Memastikan potongan kode promosi pada dokumen Promotion Code Usage Yayasan Penyelenggaraan
Ilahi Indonesia (YPII) yang pengakuannya ditangguhkan benar-benar diakui pada periode yang
tepat melalui dokumen Promotion Code Usage Recognition, dengan nilai yang dapat ditelusuri dan
jurnal yang terposting dengan benar.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Promotion Code Usage berstatus On Progress dengan
potongan yang ditangguhkan (deferred) memiliki sebagian atau seluruh potongan yang sudah jatuh
tempo untuk diakui, dan berakhir saat dokumen Promotion Code Usage Recognition berstatus
Done — yaitu saat entri jurnal pengakuannya sudah terposting. Termasuk di dalamnya dua
jalur akhir alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembukuan pemakaian kode promosi itu sendiri. Pemakaian
dibukukan lebih dulu sebagai dokumen Promotion Code Usage dan diatur
Pelaksanaan Promotion Code Usage.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen Promotion Code Usage Recognition yang
sudah berstatus Done. Berbeda dengan sejumlah dokumen keuangan lain, jalur itu justru
tersedia pada model ini dan diatur tersendiri di
Pembatalan Promotion Code Usage Recognition yang Sudah Selesai.
Pemakaian kembali dokumen yang berstatus Rejected atau Cancelled diatur
Penggunaan Ulang Promotion Code Usage Recognition yang Ditolak atau Dibatalkan.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
| Promotion Code Usage Recognition User | grup Odoo Promotion Code Usage Recognition / User; penanda Can Confirm pada status Draft | membuat, memeriksa, dan mengajukan dokumen |
| Promotion Code Usage Recognition Validator | grup Odoo Promotion Code Usage Recognition / Validator; penyetuju aktif ditentukan Approval Template Standard; penanda Can Cancel, Can Restart, Can Restart Approval, Can Input Manual Document Number | menyetujui, menolak, membatalkan, memulai ulang, mengulang proses persetujuan, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | menyusun daftar penyetuju, memindahkan status dokumen setelah persetujuan terakhir, membentuk baris Recognition Lines, dan memposting jurnal |
Nama peran memakai nama grup Odoo apa adanya.
TBD-ORG: jabatan resmi YPII apa yang seharusnya memegang peran Promotion Code Usage Recognition User dan Validator pada model ini?
Pada tanggal 26 Agustus 2026, grup Promotion Code Usage Recognition / User dan grup
Promotion Code Usage Recognition / Validator masing-masing beranggotakan satu akun,
dan akun itu adalah akun Administrator sistem Odoo YPII. Dengan susunan ini, orang yang
membuat dan mengajukan dokumen (Confirm) adalah orang yang sama dengan yang menyetujui,
menolak, membatalkan, dan memulai ulangnya. TBD-ORG: mengingat kedua grup di atas saat ini hanya beranggotakan akun Administrator sistem, jabatan mana yang akan ditunjuk memegang keanggotaan grup User dan jabatan mana yang akan ditunjuk memegang keanggotaan grup Validator, sehingga kedua peran dipegang orang yang berbeda?
Pemicu (Start Event): ada dokumen Promotion Code Usage berstatus On Progress dengan
potongan yang ditangguhkan, dan sebagian atau seluruh potongan tersebut sudah jatuh tempo
untuk diakui.
Pelaku (Lanes): Promotion Code Usage Recognition User · Promotion Code Usage Recognition
Validator · Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition User
Input (Data Object): dokumen Promotion Code Usage berstatus On Progress dengan
potongan tertangguhkan yang sudah jatuh tempo
Aktivitas: Membuat dokumen pengakuan atas potongan yang sudah jatuh tempo. Tersedia dua
cara: membuat secara massal untuk seluruh potongan yang jatuh tempo lewat menu Create Due
Recognition, atau membuat satu dokumen untuk satu potongan secara manual.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Pengakuan Jatuh Tempo Pemakaian Kode Promosi
(cara massal) dan Membuat Promotion Code Usage Recognition
(cara satu per satu)
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu pembuatan dokumen pengakuan sejak potongan jatuh tempo.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian Amount, Ratio, Journal, dan Date terhadap
dokumen Promotion Code Usage yang diakui, lalu menyesuaikan bila diperlukan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah sesuai
Rincian/turunan: Mengubah Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja pemeriksaan dan penyesuaian diselesaikan sejak dokumen dibuat?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition User
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft yang datanya sudah sesuai
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan
terbentuk otomatis dan field Active Users terisi
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah ke Promotion Code Usage Recognition
Validator berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar
penyetuju pada field Active Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Penentuan Penyetuju Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; dokumen Promotion Code
Usage yang diakui
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian Amount terhadap potongan yang ditangguhkan, ketepatan
Date terhadap periode akuntansi yang dituju, dan kebenaran Journal yang dipakai, lalu
menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui Promotion Code Usage Recognition
dan Menolak Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition Validator
Aturan: Disetujui → langkah 7. Ditolak → langkah 8 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang persetujuannya sudah terpenuhi
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "pengakuan selesai" (jalur normal)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition Validator
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen beserta alasannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–6
Pelaku (Lane): Promotion Code Usage Recognition Validator
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen selagi masih berstatus Draft atau
Waiting for Approval
Aktivitas: Membatalkan dokumen lewat dialog Select Cancel Reason, dengan medan
Reason wajib diisi.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan Cancellation reason terisi
Rincian/turunan: Membatalkan Promotion Code Usage Recognition
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–6 diturunkan dari kewenangan Can Cancel, yang mencakup status Draft dan
Waiting for Approval — yaitu status dokumen sepanjang langkah 1 sampai 6. Kewenangan yang
sama juga mencakup status Done, tetapi pembatalan pada status itu adalah proses tersendiri
dengan keputusan organisasi yang berbeda, dan diatur
Pembatalan Promotion Code Usage Recognition yang Sudah Selesai.
Akhir Proses (End Event): pengakuan selesai — dokumen berstatus Done (jalur normal) ·
ditolak — dokumen berstatus Rejected · dibatalkan sebelum selesai — dokumen berstatus
Cancelled
TBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila satu-satunya penyetuju berhalangan?TBD-ORG: berapa lama ditunggu sebelum dilaporkan?SOP-2eb64c56SOP-6f8a8e04SOP-893f03d7DT-7b6b1fecDT-bf8ae2fb