Model: school_extracurricular_participant
Menu: School → Extracurricular → Extracurricular Participants
Extracurricular Participant adalah dokumen yang mencatat keikutsertaan seorang siswa pada satu
Extracurricular Offering: sejak kapan
ia bergabung, sampai kapan ia mengikuti, dan bagaimana biaya keikutsertaannya ditagihkan.
Cara penagihannya bercabang mengikuti Billing Mode: biaya dapat dititipkan pada termin
pendaftaran siswa, ditagihkan lewat termin milik dokumen ini sendiri, atau dibebaskan sama
sekali. Kehadiran peserta pada tiap pertemuan dicatat lewat
Extracurricular Session.
| Perpindahan | Pelakunya | Instruksi kerjanya |
|---|---|---|
| Draft → Waiting for Approval | pengguna, tombol Confirm | Mengonfirmasi Extracurricular Participant |
| Waiting for Approval → On Progress | otomatis oleh sistem setelah persetujuan terakhir | Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan |
| Waiting for Approval → Rejected | penyetuju, tombol Reject | Menolak Extracurricular Participant |
| On Progress → Done | pengguna, tombol Done | Menyelesaikan Extracurricular Participant |
| Draft, Waiting for Approval, On Progress → Cancelled | aksi Cancel lewat dialog Select Cancel Reason | Membatalkan Extracurricular Participant |
| Rejected, Cancelled → Draft | tombol Restart | Memulai Ulang Extracurricular Participant |
Progress bar di kepala formulir hanya menampilkan Draft, Waiting for Approval,
On Progress, dan Done; Rejected dan Cancelled adalah cabang, bukan alur maju.
Dokumen berstatus Done tidak memiliki jalur pembatalan — tidak ada aksi yang membawanya
keluar dari status itu.
| Field | Guna bagi pengguna |
|---|---|
| # Document | nomor dokumen berpola EXTPART/<tahun>/; terbit sendiri saat dokumen mencapai On Progress, sebelum itu berisi / — lihat Penerbitan Otomatis Nomor Dokumen |
| Offering | penawaran yang diikuti; menentukan kegiatan, sekolah, dan nilai bawaan tagihan |
| Student | siswa yang didaftarkan |
| Group | kelompok (batch) pada Offering yang dipilih; pilihannya dibatasi hanya kelompok milik Offering itu. Opsional — dikosongkan berarti peserta tidak ditempatkan ke kelompok mana pun. Kuota kelompok ini ikut diperiksa saat Approve (lihat Menyetujui Extracurricular Participant) |
| Enrollment | pendaftaran siswa pada termin akademik yang sama; menjadi dasar tagihan bila biaya dititipkan ke pendaftaran |
| Extracurricular, School, Academic Year, Academic Term | terisi sendiri mengikuti Offering dan Enrollment, tidak dapat disunting di sini |
| Responsible | penanggung jawab dokumen |
| Join Date, Leave Date | tanggal siswa bergabung dan berhenti dari penawaran ini |
| Attendance Rate | persentase kehadiran pada sesi yang sudah Done; bernilai 0 selama belum ada sesi yang selesai. Field ini ada di kepala formulir, bukan pencacah yang bisa diklik |
| Tab Billing | Billing Mode, Product, Quantity, Unit Price, Taxes, dan ringkasan nilai; berisi baris Allocation bila biaya dititipkan ke termin pendaftaran. Hanya dapat disunting selagi Draft |
| Tab Standalone Payment Term | termin pembayaran milik dokumen ini sendiri, dipakai bila biaya ditagihkan terpisah. Hanya dapat disunting selagi Draft |
| Tab Policies | kebijakan tombol aksi dokumen ini; penjelasannya di Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Participant |
| Tab Approvals | template persetujuan yang dipakai beserta daftar penyetujunya |
| Tombol Planned Sessions, Done Sessions, Present | pencacah di kepala formulir; menekannya hanya membuka daftar tersaring — tidak mengubah data apa pun |
Pilihan Billing Mode dan akibatnya terhadap tab mana yang terisi serta dokumen tagihan mana
yang terbit dijelaskan tersendiri di
Penentuan Cara Penagihan Extracurricular Participant.
| Dokumen | Menjawab |
|---|---|
| Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Participant | tombol mana yang muncul, untuk siapa, pada status apa — termasuk mengapa Start tidak pernah ada |
| Penentuan Cara Penagihan Extracurricular Participant | tab tagihan mana yang terisi dan lewat dokumen mana tagihannya terbit |
| Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan | mengapa status berpindah sendiri tanpa ada tombol yang ditekan |
| Penerbitan Otomatis Nomor Dokumen | kapan nomor # Document benar-benar terbit dan dari mana polanya |