Memastikan keringanan biaya sekolah yang sudah disetujui pada dokumen School Fee Waiver
Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII) benar-benar diterapkan sebagai potongan
(deduction) atas tagihan (Customer Invoice) siswa yang bersangkutan, disertai entri jurnal
dan rekonsiliasi yang sah, melalui dokumen School Fee Waiver Deduction yang dibuat, diperiksa,
disetujui, dan diselesaikan sesuai ketentuan.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen School Fee Waiver berstatus On Progress atau
Done memiliki bagian yang perlu direalisasikan sebagai potongan atas tagihan tertentu milik
siswa yang sama, dan berakhir saat dokumen School Fee Waiver Deduction berstatus Done.
Termasuk di dalamnya dua jalur akhir alternatif: dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen
dibatalkan sebelum selesai.
Sejak 26 Agustus 2026 prosedur ini memiliki titik mulai kedua: dokumen School Fee Waiver
Deduction juga terbentuk dengan sendirinya saat tagihan sebuah termin School Enrollment atau
School Admission terbit, sementara siswa itu memiliki baris Schedule keringanan yang
terjadwal pada termin tersebut. Pada jalur itu langkah 1 sampai 8 dikerjakan sistem dalam satu
rangkaian dan prosedur dilanjutkan pada langkah 9.
Prosedur ini tidak mencakup pembuatan dan penyelesaian dokumen School Fee Waiver itu
sendiri. Dokumen itu diatur
Pelaksanaan School Fee Waiver.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen School Fee Waiver Deduction yang sudah
berstatus Done. Penanda kewenangan Can Cancel pada model ini hanya berlaku untuk status
Draft, Waiting for Approval, dan On Progress — tidak mencakup Done — sehingga
dokumen yang sudah selesai tidak memiliki jalur pembatalan sama sekali di Odoo YPII, dan tidak
ada SOP Pembatalan yang menjadi pasangan prosedur ini.
Pemakaian kembali dokumen yang berstatus Rejected atau Cancelled diatur
Penggunaan Ulang School Fee Waiver Deduction yang Dibatalkan atau Ditolak.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25), penanda Can Confirm dan Can Finished |
draf, ubah, ajukan, dan selesaikan | membuat, melengkapi, mengajukan, dan menyelesaikan dokumen |
TBD-ORG: jabatan penyetuju — kewenangan teknis pada Active Users yang diisi dari grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Approve dan Can Reject |
approve/reject | menyetujui atau menolak dokumen |
TBD-ORG: jabatan pembatal — kewenangan teknis pada grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Cancel |
cancel | membatalkan dokumen sebelum selesai |
| Sistem (Odoo YPII) | — | menentukan penyetuju yang berlaku, memindahkan status setelah persetujuan terakhir, menerbitkan nomor dokumen, membentuk dan membalikkan entri jurnal serta rekonsiliasi |
TBD-ORG: pemetaan grup School - Fee Waiver - Deduction / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Tiga dari empat akun anggota grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator per
2026-08-25 berjabatan Tata Usaha (hr.employee.job_id) — Bernadeta Muntiwi, Felicitas
Diva Rahayuningsih Naftalie, dan Novita Mega Melati, S.Ak. Akun keempat adalah Administrator,
akun sistem tanpa data pegawai. Ini deskriptif — anggota grup saat ini — bukan normatif,
bukan penetapan jabatan yang seharusnya memegang peran ini. Dilampirkan sebagai bukti bagi
pertanyaanTBD-ORGdi atas.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen School Fee Waiver berstatus On Progress atau
Done memiliki bagian yang perlu direalisasikan sebagai potongan atas tagihan tertentu milik
siswa yang sama.
Pemicu (Start Event) alternatif: tagihan Customer Invoice sebuah termin School
Enrollment atau School Admission terbit, sementara terdapat baris Schedule berstatus
Scheduled pada termin itu milik dokumen School Fee Waiver berstatus On Progress atau
Done. Jalur ini masuk lewat langkah 0 dan langsung menuju langkah 9.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pengaju · TBD-ORG: jabatan penyetuju ·
TBD-ORG: jabatan pembatal · Sistem (Odoo YPII)
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem (Odoo YPII)
Input (Data Object): tagihan Customer Invoice sebuah termin School Enrollment atau
School Admission yang baru terbit, beserta baris Schedule berstatus Scheduled pada
termin itu milik dokumen School Fee Waiver berstatus On Progress atau Done
Aktivitas: Membentuk dokumen School Fee Waiver Deduction beserta isi tab Lines dan
Allocations-nya, lalu menjalankannya sampai On Progress.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Penerbitan Tagihan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
SLA/Durasi: seketika, dalam rangkaian yang sama dengan penerbitan tagihan
Langkah ini tidak dilalui bila prosedur dimulai dari pemicu pertama. Sebaliknya, bila
langkah ini berjalan, langkah 1 sampai 8 tidak dikerjakan siapa pun — dokumen sudah berstatus
On Progress ketika pertama kali terlihat pengguna.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25)
Input (Data Object): dokumen School Fee Waiver berstatus On Progress atau Done
Aktivitas: Membuat dokumen dan memilih School Fee Waiver yang direalisasikan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25)
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Mengisi baris Lines (Schedule waiver yang dipotong beserta Account dan
Amount-nya, tidak boleh melebihi sisa Amount Planned baris Schedule itu) dan baris
Allocations (Customer Invoice tujuan beserta Amount-nya, tidak boleh melebihi sisa
tagihan) sampai Amount Unallocated bernilai nol. Partner dan Receivable Account
dokumen ini harus sama dengan tagihan yang dialokasikan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan Amount Unallocated bernilai nol
Rincian/turunan: Mengubah School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25), penanda Can Confirm
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft yang sudah lengkap
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk diperiksa dan disetujui.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan
terbentuk otomatis
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah ke TBD-ORG: jabatan penyetuju
berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Sistem (Odoo YPII)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Rincian/turunan: Pemilihan Template Persetujuan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju
Input (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Users
Aktivitas: Memberitahukan kepada penyetuju bahwa ada dokumen School Fee Waiver Deduction
yang menunggu persetujuannya, di luar sistem. Odoo YPII tidak memiliki otomasi pengiriman
notifikasi untuk model ini.
Output (Data Object): pemberitahuan tersampaikan kepada penyetuju
Serah-terima (Message Flow): pemberitahuan kepada TBD-ORG: jabatan penyetuju
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju — kewenangan teknis pada Active Users dari
grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; baris Lines dan
Allocations
Aktivitas: Memeriksa kesesuaian baris Lines terhadap Schedule School Fee Waiver dan
baris Allocations terhadap tagihan yang dituju, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju
Aturan: Disetujui → langkah 8. Ditolak → langkah 10 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir di Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Sistem (Odoo YPII)
Input (Data Object): dokumen yang seluruh baris persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Bila Amount Unallocated belum bernilai nol pada saat baris persetujuan terakhir disetujui,
sistem menolak perpindahan ke On Progress dan tidak ada perubahan yang tersimpan —
termasuk persetujuan yang baru saja diberikan. Dokumen tetap berstatus Waiting for
Approval, persis seperti sebelum tombol Approve ditekan.TBD-ORG: jabatan pengaju
perlu melengkapi baris Allocations lebih dulu (kembali ke langkah 2), lalu
TBD-ORG: jabatan penyetujumengulang persetujuannya pada langkah 6.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25), penanda Can Finished
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Menyelesaikan dokumen setelah realisasi potongan dipastikan benar.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen selesai"
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju — kewenangan teknis pada Active Users dari
grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can
Reject
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen beserta alasannya.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–9
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pembatal — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Cancel
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen sebelum selesai
Aktivitas: Membatalkan dokumen beserta alasan pembatalan yang dipilih dari daftar yang
diizinkan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan Cancellation reason terisi
Rincian/turunan: Membatalkan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah B2, lalu Akhir Proses "dibatalkan sebelum
selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–9 diturunkan dari kewenangan Can Cancel, yang berlaku pada status Draft,
Waiting for Approval, dan On Progress — yaitu status dokumen sepanjang langkah 1 sampai
9. Setelah langkah 9 (dokumen berstatus Done), pembatalan tidak lagi tersedia di Odoo YPII
untuk model ini (lihat Ruang Lingkup).
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Sistem (Odoo YPII)
Input (Data Object): dokumen yang baru saja berpindah ke status Cancelled
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-pembatalan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled dengan rekonsiliasi dan entri jurnal
terkait sudah dibalik, dan baris Realized Schedule dikembalikan ke Scheduled
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Pembatalan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal,
tidak kembali ke alur utama
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai — berstatus Done (jalur normal) · ditolak —
dokumen berstatus Rejected · dibatalkan sebelum selesai — dokumen berstatus Cancelled
Waiver '<nama>' is not in Open or Done status danSelect a Waiver that has already reached Open or Done. Diperiksa pada langkah 1./, field/.base.automation dan ir.cron yangschool_fee_waiver_deduction sendiri nihil, termasuk yang non-aktif, disapuTBD-ORG: jabatan pengajuTBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila TBD-ORG: jabatan penyetuju berhalangan?TBD-ORG: jabatan pembatalTBD-ORG: siapa yang memantau bahwa tagihan bersiswa penerima keringanan benar-benar terpotong, dan pada titik mana pemeriksaan itu dilakukan?TBD-ORG: siapa yang dihubungi dan berapa lama ditunggu sebelum dieskalasikan ke administrator Odoo YPII?TBD-ORG: prosedur koreksi apa yang ditempuh YPII bila keringanan yang sudah selesai ternyata keliru — dokumen pembalik seperti apa yang dibuat?TBD-ORG: ada kebijakan (KBJ) YPII yang menaungi pemberian keringanan biaya sekolah dan realisasinya sebagai potongan tagihan?SOP-7861924bSOP-28b9488cDT-cc06776bDT-5582ffa1DT-752e9cac