Instruksi ini menuntun anggota grup Extracurricular Participant - Workflow / User membuat
dokumen Extracurricular Participant baru di Odoo YPII — pendaftaran seorang siswa ke sebuah
Extracurricular Offering, lengkap dengan cara penagihan biayanya.
Menghasilkan dokumen Extracurricular Participant baru berstatus Draft, lengkap dengan data
siswa, Offering yang diikuti, cara penagihan, dan rincian tagihannya, sehingga siap diajukan
untuk persetujuan.
- Pengguna termasuk dalam grup Extracurricular Participant - Workflow / User (1 akun per
7 September 2026 — praktis hanya akun Administrator), yang memegang akses menu
Extracurricular Participants sekaligus hak membuat, mengubah, dan menghapus dokumen ini.
- Extracurricular Offering yang dituju sudah tersedia — memilihnya nanti mengisi otomatis
Extracurricular, School, serta nilai bawaan tagihan pada tab Billing.
- Siswa yang akan didaftarkan sudah memiliki data Enrollment untuk academic term yang sama
dengan Offering yang dipilih.
- Kewenangan menekan tombol aksi lanjutan pada dokumen ini (Confirm, Approve, dan seterusnya)
diatur terpisah — lihat
Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Participant.
- Akun Odoo YPII dengan keanggotaan grup Extracurricular Participant - Workflow / User.
- Buka menu School > Extracurricular > Extracurricular Participants.
- Klik tombol Create.
- Pilih Offering (wajib) — Extracurricular Offering yang diikuti peserta ini. Memilih
Offering mengisi otomatis Extracurricular dan School (keduanya tidak dapat
disunting), serta nilai bawaan Billing Mode, Product, Price Unit, Taxes, dan
Currency pada tab Billing.
- Pilih Student (wajib) — siswa yang didaftarkan.
- Pilih Group bila peserta ini ditempatkan ke salah satu kelompok pada Offering yang
dipilih (opsional) — pilihannya dibatasi hanya kelompok milik Offering tersebut;
dikosongkan berarti peserta tidak ditempatkan ke kelompok mana pun.
- Pilih Enrollment (wajib) — data pendaftaran siswa untuk academic term yang sama dengan
Offering; memilihnya mengisi Academic Year dan Academic Term (keduanya tidak dapat
disunting).
- Pilih Responsible (wajib) — bawaannya pengguna yang membuat dokumen ini, dapat diganti.
- Pilih Reviewer dan/atau Operating Unit bila diperlukan (opsional).
- Isi Join Date (wajib) — tanggal siswa bergabung ke Offering ini.
- Isi Leave Date bila tanggal keluarnya sudah diketahui; kosongkan selama siswa masih aktif
(opsional).
- Buka tab Billing.
- Pilih Billing Mode (wajib) — bawaannya mengikuti Offering, dapat diganti ke Charged
to Enrollment, Separate Invoice, atau Free of Charge (lihat
Penentuan Cara Penagihan Extracurricular Participant).
- Periksa atau ubah Product (wajib), Quantity (wajib), Price Unit (wajib),
dan Taxes — nilainya bawaan mengikuti Offering namun dapat diubah.
- Bila Billing Mode = Charged to Enrollment, lanjutkan ke langkah 4 untuk mengisi baris
Allocation — baris ini wajib terisi sebelum dokumen dapat mencapai status On
Progress.
- Bila Billing Mode = Separate Invoice, lanjutkan ke langkah 5 untuk mengisi tab
Standalone Payment Term.
- Bila Billing Mode = Free of Charge, tidak ada baris tambahan yang perlu diisi.
- Pada baris Allocation di tab Billing, klik Add a line.
- Pilih Payment Term (wajib) — termin dari Enrollment siswa yang menjadi dasar tagihan
peserta ini. Daftar pilihannya adalah payment term milik Enrollment, bukan payment term
Extracurricular.
- Isi Product (wajib), Price Unit (wajib), Quantity (wajib), dan Account
(wajib); isi Taxes dan Analytic Account bila diperlukan.
- Ulangi untuk baris berikutnya bila alokasi mencakup lebih dari satu termin Enrollment.
¶ 5. Mengisi Tab Standalone Payment Term (Billing Mode = Separate Invoice)
- Buka tab Standalone Payment Term.
- Klik Add a line, isi Term (wajib) sebagai nama termin dan Sequence (wajib)
sebagai urutannya.
- Buka baris termin yang baru dibuat, lalu tambahkan baris pada Detail — tiap baris berisi
Product (wajib), Account (wajib), Price Unit (wajib), Quantity
(wajib), dan Name (wajib) sebagai labelnya; isi Taxes dan Usage bila
diperlukan.
- Isi Date Due pada termin bila jatuh temponya sudah ditentukan.
- Ulangi langkah 2–4 bila diperlukan lebih dari satu termin.
- Isi Note pada tab Note bila ada catatan tambahan (opsional).
- Klik Save.
- Dokumen Extracurricular Participant baru tersimpan berstatus Draft, dengan # Document
masih bertanda / (nomor asli belum terbit).
- Nomor dokumen asli baru terbit saat dokumen mencapai status On Progress (lihat
OTS-03afe137),
bukan saat disimpan di sini. Perpindahan ke On Progress sendiri berjalan otomatis begitu
persetujuan tuntas — lihat
OTS-2c9c32cc
dan
Menyetujui Extracurricular Participant.
- Dokumen tidak dapat mencapai status On Progress padahal sudah disetujui — bila Billing
Mode = Charged to Enrollment, baris Allocation wajib terisi sebelum status ini dapat
tercapai. Lengkapi baris Allocation (lihat langkah 4) sebelum mengajukan ulang
persetujuannya.
- Kolom Enrollment tidak menampilkan pilihan yang diharapkan — periksa kembali Student
dan Offering yang dipilih; pilihan Enrollment dibatasi pada academic term yang sama
dengan Offering.