Memastikan setiap keringanan biaya sekolah yang diberikan kepada siswa Yayasan Penyelenggaraan
Ilahi Indonesia (YPII) diajukan dengan data yang lengkap, diperiksa dan disetujui oleh pihak yang
berwenang, lalu tercatat sebagai dokumen School Fee Waiver berstatus Done dengan jadwal
realisasi (Schedule) yang benar, sehingga besaran keringanan tiap siswa tertelusuri dan tidak
diberikan tanpa persetujuan.
Prosedur ini dimulai saat ada kebutuhan memberikan keringanan biaya sekolah kepada seorang siswa
— baik atas tagihan pendaftaran (Admission) maupun tagihan pendaftaran ulang
(Enrollment) — dan berakhir saat dokumen School Fee Waiver berstatus Done. Termasuk di
dalamnya dua jalur akhir alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum
selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen School Fee Waiver yang sudah berstatus
Done, karena jalur itu tidak tersedia di Odoo YPII. Penanda kewenangan Can Cancel pada
Policy Template Standard hanya berlaku untuk status Draft, Waiting for Approval, dan
On Progress — sembilan baris policy.template_detail template ini tidak memuat satu pun
baris Can Cancel untuk status Done. Koreksi atas keringanan yang dokumennya sudah selesai
hanya dapat ditempuh dengan mekanisme tersendiri di luar model ini.
TBD-ORG: bagaimana YPII mengoreksi keringanan biaya sekolah yang keliru pada dokumen School Fee Waiver yang sudah berstatus Done?
Penggunaan kembali dokumen School Fee Waiver yang sudah dibatalkan atau ditolak diatur
Penggunaan Ulang School Fee Waiver yang Dibatalkan atau Ditolak.
Prosedur ini tidak mencakup pembuatan atau pemeliharaan data master School Fee Waiver
Type dan School Fee Waiver Reason — keduanya didokumentasikan sebagai Instruksi Kerja
tersendiri, bukan SOP. Prosedur ini juga tidak mencakup realisasi keringanan pada tagihan
(dokumen School Fee Waiver Deduction), yang merupakan model dan SOP tersendiri.
0 berarti tanpa plafon).| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo School Fee Waiver / User (86 akun aktif per 25 Agustus 2026); penanda Can Confirm, Can Generate Schedule, Can Finished | membuat dokumen, melengkapi baris Lines, mengajukan, mengelola baris Schedule, dan menyelesaikan dokumen |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo School Fee Waiver / Validator (4 akun aktif per 25 Agustus 2026, tiga di antaranya berjabatan Tata Usaha); penanda Can Restart Approval, Can Cancel, Can Restart, Can Input Manual Document Number; sekaligus Active Users pada Approval Template Standard | menyetujui atau menolak dokumen, membatalkan sebelum selesai, memulai ulang, mengulang proses persetujuan, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | memeriksa kelengkapan Lines, menyusun daftar penyetuju, memindahkan status pasca-persetujuan terakhir, menerbitkan nomor dokumen, dan membentuk baris Schedule |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo School Fee Waiver / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan. Sebagai bahan: tiga dari empat anggota grup Validator saat ini berjabatan Tata Usaha (hr.employee.job_id); satu akun (Administrator) adalah akun sistem tanpa data pegawai.
Pemicu (Start Event): ada kebutuhan memberikan keringanan biaya sekolah kepada seorang
siswa atas tagihan Enrollment atau Admission.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih ·
Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Fee Waiver / User (86 akun), penanda Can Confirm.
Input (Data Object): data siswa dan sumber tagihan yang akan diberi keringanan
Aktivitas: Membuat dokumen dan mengisi data wajib header: Type, Reason, Student, Billing Source beserta Enrollment atau Admission yang dituju, Coverage beserta Payment Term atau rentang Start Date/End Date, dan Date.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu dokumen dibuat sejak kebutuhan keringanan diketahui.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Mengisi tab Lines — tiap baris menunjuk satu Product atau satu Product Category yang dikenai keringanan, memilih Computation (Percentage, Fixed Amount, atau Full Coverage) beserta nilainya, dan mengisi Max Amount bila keringanan per termin perlu dibatasi plafon.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan tab Lines terisi sedikitnya satu baris
Rincian/turunan: Mengubah School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu melengkapi data sejak dokumen dibuat.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan tab Lines terisi
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah kepada penyetuju berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju pada field Active Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Pemilihan Template Persetujuan School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Aktivitas: Memberitahukan kepada penyetuju bahwa ada dokumen School Fee Waiver yang menunggu persetujuannya, di luar sistem. Odoo YPII tidak memiliki otomasi pengiriman notifikasi untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan kepada penyetuju
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Rincian/turunan: Menyetujui School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada pengguna di field Active Users, diisi dari grup Odoo School Fee Waiver / Validator (4 akun).
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; isi tab Lines dan data siswa
Aktivitas: Memeriksa kewajaran keringanan yang diajukan terhadap Reason dan sumber tagihan, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui School Fee Waiver dan Menolak School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat. Approval Template Standard memuat satu
baris penyetuju dengan approver_selection_method grup, mengarah ke School Fee Waiver /
Validator. Penolakan oleh penyetuju itu memindahkan dokumen ke status Rejected seketika
— tidak ada penyetuju lain yang menunggu diputuskan lebih dulu.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Aturan: Disetujui → langkah 8. Ditolak → langkah 11 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang satu-satunya tingkat persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress dengan # Document terbit; tab Schedule terisi satu baris per pasangan Lines × termin
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Fee Waiver / User (86 akun), penanda Can Generate Schedule dan akses tulis atas baris Schedule.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress dengan tab Schedule hasil otomasi pasca-persetujuan
Aktivitas: Bila ada perubahan pada tab Lines atau termin setelah Schedule terbentuk, membuat ulang baris Schedule berstatus Scheduled yang belum terealisasi; melewatkan atau membatalkan baris Schedule tertentu bila realisasinya tidak lagi diperlukan. Baris berstatus Realized, Skipped, atau Cancelled tidak ikut disentuh oleh pembuatan ulang.
Output (Data Object): tab Schedule mencerminkan rencana realisasi keringanan yang berlaku
Rincian/turunan: Membuat Ulang Schedule School Fee Waiver, Melewatkan Baris Schedule School Fee Waiver, dan Membatalkan Baris Schedule School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
Bila tab Schedule hasil otomasi pasca-persetujuan sudah sesuai kebutuhan, langkah ini
dilewati dan dokumen langsung diselesaikan pada langkah berikutnya. Realisasi tiap baris
Schedule menjadi Realized dijalankan dari dokumen School Fee Waiver Deduction
terpisah, bukan dari prosedur ini.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Fee Waiver / User (86 akun), penanda Can Finished.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Menyatakan dokumen keringanan selesai diproses.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "keringanan selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–7 dan 9–10
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo School Fee Waiver / Validator (4 akun), penanda Can Cancel.
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen selagi masih berstatus Draft, Waiting for Approval, atau On Progress
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih Reason pembatalan pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled; nilainya tersimpan pada field Cancellation reason di header dokumen
Rincian/turunan: Membatalkan School Fee Waiver
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–7 dan 9–10 diturunkan dari penanda Can Cancel, yang berlaku pada status
Draft, Waiting for Approval, dan On Progress — yaitu status dokumen sepanjang
langkah 1 sampai 7 dan langkah 9 sampai 10. Langkah 8 (otomasi pasca-persetujuan) sengaja
tidak termasuk: ketiga akibatnya (perpindahan status, penerbitan nomor, pembentukan Schedule)
berjalan pada rentetan instan yang sama begitu persetujuan terakhir masuk, sehingga tidak ada
jeda bagi pengguna untuk membatalkan dokumen di tengah proses itu. Can Cancel tidak mencakup
status Done — begitu langkah 10 selesai, boundary ini tidak lagi berlaku; lihat Ruang Lingkup
mengenai ketiadaan SOP pembatalan untuk dokumen yang sudah Done.
Pembatalan ditolak sistem bila ada baris Schedule berstatus Realized — lihat Titik Kontrol.
Akhir Proses (End Event): keringanan selesai (dokumen berstatus Done) · ditolak (dokumen berstatus Rejected) · dibatalkan sebelum selesai (dokumen berstatus Cancelled)
open_ok) tetap tampil di tab Policies, tetapi formulir School Fee Waiver disetelTBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?TBD-ORG: siapa yang dihubungi dan berapa lama ditunggu sebelum dieskalasikan ke administrator Odoo YPII?TBD-ORG: bagaimana YPII mengoreksi keringanan biaya sekolah yang keliru pada dokumen yang sudah berstatus Done — jurnal/dokumen koreksi tersendiri, atau perluasan penanda Can Cancel ke status Done?amount_plannedcompute tersimpan tanpa inverse dan tanpa field guard manual apa punssi_school_fee_waiver/models/school_fee_waiver_schedule.py, field amount_planned baris_compute_amount_planned baris 183–211, ber-@api.depends padaline_id.amount_fixed, line_id.percentage, dan line_id.max_amount — tanpa filterstate). Karena itu langkah revisi nominal yang aman seperti yang ditulis untukssi-school-fee-waiveramount_planned_manual.TBD-ORG: ada kebijakan (KBJ) YPII yang menaungi pemberian keringanan biaya sekolah — jenis keringanan yang diizinkan, plafon, dan siapa yang berwenang menyetujuinya?SOP-bfa8a646DT-af7f8f8bDT-2c19dae6DT-d4ccdb82