang masih berstatus Draft atau
Waiting for Approval. Pembatalan pada kedua status itu adalah jalur gagal di dalam
Pelaksanaan Scholarship Deduction Recognition,
dan dampaknya jauh lebih ringan karena belum ada jurnal yang terposting.
Prosedur ini tidak mencakup pemakaian kembali dokumen setelah dibatalkan. Jalur itu diatur
Penggunaan Ulang Scholarship Deduction Recognition yang Dibatalkan atau Ditolak.
Model ini adalah satu-satunya dokumen beasiswa YPII yang boleh dibatalkan setelah selesai.
Pada Scholarship Award dan Scholarship Deduction, penanda kewenangan Can Cancel hanya
berlaku sampai status sebelum selesai, sehingga dokumen yang sudah Done terkunci. Pada
Scholarship Deduction Recognition, Can Cancel mencakup status Done — dan Odoo YPII
tidak memasang satu pun syarat kelengkapan tambahan yang menghalanginya. Kelonggaran ini perlu
diimbangi pengendalian prosedural, dan itulah alasan prosedur ini ada.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Pemohon pembatalan | — | mengajukan permintaan pembatalan beserta alasan dan buktinya |
| Scholarship Deduction Validator | grup Odoo Scholarship Deduction → Validator; penanda Can Cancel yang berlaku pada status Draft, Waiting for Approval, dan Done | menilai kelayakan, memutuskan, dan menjalankan pembatalan |
| Odoo YPII (Sistem) | — | menghapus entri jurnal dan Recognition Lines dokumen yang dibatalkan |
Pelaksana pembatalannya sudah ditentukan konfigurasi: penanda Can Cancel pada Policy
Template Standard hanya diberikan kepada grup Scholarship Deduction → Validator, sehingga
tidak ada peran lain di Odoo YPII yang dapat menjalankan langkah 4. Grup itu beranggotakan
sepuluh pengguna, dan daftarnya identik dengan grup Scholarship Deduction → User — artinya
sistem tidak memisahkan pemohon dari pemutus.
TBD-ORG: siapa yang berhak mengajukan permintaan pembatalan dokumen yang sudah Done, dan apakah keputusan Scholarship Deduction Validator masih memerlukan persetujuan tertulis Kepala Bidang Keuangan YPII di luar Odoo — mengingat sistem tidak memisahkan pemohon dari pemutus?
TBD-ORG: bentuk dan kelengkapan bukti yang dipersyaratkan.Pemicu (Start Event): muncul permintaan membatalkan sebuah dokumen Scholarship Deduction
Recognition yang sudah berstatus Done, misalnya karena nilai beban yang dilepaskan keliru atau
periode pelepasannya salah.
Pelaku (Lanes): Pemohon pembatalan · Scholarship Deduction Validator · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Pemohon pembatalan
Input (Data Object): dokumen Scholarship Deduction Recognition berstatus Done yang dinilai keliru
Aktivitas: Mengajukan permintaan pembatalan secara tertulis kepada Scholarship Deduction Validator, memuat nomor dokumen, alasan pembatalan, dan bukti pendukungnya.
Output (Data Object): permintaan pembatalan tertulis
Serah-terima (Message Flow): permintaan disampaikan kepada Scholarship Deduction Validator
Rincian/turunan: Membatalkan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja permintaan pembatalan diajukan sejak kekeliruan ditemukan?
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): permintaan pembatalan tertulis; dokumen berstatus Done; status periode akuntansi tanggal Date dokumen
Aktivitas: Memeriksa apakah kekeliruan memang tidak dapat diperbaiki tanpa membatalkan dokumen, apakah periode akuntansi tanggal Date masih terbuka, dan apakah penanda Can Cancel memang muncul pada dokumen tersebut.
Output (Data Object): penilaian kelayakan pembatalan
Rincian/turunan: Kewenangan Tombol Aksi Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Aturan: Disetujui → langkah 4. Ditolak → Akhir Proses "permintaan pembatalan ditolak".
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses miliknya
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Done; permintaan pembatalan yang sudah disetujui
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih alasan pembatalan pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan Cancellation reason terisi
Rincian/turunan: Membatalkan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang baru saja berstatus Cancelled
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-pembatalan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): pembalikan akuntansi dokumen ini tuntas
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Pembatalan Scholarship Deduction Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Scholarship Deduction Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan pembalikan akuntansi yang sudah tuntas
Aktivitas: Memberitahukan pembatalan beserta akibatnya kepada pihak yang sudah menerima laporan yang memuat beban tersebut. Odoo YPII tidak mengirim pemberitahuan otomatis untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada pihak terdampak
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen dibatalkan"
SLA/Durasi: TBD-ORG: kepada siapa pembatalan diberitahukan, dan dalam berapa hari kerja?
Akhir Proses (End Event): dokumen dibatalkan — berstatus Cancelled dan jurnal pelepasan bebannya terhapus · permintaan pembatalan ditolak — dokumen tetap berstatus Done
TBD-ORG: apakah YPII mensyaratkan arsip terpisah di luar Odoo atas jurnal yang dihapus? Diperiksa pada langkah 2 dan langkah 4.TBD-ORG: alasan pembatalan apa saja yang perlu dibedakan YPII untuk dokumen ini — misalnya nilai keliru, tanggal keliru, atau dokumen Scholarship Deduction induknya dikoreksi?TBD-ORG: apakah koreksi lintas periode ditempuh dengan jurnal koreksi tersendiri, dan siapa yang berwenang membuatnya?TBD-ORG: apakah ada batas jumlah pembatalan atas satu dokumen sebelum kasusnya dieskalasikan?