Memastikan dokumen School Fee Waiver Deduction Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII)
yang berstatus Cancelled atau Rejected hanya dihidupkan kembali bila memang layak, dan
bahwa data yang menyebabkan kegagalannya sudah diperbaiki sebelum dokumen itu diajukan ulang —
sehingga realisasi potongan biaya sekolah yang tertunda tidak terabaikan, dan dokumen yang sama
tidak gagal berulang karena sebab yang sama.
Prosedur ini dimulai saat sebuah dokumen School Fee Waiver Deduction berstatus Cancelled
atau Rejected akan dipakai kembali, dan berakhir saat dokumen tersebut kembali berjalan
lewat prosedur pelaksanaan — atau saat diputuskan dibiarkan pada status gagalnya.
Kedua status gagal dicakup prosedur ini, karena penanda kewenangan Can Restart pada Policy
Template Standard berlaku untuk Rejected maupun Cancelled sekaligus
(policy.template_detail id 800, state_ids = [reject, cancel]).
Prosedur ini tidak mengulang langkah pelaksanaan. Begitu dokumen kembali berstatus
Draft, sisanya identik dengan
Pelaksanaan School Fee Waiver Deduction,
yang dipanggil sebagai satu langkah pada bagian akhir.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen yang sudah Done — model ini tidak
memiliki jalur pembatalan dari status itu sama sekali (lihat triplet_na pada
Pelaksanaan School Fee Waiver Deduction).
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup **School - Fee Waiver - Deduction / |
||
| User** (86 akun per 2026-08-25), penanda Can Confirm pada status Draft | ajukan | memperbaiki data dokumen dan mengajukannya kembali |
TBD-ORG: jabatan pemulih — kewenangan teknis pada grup **School - Fee Waiver - Deduction / |
Validator** (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Restart pada status Rejected dan
Cancelled, serta Can Input Manual Document Number pada status Draft | restart | memutuskan dan menjalankan pemulaian ulang, serta mereset nomor dokumen |
TBD-ORG: pemetaan grup School - Fee Waiver - Deduction / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan.
Tiga dari empat akun anggota grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator per
2026-08-25 berjabatan Tata Usaha — Bernadeta Muntiwi, Felicitas Diva Rahayuningsih
Naftalie, dan Novita Mega Melati, S.Ak. Akun keempat adalah Administrator, akun sistem tanpa
data pegawai. Ini deskriptif — anggota grup saat ini — bukan normatif, bukan penetapan
jabatan yang seharusnya memegang peran ini. Dilampirkan sebagai bukti bagi pertanyaan
TBD-ORGdi atas.
Pemicu (Start Event): sebuah dokumen School Fee Waiver Deduction berstatus Cancelled
atau Rejected akan dipakai kembali untuk merealisasikan potongan yang tertunda.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pengaju · TBD-ORG: jabatan pemulih
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; sebab kegagalannya
Aturan: Dipakai ulang → langkah 2. Dibuat dokumen baru → Akhir Proses "dokumen dibiarkan
gagal", lalu proses berjalan sebagai dokumen baru lewat
Pelaksanaan School Fee Waiver Deduction.
Penggabungan (Merge): — tidak ada
Catatan: TBD-ORG: kriteria kapan dokumen gagal dipakai ulang dan kapan harus dibuat dokumen baru — misalnya berdasarkan lamanya dokumen menganggur, bergantinya periode akuntansi, atau berat-ringannya perbaikan data.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemulih — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Restart
Input (Data Object): dokumen berstatus Cancelled atau Rejected; keputusan pemakaian
ulang
Aktivitas: Menghidupkan kembali dokumen sehingga baris Lines dan Allocations dapat
disunting lagi.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft; Cancellation reason terhapus;
# Document tetap memakai nomor lama
Rincian/turunan: Memulai Ulang School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Alasan pembatalan hilang begitu dokumen dihidupkan kembali. Field Cancellation reason
dikosongkan sistem, sehingga sebab pembatalan tidak lagi terbaca dari formulir dokumen. Catat
sebabnya di tempat lain sebelum menjalankan langkah 2 bila jejaknya masih dibutuhkan.
TBD-ORG: di mana jejak alasan pembatalan diarsipkan — catatan pada field Note, pesan chatter, atau lampiran?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemulih — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / Validator (4 akun per 2026-08-25), penanda Can Input Manual Document
Number
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan nomor lama
Aktivitas: Mereset nomor dokumen bila kebijakan YPII menghendaki dokumen pakai-ulang
memperoleh nomor baru — mengikuti
Pemilihan Template Penomoran School Fee Waiver Deduction.
Bila nomor lama dipertahankan, langkah ini dilewati.
Output (Data Object): # Document bernilai / dan akan terbit ulang, atau tetap memakai
nomor lama
Rincian/turunan: Mereset Nomor Dokumen School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Catatan: Konfigurasi Odoo YPII sudah menentukan mekanismenya: menghidupkan kembali
dokumen tidak mereset nomornya, dan satu-satunya jalan mereset adalah penanda Can Input
Manual Document Number yang hanya dimiliki grup School - Fee Waiver - Deduction / Validator
pada status Draft. Karena itu nilai bawaan langkah ini adalah nomor lama dipertahankan,
dan reset hanya dilakukan bila kebijakan menghendaki. TBD-ORG: apakah YPII menghendaki dokumen yang dipakai ulang memperoleh nomor baru, atau nomor lama dipertahankan agar riwayatnya menyatu?
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju — kewenangan teknis pada grup School - Fee
Waiver - Deduction / User (86 akun per 2026-08-25)
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft; sebab kegagalan dokumen
Aktivitas: Memperbaiki baris Lines dan Allocations sesuai sebab kegagalannya, dan
memastikan baris Schedule School Fee Waiver yang hendak dipotong masih tersedia serta
tagihan yang dituju masih menyisakan tagihan.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Rincian/turunan: Mengubah School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
SLA/Durasi: TBD-ORG
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pengaju · TBD-ORG: jabatan penyetuju
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data yang sudah diperbaiki
Aktivitas: Menjalankan kembali prosedur pelaksanaan atas dokumen ini, mulai dari pengajuan
sampai dokumen berstatus Done.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done, atau kembali gagal
Rincian/turunan: Pelaksanaan School Fee Waiver Deduction
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dokumen selesai"
Akhir Proses (End Event): dokumen selesai — berstatus Done setelah dipakai ulang ·
dokumen dibiarkan gagal — tetap berstatus Cancelled atau Rejected
TBD-ORG: apakah pemakaian ulang lintas periode akuntansi diizinkan?TBD-ORG: setelah berapa kali kegagalan sebuah dokumen dihentikan pemakaian ulangnya dan dieskalasikan?TBD-ORG: dokumen yang berakhir gagal masih boleh dipakai ulang sampai kapan?TBD-ORG: pihak yang sudah menerima kabar penolakan atau pembatalan diberi tahu bahwa dokumen ini dipakai kembali?