Instruksi ini menuntun penyetuju yang tercatat sebagai penyetuju aktif pada tab
Approvals menyetujui dokumen Extracurricular Participant yang sedang menunggu
persetujuannya.
Menyetujui dokumen Extracurricular Participant. Template persetujuan Standard pada
fitur ini hanya memuat satu tingkat persetujuan, sehingga persetujuan ini sekaligus
persetujuan pertama dan terakhir yang disyaratkan — begitu ditekan, dokumen langsung
berpindah status ke On Progress dan otomasi pasca-persetujuan berjalan pada rentetan yang
sama (lihat Hasil yang Diharapkan).
- Status dokumen adalah Waiting for Approval — lihat
IK-64619857.
- Pengguna tercatat sebagai penyetuju aktif pada tab Approvals. Daftar itu diisi dari
grup Extracurricular Participant - Workflow / Officer (1 akun per 7 September 2026)
sesuai template persetujuan Standard.
- Kewenangan menekan tombol Approve diatur policy template Standard dan hanya
berlaku pada status Waiting for Approval — lihat
DT-aeed24b7.
- Akun Odoo YPII yang tercatat sebagai penyetuju aktif pada dokumen yang dimaksud.
- Buka menu School > Extracurricular > Extracurricular Participants.
- Buka dokumen Extracurricular Participant berstatus Waiting for Approval yang akan
disetujui.
- Periksa field Offering, Student, Group (bila diisi), Enrollment, dan isi tab
Billing atau Standalone Payment Term.
- Buka tab Approvals untuk memastikan nama pengguna sendiri tercantum sebagai penyetuju
aktif.
- Klik tombol Approve.
- Klik OK pada dialog konfirmasi yang muncul.
- Karena template persetujuan Standard hanya memuat satu tingkat, persetujuan ini
langsung menjadi persetujuan terakhir. Status dokumen berpindah sendiri dari Waiting for
Approval menjadi On Progress, dan field # Document terisi nomor dokumen
menggantikan /.
- Dokumen ini tidak memiliki tombol Start pada formulirnya — perpindahan ke On
Progress berjalan sendiri begitu persetujuan masuk, tanpa tombol tambahan yang perlu
ditekan. Perpindahan ini sebetulnya adalah proses Open yang dijalankan sistem secara
otomatis tepat setelah persetujuan terakhir tercatat — bukan tombol yang ditekan pengguna.
Karena itu, tiga gerbang yang wajib dilalui proses Open (lihat bagian Troubleshooting di
bawah) tampil sebagai penolakan tombol Approve, bukan sebagai langkah tersendiri. Daftar
lengkap
otomasi yang berjalan pada titik ini ada di
OTS-2c9c32cc
dan
OTS-03afe137.
- Langkah berikutnya, setelah dokumen On Progress, adalah menyelesaikannya — lihat
IK-932580f3 — Menyelesaikan Extracurricular Participant.
- Tombol Approve tidak muncul. Status dokumen bukan Waiting for Approval, atau nama
pengguna tidak tercantum sebagai penyetuju aktif pada tab Approvals. Keanggotaan grup
Extracurricular Participant - Workflow / Officer saja tidak cukup bila pengguna belum
tercatat sebagai penyetuju aktif pada dokumen tersebut.
- Tombol Start dicari tetapi tidak ditemukan. Tombol tersebut memang tidak tersedia pada
formulir Extracurricular Participant — dokumen berpindah ke On Progress langsung dari
proses persetujuan, bukan lewat tombol terpisah.
Problem: Group '<nama kelompok>' has reached its maximum quota of <angka>. Muncul
karena proses Open yang berjalan otomatis pasca-Approve menemukan jumlah peserta berstatus
On Progress pada Group yang dipilih sudah mencapai Maximum Quota kelompok itu —
padahal kuota Offering-nya sendiri masih longgar. Ini gerbang baru sejak field Group
ditambahkan; sebelumnya kuota hanya diperiksa pada tingkat Offering, bukan pada kelompok.
Naikkan Maximum Quota kelompok tersebut, pindahkan peserta ini ke kelompok lain pada
Offering yang sama, kosongkan Group, atau selesaikan/batalkan salah satu peserta On
Progress di kelompok itu lebih dulu — lalu tekan Approve kembali.Problem: Offering '<nama offering>' has reached its maximum quota of <angka>. Muncul
karena proses Open yang sama menemukan jumlah peserta berstatus On Progress pada
Offering yang dipilih sudah mencapai Maximum Quota Offering itu, terlepas dari kuota
kelompoknya. Naikkan Maximum Quota pada Offering tersebut, atau selesaikan/batalkan
salah satu peserta On Progress pada Offering yang sama lebih dulu — lalu tekan
Approve kembali.Problem: Billing Mode is 'Charged to Enrollment' but no Allocation line is set. Muncul
karena proses Open yang sama menemukan Billing Mode = Charged to Enrollment tetapi
baris Allocation pada tab Billing masih kosong. Ini bukan soal kuota — dokumen
ditolak karena belum ada termin Enrollment yang ditunjuk untuk menagihkan biayanya. Lengkapi
baris Allocation (lihat langkah 4 pada
Membuat Extracurricular Participant)
sebelum menekan Approve kembali.