Instruksi ini menuntun anggota grup Extracurricular Participant - Workflow / User mengubah
data dokumen Extracurricular Participant yang sudah dibuat sebelumnya (lihat
Membuat Extracurricular Participant),
selama dokumen itu masih berstatus Draft.
Memperbaiki atau melengkapi data dokumen Extracurricular Participant yang belum diajukan, tanpa
membuat dokumen baru.
- Dokumen yang akan diubah berstatus Draft. Hampir seluruh field — Operating Unit,
Reviewer, Responsible, Offering, Student, Group, Enrollment, Join
Date, Leave Date, serta seluruh field tab Billing dan Standalone Payment Term
— hanya dapat disunting selama dokumen berada di status ini.
- Pengguna termasuk dalam grup Extracurricular Participant - Workflow / User (1 akun per
7 September 2026 — praktis hanya akun Administrator).
- Kewenangan menekan tombol aksi pada dokumen ini (Confirm, Approve, dan seterusnya) diatur
terpisah — lihat
Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Participant.
- Akun Odoo YPII dengan keanggotaan grup Extracurricular Participant - Workflow / User.
- Buka menu School > Extracurricular > Extracurricular Participants.
- Buka dokumen berstatus Draft yang akan diubah dari daftar.
- Ubah Operating Unit, Reviewer, Responsible, Offering, Student,
Group, Enrollment, Join Date, dan/atau Leave Date sesuai kebutuhan — kolom
yang tampil dan wajib mengikuti aturan yang sama seperti pada pembuatan dokumen (lihat
Membuat Extracurricular Participant).
Pilihan Group tetap dibatasi hanya kelompok milik Offering yang sedang dipilih pada
dokumen ini — mengganti Offering tanpa memeriksa ulang Group dapat membuat pilihan
lama tidak lagi valid.
- Company dan Note dapat diubah tanpa terikat status Draft.
¶ 3. Mengubah Tab Billing dan Standalone Payment Term
- Buka tab Billing.
- Ubah Billing Mode, Product, Quantity, Price Unit, Taxes, dan/atau baris
Allocation sesuai kebutuhan — aturan pengisiannya sama seperti pada pembuatan dokumen.
- Buka tab Standalone Payment Term bila Billing Mode = Separate Invoice; tambah,
ubah, atau hapus baris Term dan Detail-nya sesuai kebutuhan.
- Klik Save.
Perubahan tersimpan pada dokumen yang sama; dokumen tetap berstatus Draft dan siap
dilanjutkan ke tombol Confirm kapan pun diperlukan.
- Field tidak bisa disunting (tampil abu-abu) — dokumen sudah tidak berstatus Draft. Field
Extracurricular Participant, kecuali Company dan Note, hanya dapat diubah selama
dokumen di status ini.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan Group tidak termasuk Offering yang dipilih — Offering
diganti setelah Group dipilih, sehingga Group lama sudah menunjuk Offering yang
berbeda. Pilih ulang Group dari daftar kelompok milik Offering yang baru, atau
kosongkan Group.