Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, batas waktu, dan jalur eskalasi. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #11.
Memastikan setiap pengajuan pinjaman karyawan (Loan Out) di Yayasan Penyelenggaraan Ilahi
Indonesia (YPII) dibuat dengan data yang lengkap, diperiksa dan disetujui oleh pihak yang
berwenang, dicairkan, dan diangsur sampai dokumen berstatus Done — atau berakhir pada jalur
gagalnya (ditolak atau dibatalkan) — sehingga setiap pinjaman karyawan tertelusuri dan tidak
dicairkan tanpa persetujuan.
Prosedur ini dimulai saat ada kebutuhan mengajukan pinjaman karyawan, dan berakhir saat dokumen
Loan Out berstatus Done. Termasuk di dalamnya dua jalur akhir alternatif: dokumen
ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum dokumen berjalan (sebelum berstatus In
Progress).
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen Loan Out yang sudah berstatus Done.
Di Odoo YPII tidak ada jalur pembatalan untuk dokumen yang sudah selesai — lihat frontmatter
triplet_na dokumen ini. Baris Can Cancel pada Policy Template [loan.out] Standard
hanya berlaku pada status Draft, Waiting for Approval, dan Ready to Process; begitu
jurnal realisasi terekonsiliasi atau ada angsuran yang sudah terbayar, sistem menolak
pembatalan.
Penggunaan kembali dokumen Loan Out yang sudah ditolak atau dibatalkan diatur
Penggunaan Ulang Loan Out yang Dibatalkan atau Ditolak.
Prosedur ini tidak mencakup pembuatan atau pemeliharaan data master Loan Type — model
itu didokumentasikan sebagai Instruksi Kerja tersendiri, bukan SOP.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo Loan Out / User (22 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Confirm | membuat dokumen, membangun jadwal angsuran, mengajukan, dan merealisasi bunga angsuran |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal |
grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Approve/Can Reject (sebagai Active Users pada Approval Template), dan Can Cancel | menyetujui atau menolak dokumen, dan membatalkan sebelum dokumen berjalan |
| Odoo YPII (Sistem) | — | memindahkan status ke In Progress begitu jurnal realisasi terekonsiliasi, dan ke Done begitu seluruh angsuran lunas |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo Loan Out / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan. Kedua grup beranggotakan 22 akun yang sama banyak per 27 Agustus 2026 —
pemisahan tugas pembuat dan penyetuju/pembatal belum terbentuk di Odoo YPII. Temuan ini
dilacak sebagai perbaikan konfigurasi tersendiri, bukan sebagai keputusan prosedur SOP.
TBD-ORG: berkas apa yang wajib dilampirkan pada pengajuan pinjaman karyawan (mis. slip gaji, surat permohonan, jaminan)? Odoo YPII tidak menuntut lampiran apa pun secara sistem untuk Loan Out — tidak ada Status Check Template yang terpasang pada model ini. PenetapannyaPemicu (Start Event): ada kebutuhan mengajukan pinjaman karyawan kepada YPII.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal ·
Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Loan Out / User (22 akun), penanda Can Confirm.
Input (Data Object): data karyawan peminjam, Loan Type, Loan Amount, Interest (p.a), dan First Payment Date
Aktivitas: Membuat dokumen dan mengisi data wajib header: Partner, Date Transaction, Request Date, Loan Type, Loan Amount, Transaction Currency, Transaction Rate, Interest (p.a), Loan Period, dan First Payment Date.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu dokumen dibuat sejak kebutuhan pinjaman karyawan diketahui.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Loan Amount dan Loan Period terisi
Aktivitas: Membangun baris Repayment Term dengan tombol Payment Schedule — baris jadwal angsuran lama (bila ada) dihapus dan dibangun ulang mengikuti Loan Type yang dipilih.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan baris Repayment Term terisi; Total Principle Amount sama dengan Loan Amount
Rincian/turunan: Menghitung Jadwal Angsuran Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu membangun jadwal angsuran sejak dokumen dibuat.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Total Principle Amount sama dengan Loan Amount
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk memperoleh persetujuan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis untuk anggota grup Loan Out / Validator sesuai Approval Template [loan.out] Standard (satu tingkat)
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah kepada penyetuju berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Confirm ditolak sistem bila Total Principle Amount tidak sama dengan Loan Amount, atau bila
Loan Amount melebihi Maximum Loan Amount pada Loan Type yang dipilih (Rp 50.000.000 untuk
Pinjaman Karyawan). Bila jadwal angsuran belum sesuai, ulangi langkah 2.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun) yang tercantum sebagai penyetuju aktif, penanda Can Approve/Can Reject.
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Memeriksa data pinjaman dan jadwal angsuran yang diajukan, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui atau Menolak Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal
Aturan: Disetujui → langkah 6. Ditolak → langkah 10 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "ditolak"
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat. Approval Template [loan.out] Standard
memuat satu baris penyetuju dari grup Loan Out / Validator — satu Approve adalah
persetujuan terakhir.
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang seluruh baris persetujuannya pada tab Approvals sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus Ready to Process
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Ready to Process; jurnal realisasi pencairan sudah fully reconciled (Realized menjadi ya)
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-realisasi pencairan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus In Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Realisasi Pencairan Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya cukup hak ubah baris Repayment Term (tanpa policy tersendiri).
Input (Data Object): dokumen berstatus In Progress
Aktivitas: Merealisasi bunga tiap baris Repayment Term sesuai jadwalnya, sementara pembayaran pokok tercatat lewat rekonsiliasi jurnal pembayaran di Odoo YPII.
Output (Data Object): baris-baris Repayment Term berangsur lunas — Principle Payment State dan Interest Payment State menjadi Paid atau Manually Control
Rincian/turunan: Merealisasi Bunga Angsuran Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu merealisasi bunga angsuran sejak jatuh tempo tiap baris Repayment Term.
Langkah ini berulang selama dokumen berstatus In Progress, satu kali per baris
Repayment Term, sampai seluruh pokok dan bunga setiap baris lunas.
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): seluruh baris Repayment Term sudah lunas pokok dan bunganya (Paid menjadi ya)
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-pelunasan angsuran untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Pelunasan Angsuran Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menyetujui atau Menolak Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–7
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun), penanda Can Cancel.
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen selagi masih berstatus Draft, Waiting for Approval, atau Ready to Process
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih Reason pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled
Rincian/turunan: Membatalkan Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum berjalan" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–7 diturunkan dari penanda Can Cancel, yang berlaku pada status Draft,
Waiting for Approval, dan Ready to Process — termasuk langkah 6 (otomasi pasca-
persetujuan, yang berjalan seketika begitu persetujuan terakhir masuk) dan jendela menunggu
rekonsiliasi jurnal realisasi pencairan yang menjadi prasyarat langkah 7. Begitu dokumen
mencapai In Progress (Output langkah 7), Cancel tidak lagi tersedia — Can Cancel
tidak mencakup status In Progress maupun Done.
Pembatalan ditolak sistem bila ada bunga angsuran yang sudah direalisasi, ada pokok atau
bunga angsuran yang sudah terbayar, atau jurnal realisasi pencairan sudah fully reconciled.
Pada rentang langkah 1–7, ketiga syarat itu belum pernah terpenuhi sekaligus sebelum langkah
7 selesai, sehingga pembatalan tetap mungkin sampai dokumen benar-benar berpindah ke In
Progress.
Akhir Proses (End Event): selesai — berstatus Done (jalur normal) · ditolak — berstatus Rejected · dibatalkan sebelum berjalan — berstatus Cancelled
/) dan # Journal Entry pada tab Accounting sudahTBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan? Penetapannya dilacak diTBD-ORG: siapa yang dihubungi dan berapa lama ditunggu sebelum ditindaklanjuti manual? Penetapannya dilacak diTBD-ORG: ada kebijakan (KBJ) YPII yang menaungi pemberian pinjaman karyawan?SOP-545616f7IK-9e73b850DT-0191e257DT-b762f576