| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | SOP-AKD-005 |
| Tanggal Efektif | 10 Juli 2026 |
| Versi | 1.0 |
| Pihak Pengesah | Kepala Bidang Akademik YPII |
| Kategori Tag | #SOP #Akademik #MasterLog #Pencatatan #SchoolIncident |
Memastikan setiap kasus insiden dan keluhan orang tua dicatat secara konsisten dalam waktu maksimal 3 menit per kasus, memuat lima elemen wajib (Siapa, Apa, Kapan, Tindakan, Status), sehingga riwayat penanganan dapat ditelusuri, dievaluasi pada tinjauan mingguan, dan mendukung kepuasan orang tua yang lebih tinggi — data menunjukkan kasus tanpa catatan menghasilkan kepuasan orang tua 41,7%, sedangkan kasus dengan catatan sederhana menghasilkan kepuasan 94,1%.
1.0 [Start Event] Kasus insiden atau keluhan orang tua mulai ditangani oleh pihak yang berwenang sesuai tingkatannya.
2.0 [User Task] Pihak penanggung jawab (Wali Kelas/BK/Wakasek/Kepala Sekolah) membuat record School Incident di Odoo dan mengisi lima elemen wajib. (Panduan teknis lihat: Membuat School Incident)
| No | Elemen | Informasi Yang Diisi | Contoh |
|---|---|---|---|
| 1 | SIAPA | Nama siswa, kelas, nama orang tua yang dihubungi | Budi Santoso, 3B, Ibu Dewi |
| 2 | APA | Insiden apa — cukup 1 kalimat | Terlibat konflik dengan teman sekelas saat istirahat |
| 3 | KAPAN | Tanggal kejadian + tanggal orang tua dihubungi | Kejadian 15 Maret; dihubungi 15 Maret |
| 4 | TINDAKAN | Apa yang sudah dilakukan — 1-2 kalimat | Percakapan dengan Budi dan teman. Rencana mediasi Jumat. |
| 5 | STATUS | Selesai-Puas/Masih Proses/Tidak Puas/Dilimpahkan (+ kriteria bila dilimpahkan) | Masih Proses — menunggu mediasi Jumat |
3.0 [User Task] Pihak penanggung jawab mencatat riwayat kontak orang tua pada tab Parent Contacts, mengikuti struktur Empati → Fakta → Solusi untuk setiap percakapan. (Panduan teknis lihat: Mengubah School Incident)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah kasus berada di Tingkat 2 atau Tingkat 3?
5.0 [User Task] Pihak penanggung jawab (BK/Wakasek/Kepala Sekolah) melengkapi catatan tambahan berikut.
| Tambahan | Informasi | Contoh |
|---|---|---|
| Hasil penelusuran | Ringkasan wawancara pihak terkait; lampirkan dokumen jika ada | Hasil wawancara pihak A menunjukkan... (lampirkan berita acara) |
| Kriteria eskalasi terpenuhi | Sebutkan kriteria eksplisit dari SOP Eskalasi Bagian 6 yang menjadi dasar pelimpahan | Lebih dari 3x dalam 1 bulan — kejadian ke-4 tanggal 20 Maret |
| Rencana konkret | Jadwal tindak lanjut disepakati + tanda tangan orang tua | Sesi pendampingan tanggal X; pelaporan hasil tanggal Y |
6.0 [User Task] Pihak penanggung jawab mengonfirmasi record School Incident sesuai alur kerja Odoo. (Panduan teknis lihat: Mengonfirmasi School Incident dan Menyetujui School Incident)
7.0 [End Event] Kasus tercatat lengkap dan siap direview pada Tinjauan Mingguan Kasus Insiden.
| Status | Definisi Operasional |
|---|---|
| Selesai — Puas | Orang tua mengonfirmasi bahwa kasusnya telah ditangani dengan baik |
| Selesai — Tidak Puas | Kasus sudah ditangani sesuai prosedur, tetapi orang tua masih menyatakan ketidakpuasan — masuk agenda tinjauan mingguan |
| Masih Berlangsung | Kasus sudah direspons dan tindakan sudah diambil, tetapi proses belum selesai |
| Belum Selesai | Kasus sudah masuk tetapi belum ada respons memadai, atau melampaui SLA tanpa pembaruan |
| Dilimpahkan | Kasus dilanjutkan ke tingkatan lebih tinggi KARENA memenuhi kriteria eskalasi eksplisit — wajib dicantumkan kriteria mana yang terpenuhi |