Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, kriteria pakai-ulang, dan penomoran dokumen. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #12.
Memastikan dokumen Loan Out milik Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) yang
berstatus Cancelled atau Rejected hanya dihidupkan kembali oleh pihak yang berwenang,
dengan data yang sudah diperbaiki, sehingga pengajuan pinjaman karyawan yang sama tetap dapat
diproses tanpa mengulang kesalahan yang menyebabkannya gagal.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen Loan Out berstatus Cancelled atau Rejected akan
dipakai kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali berjalan lewat prosedur pelaksanaan
— atau saat diputuskan dibiarkan pada status gagalnya.
Kedua status gagal dicakup prosedur ini, karena penanda kewenangan Can Restart pada Policy
Template [loan.out] Standard berlaku untuk Cancelled maupun Rejected sekaligus.
Prosedur ini tidak mengulang langkah pelaksanaan. Begitu dokumen kembali berstatus
Draft, sisanya identik dengan
Pelaksanaan Loan Out, yang dipanggil sebagai
satu langkah pada bagian akhir.
Prosedur ini tidak berlaku untuk dokumen yang sudah berstatus Done. Tidak ada jalur
pembatalan maupun pemulihan dari status Done di Odoo YPII — lihat catatan
Pelaksanaan Loan Out mengenai ketiadaan SOP
pembatalan untuk dokumen yang sudah selesai.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo Loan Out / User (22 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Confirm | mengusulkan pemakaian ulang, memperbaiki data dokumen, dan mengajukannya kembali |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun aktif per 27 Agustus 2026); penanda Can Restart pada status Cancelled dan Rejected, serta Can Input Manual Document Number pada status Draft | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang, serta mengatur ulang nomor dokumen |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo Loan Out / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen Loan Out berstatus Cancelled atau Rejected akan
dipakai kembali untuk pengajuan pinjaman karyawan yang sama.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; sebab kegagalannya
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat dokumen baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan gagal", lalu pinjaman karyawan yang sama diajukan sebagai dokumen Loan Out baru lewat Pelaksanaan Loan Out.
Penggabungan (Merge): — tidak ada
Catatan: TBD-ORG: kriteria kapan dokumen gagal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru — misalnya berdasarkan lamanya dokumen menganggur, atau berat-ringannya perbaikan data.
Penetapannya dilacak di #12.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun), penanda Can Restart.
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; keputusan pemakaian ulang
Aktivitas: Mencatat lebih dulu sebab kegagalan dokumen di tempat lain bila jejaknya masih dibutuhkan, lalu mengembalikan dokumen ke status Draft.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft; # Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu pemulaian ulang sejak keputusan pada langkah 1.
Catat sebab kegagalan dokumen sebelum menjalankan langkah ini bila jejaknya masih
dibutuhkan. Untuk dokumen asal Cancelled, jejaknya hanya ada pada kolom Reason
wizard Select Cancel Reason. Untuk dokumen asal Rejected, jejaknya hanya ada pada
riwayat persetujuan atau catatan chatter — Loan Out tidak memiliki field alasan penolakan
tersendiri.TBD-ORG: di mana jejak sebab kegagalan diarsipkan — catatan pada tab Note, pesan chatter, atau lampiran?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Loan Out / Validator (22 akun), penanda Can Input Manual Document Number.
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor lama
Aktivitas: Mengatur ulang nomor dokumen bila kebijakan YPII menghendaki dokumen pakai-ulang memperoleh nomor baru. Bila nomor lama dipertahankan, langkah ini dilewati.
Output (Data Object): # Document bernilai / dan akan terbit ulang mengikuti Sequence Template Standard pada langkah 5, atau tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Mengatur Ulang Nomor Dokumen Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Catatan: Konfigurasi Odoo YPII sudah menentukan mekanismenya: menghidupkan kembali dokumen
tidak mengubah nomornya secara otomatis, dan satu-satunya jalan mengatur ulang adalah
penanda Can Input Manual Document Number yang hanya dimiliki grup Loan Out / Validator
pada status Draft. Karena itu nilai bawaan langkah ini adalah nomor lama dipertahankan,
dan pengaturan ulang hanya dilakukan bila kebijakan menghendaki. TBD-ORG: apakah YPII menghendaki dokumen yang dipakai ulang memperoleh nomor baru, atau nomor lama dipertahankan agar riwayatnya menyatu? Penetapannya dilacak di
#12.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; sebab kegagalan dokumen
Aktivitas: Memeriksa dan memperbaiki data header (mis. Loan Amount, Interest (p.a), First Payment Date) atau jadwal angsuran pada tab Repayment Term sesuai sebab kegagalannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Rincian/turunan: Mengubah Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG: berapa hari kerja perbaikan data diselesaikan sejak dokumen dihidupkan kembali?
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan kembali prosedur pelaksanaan atas dokumen ini, mulai dari pengajuan sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done, atau kembali gagal
Rincian/turunan: Pelaksanaan Loan Out
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen selesai"
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai — berstatus Done setelah dipakai ulang · dokumen dibiarkan gagal — tetap berstatus Cancelled atau Rejected
TBD-ORG: kapan dokumen yang gagal dipakai ulang, kapan harus dibuat dokumen baru? Penetapannya dilacak diTBD-ORG: apakah keduanya diperlakukan sama pada prosedur ini, atau ada syarat/kewenangan pakai-ulang yang berbeda di antara keduanya?TBD-ORG: siapa yang berhak menghidupkan kembali dokumen yang berakhir gagal — apakah sama dengan grup Validator saat ini?TBD-ORG: sampai kapan dokumen batal atau ditolak masih boleh dipakai ulang?TBD-ORG: setelah berapa kali kegagalan berulang pada dokumen yang sama, pemakaian ulangnya dihentikan dan dieskalasikan — dan kepada siapa?SOP-b2c51539DT-b762f576