Daftar Incident yang terlihat dibatasi menurut operating unit: pengguna hanya melihat Incident yang termasuk operating unit yang menjadi tanggung jawabnya. Pembatasan ini berlaku juga bagi Manager (Principal).
(Tampil bila fitur Multi Operating Unit aktif) Periksa field Operating Unit: otomatis terisi dari operating unit milik pengguna yang sedang login. Ubah manual bila kasus ini harus tercatat pada operating unit lain.
Isi field WHO pada bagian header:
Student: Pilih siswa yang terlibat dalam kasus ini. Field Enrollment, Grade Class, dan Parent/Guardian Contact otomatis terisi mengikuti data siswa yang dipilih.
Parent/Guardian Contact(opsional): Ubah manual bila kontak yang harus dihubungi berbeda dari yang terisi otomatis.
Isi field WHAT:
Incident Type: Pilih kategori/jenis insiden atau keluhan orang tua. Field Handling Level otomatis terisi mengikuti Incident Type yang dipilih.
Handling Level(opsional): Ubah manual bila tingkat penanganan kasus ini berbeda dari default Incident Type.
Description: Isi deskripsi singkat kejadian.
Isi field WHEN:
Incident Date: Masukkan tanggal kejadian insiden (default: tanggal hari ini).
Contact Method(opsional): Pilih kanal kontak pertama (WhatsApp/Phone/Face to Face/Letter).
First Contact Date(opsional): Isi manual bila kontak pertama sudah dilakukan namun belum dicatat pada tab Parent Contacts.
Isi field ACTION:
Handled By: Default terisi pengguna yang sedang login; ubah bila kasus ditangani oleh staf lain.
Action Taken(opsional): Isi deskripsi tindakan yang sudah/akan diambil.
(Opsional) Buka tab Parent Contacts dan tambahkan entri kontak awal: Contact Date, Contact Method, Contacted By, Parent/Guardian Contact, dan Summary mengikuti kerangka Empati → Fakta → Solusi. Entri paling awal pada tab ini otomatis mengisi field First Contact Date.