Prosedur ini sudah berlaku, tetapi sebagian keputusan organisasinya belum ditetapkan. Bagian yang belum ditetapkan ditandai
TBD-ORGdi tempatnya masing-masing — terutama jabatan pengisi tiap peran, batas waktu, dan jalur eskalasi. Sampai ditetapkan, jalankan langkah-langkahnya seperti tertulis dan tanyakan bagian bertanda itu kepada atasan langsung Anda. Penetapannya dilacak di #5.
School Admission adalah dokumen Odoo YPII yang mencatat proses penerimaan satu calon siswa
baru, sejak dokumen dibuat sampai berstatus Done — titik di mana profil siswa (School
Student) dan tagihan termin pertama (Term 1) pertama kali terbentuk. Prosedur ini
melibatkan Bidang PPDB YPII sebagai pengaju dan penyetuju dokumen, serta Sistem Odoo YPII yang
menjalankan otomasi begitu persetujuan diberikan.
Memastikan dokumen School Admission dibuat, diperiksa, disetujui, dan diselesaikan sesuai
ketentuan sampai berstatus Done, termasuk penanganan kedua jalur gagalnya (ditolak atau
dibatalkan sebelum selesai).
Dimulai saat calon siswa dinyatakan diterima dan dokumen School Admission perlu dibuat, dan
berakhir saat dokumen berstatus Done. Termasuk di dalamnya dua jalur gagal yang
masing-masing mengakhiri prosedur ini: dokumen ditolak (Rejected) pada tahap persetujuan,
dan dokumen dibatalkan (Cancelled) sebelum mencapai Done.
Pembatalan dokumen yang sudah Done diatur di SOP Pembatalan School Admission yang Sudah
Selesai; menghidupkan
kembali dokumen yang Rejected atau Cancelled diatur di SOP Penggunaan Ulang School Admission
yang Ditolak atau
Dibatalkan
— tidak diulang di sini. Kelanjutan hidup akademik siswa setelah School Enrollment
diterbitkan dari dokumen ini mengikuti prosedur School Enrollment tersendiri, dan tidak dicakup
di sini.
| Peran (Lane) | Kewenangan Teknis di Odoo YPII | Jabatan Pengisi Peran |
|---|---|---|
| Pemohon/pembuat dokumen | grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026), penanda Can Confirm dan Can Finished | TBD-ORG |
| Penyetuju | dinamis — penyetuju aktif dokumen sesuai template persetujuan [school_admission] Standard; grup School Admission / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026) | TBD-ORG |
| Pembatal (jalur gagal) | grup School Admission / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026), penanda Can Cancel | TBD-ORG |
| Sistem | otomasi Odoo YPII pasca-persetujuan | — (bukan jabatan manusia) |
Pemicu (Start Event): calon siswa dinyatakan diterima dan dokumen School Admission perlu
dibuat
Pelaku (Lanes): TBD-ORG — jabatan pengisi tiap peran (lihat tabel Penanggung Jawab di
atas)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon/pembuat dokumen — kewenangan
teknisnya ada pada anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026).
Input (Data Object): data calon siswa yang dinyatakan diterima
Aktivitas: Membuat dokumen dan mengisi data wajib (Academic Year, Academic Term, School,
Grade, Student, Date, Currency). Bila Payment Template pada dokumen ini terisi, termin
pembayaran dapat dihitung otomatis lewat tombol Compute Payment sebelum dokumen diajukan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft
Rincian/turunan: Membuat School
Admission; bila
memakai Compute Payment, lihat Compute Payment School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon/pembuat dokumen — kewenangan
teknisnya ada pada anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026),
penanda Can Confirm.
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk diperiksa dan disetujui lewat tombol Confirm.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan
terbentuk otomatis untuk penyetuju aktif dari grup School Admission / Validator (86 akun
per 27 Agustus 2026)
Rincian/turunan: Mengonfirmasi School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju — kewenangan teknisnya ada pada
penyetuju aktif dokumen ini, dari anggota grup School Admission / Validator (86 akun per
27 Agustus 2026).
Aktivitas: Memeriksa dokumen lalu menyetujui lewat tombol Approve.
Rincian/turunan: Menyetujui School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju — sama dengan langkah 3.
Aturan: disetujui → langkah 5; ditolak → langkah 8 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir di Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): dokumen yang persetujuan satu tingkat satu-satunya sudah diberikan
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon/pembuat dokumen — kewenangan
teknisnya ada pada anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026),
penanda Can Create Enrollment.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Menerbitkan dokumen School Enrollment dari dokumen ini lewat wizard Create
Enrollment, dengan menentukan kelas penempatan siswa (Grade Class).
Output (Data Object): dokumen School Enrollment terbentuk dan tertaut pada dokumen ini
Rincian/turunan: Membuat Enrollment dari School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon/pembuat dokumen — kewenangan
teknisnya ada pada anggota grup School Admission / User (86 akun per 27 Agustus 2026),
penanda Can Finished.
Aktivitas: Menyelesaikan dokumen lewat tombol Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju — sama dengan langkah 3.
Aktivitas: Menolak dokumen beserta alasannya lewat tombol Reject.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke
alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1 (Draft) dan 6 (On Progress, sebelum Done)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengisi peran pembatal — kewenangan teknisnya ada pada
anggota grup School Admission / Validator (86 akun per 27 Agustus 2026), penanda
Can Cancel.
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen sebelum selesai
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasan pembatalan yang dipilih pada medan Reason
(dialog Select Cancel Reason, wajib diisi).
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled
Rincian/turunan: Membatalkan School
Admission
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal,
tidak kembali ke alur utama
Pembatalan pada status On Progress hanya tersedia selama belum ada Payment Term pada dokumen
ini yang sudah memiliki tagihan customer. Tagihan Term 1 terbit otomatis begitu dokumen
mencapai On Progress (langkah 5), sehingga jendela pembatalan pada status ini menyempit
signifikan tepat setelah dokumen dibuka.
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai (Done, jalur normal) · ditolak (Rejected) ·
dibatalkan sebelum selesai (Cancelled)
TBD-ORG.TBD-ORG: SLA tiap langkah, terutama Confirm (langkah 2) dan Approve (langkah 3).TBD-ORG: eskalasi bila penyetuju berhalangan atau tidak merespons dalam SLA.TBD-ORG: berapa lama ditunggu sebelum tagihan dibuat secara manual?TBD-ORG: siapa yang memeriksa keberadaan nomor itu secara berkala, dan seberapa sering?TBD-ORG: pemisahan tugas antara pembuat dan penyetuju — keanggotaan grup School AdmissionTBD-ORG.TBD-ORG — belum ditemukan kebijakan yang menaungi proses penerimaan