Memastikan penerapan kode promosi pada baris termin pembayaran YPII dicatat, diperiksa, dan
disetujui sesuai ketentuan sampai dokumen Promotion Code Usage berstatus Done, termasuk
penanganan jalur gagalnya (ditolak atau dibatalkan sebelum selesai).
Dimulai saat kode promosi hendak ditebus pada baris termin pembayaran yang sudah berstatus
Invoiced, dan berakhir saat dokumen Promotion Code Usage berstatus Done. Termasuk di
dalamnya dua jalur gagal yang masing-masing mengakhiri prosedur ini: dokumen ditolak
(Rejected) pada tahap persetujuan, dan dokumen dibatalkan (Cancelled) di mana pun sebelum
atau pada saat mencapai Done.
Pembatalan dokumen yang sudah Done — termasuk syarat tambahan bila dokumen sudah memiliki
dokumen pengakuan — diatur di SOP Pembatalan Promotion Code Usage yang Sudah
Selesai.
Menghidupkan kembali dokumen yang ditolak atau dibatalkan diatur di SOP Penggunaan Ulang
Promotion Code Usage yang Ditolak atau
Dibatalkan —
tidak diulang di sini.
| Peran (Lane) | Kewenangan Teknis di Odoo YPII | Jabatan Pengisi Peran |
|---|---|---|
| Pemohon/pengaju kode promosi | grup Promotion Code Usage / User (95 akun per 2026-08-26), penanda Can Confirm | TBD-ORG |
| Penyetuju | dinamis — penyetuju aktif dokumen sesuai template persetujuan Standard; grup Promotion Code Usage / Validator (95 akun) | TBD-ORG |
| Pembatal (jalur gagal) | grup Promotion Code Usage / Validator (95 akun), penanda Can Cancel | TBD-ORG |
| Sistem | otomasi Odoo YPII pasca-persetujuan dan pasca-kelengkapan pengakuan | — (bukan jabatan manusia) |
Pemicu (Start Event): kode promosi hendak ditebus pada baris termin pembayaran yang sudah
berstatus Invoiced
Pelaku (Lanes): TBD-ORG — jabatan pengisi tiap peran (lihat tabel Penanggung Jawab di atas)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Input (Data Object): baris termin pembayaran berstatus Invoiced pada School Admission/School
Enrollment; kode promosi yang berlaku
Aktivitas: Menerapkan kode promosi pada baris termin pembayaran.
Output (Data Object): dokumen Promotion Code Usage berstatus Draft dengan tab Allocation
terisi
Rincian/turunan: Menerapkan Kode Promosi pada School
Admission
atau Menerapkan Kode Promosi pada School
Enrollment.
Jalur alternatif: pembuatan langsung lewat menu Promotion > Usages — lihat Membuat Promotion
Code Usage.
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Sistem
Aturan: jenis dokumen yang boleh menebus kode promosi — lihat DT-49ae4984 Kelayakan Dokumen
untuk Menerapkan Kode
Promosi.
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Input (Data Object): dokumen Promotion Code Usage berstatus Draft
Aktivitas: Memeriksa dan menyesuaikan baris Allocation sesuai kebutuhan.
Output (Data Object): baris Allocation sudah sesuai
Rincian/turunan: Mengisi Baris Allocation Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Aktivitas: Mengonfirmasi dokumen lewat tombol Confirm.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan
terbentuk otomatis untuk penyetuju yang berlaku
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Sistem
Aturan: mengikuti matriks persetujuan — lihat DT-13379289 Penentuan Penyetuju Promotion
Code Usage.
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Aktivitas: Memeriksa dokumen lalu menyetujui lewat tombol Approve.
Rincian/turunan: Menyetujui Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Aturan: disetujui → langkah 8; ditolak → langkah 9 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir di Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): dokumen yang persetujuannya sudah lengkap
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini: memindahkan
status ke On Progress, lalu membentuk, memposting, dan merekonsiliasi entri jurnal potongan.
Bila potongan tidak memerlukan pengakuan tertunda, dokumen dilanjutkan ke Done dalam rangkaian
yang sama.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress, atau langsung Done bila potongan tidak
memerlukan pengakuan tertunda
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Aktivitas: Menolak dokumen lewat tombol Reject beserta alasannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke
alur utama
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Sistem
Aturan: Tidak → dokumen sudah berstatus Done pada langkah 8 → Akhir Proses "selesai". Ya →
langkah 11.
Penggabungan (Merge): —
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress yang potongannya memerlukan pengakuan
tertunda
Aktivitas: Menjalankan proses pengakuan tertunda atas potongan kode promosi.
Output (Data Object): dokumen pengakuan (Promotion Code Usage Recognition) dijalankan sampai
selesai
Rincian/turunan: Pelaksanaan Promotion Code Usage
Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 12
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): seluruh dokumen pengakuan atas dokumen ini sudah mencapai status
selesainya
Aktivitas: Sistem memindahkan status Promotion Code Usage dari On Progress ke Done tanpa
tombol.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Kelengkapan Pengakuan Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "selesai"
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–12 (mencakup dokumen berstatus Draft, Waiting for Approval, On
Progress, maupun Done)
Pelaku (Lane): TBD-ORG
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen lewat dialog Select Cancel Reason
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasan pembatalan yang dipilih pada medan Reason
(wajib diisi).
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled
Rincian/turunan: Membatalkan Promotion Code
Usage
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan" — jalur gagal, tidak kembali ke
alur utama
Untuk dokumen yang sudah berstatus Done, pembatalan lewat langkah ini hanya tersedia selama
dokumen belum memiliki dokumen pengakuan (Promotion Code Usage Recognition). Bila sudah ada,
proses dan kewenangannya mengikuti SOP Pembatalan Promotion Code Usage yang Sudah
Selesai.
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai (Done, jalur normal) · ditolak (Rejected) ·
dibatalkan (Cancelled)
TBD-ORG.TBD-ORG: SLA tiap langkah, terutama Confirm (langkah 4) dan Approve (langkah 6).TBD-ORG: eskalasi bila pejabat penyetuju berhalangan atau tidak merespons dalam SLA.TBD-ORG: berapa lama ditunggu sebelum dilaporkan?TBD-ORG — belum ditemukan kebijakan yang menaungi proses ini;