Sebuah dokumen School Fee Waiver yang sudah berstatus On Progress hanya berisi
rencana: baris Schedule menyatakan berapa keringanan yang dijanjikan pada tiap termin,
tetapi belum satu rupiah pun terpotong dari tagihan siswa. Pemotongannya baru terjadi lewat
dokumen School Fee Waiver Deduction. Sejak 26 Agustus 2026, untuk jalur School
Enrollment, dokumen itu tidak perlu lagi dibuat seorang pun — sistem membentuk dan
menjalankannya sendiri pada saat tagihan terminnya terbit.
Begitu tagihan Customer Invoice sebuah termin School Enrollment terbit dan entri
jurnalnya diposkan, sistem mencari baris Schedule keringanan yang terjadwal pada termin
tagihan itu. Untuk setiap dokumen School Fee Waiver yang memilikinya, sistem membentuk satu
dokumen School Fee Waiver Deduction, mengisi baris Lines dan Allocations-nya, lalu
menjalankannya sampai On Progress — status yang membuat entri jurnal potongan terbentuk
dan direkonsiliasi ke tagihan tersebut. Pengguna melihat hasilnya sebagai sisa tagihan yang
sudah berkurang sejak tagihan itu pertama kali dibuka.
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII. Dokumen yang tersentuh: Customer Invoice
(Financial Accounting → Account Receivable → Customer Invoice), termin pembayaran pada
dokumen School Enrollment (School → Student Activities → Enrollments), dokumen School
Fee Waiver beserta baris Schedule-nya (School → Fee Waiver → Fee Waivers), dan dokumen
School Fee Waiver Deduction yang dihasilkan (School → Fee Waiver → Fee Waiver
Deductions).
Pemicunya adalah entri jurnal sebuah tagihan Customer Invoice selesai diposkan — titik
yang tercapai ketika tagihan itu berpindah ke status Unpaid. Otomasi tidak menyala pada
saat tagihan dibuat, dikonfirmasi, atau disetujui; hanya pada saat jurnalnya benar-benar
terbentuk.
Setelah menyala, otomasi hanya berlanjut bila keempat syarat berikut terpenuhi sekaligus:
Tagihan yang tidak memenuhi salah satunya diteruskan apa adanya, tanpa dokumen potongan dan
tanpa pesan kesalahan.
Bila satu termin dikenai lebih dari satu dokumen School Fee Waiver, sistem mengerjakannya
berurutan dan menghitung ulang sisa tagihan sebelum tiap dokumen berikutnya — dokumen
terakhir hanya memperoleh sisa yang benar-benar masih ada.
Otomasi ini adalah Automated Action pada model Journal Entry bernama
Fee Waiver: Buat Deduction Otomatis saat Tagihan ENROLLMENT Terbit, dengan pemicu
On Update yang disaring pada perpindahan status entri jurnal menjadi Posted.
Prasyarat konfigurasi yang harus benar sebelum otomasi ini menghasilkan apa pun:
| Yang harus terisi | Di mana | Akibat bila kosong |
|---|---|---|
| Deduction Journal dan Discount Account | School Fee Waiver Type yang dipakai waiver | Dokumen potongan tidak dibentuk; alasannya dicatat di riwayat pesan tagihan |
| Baris Schedule berstatus Scheduled | Dokumen School Fee Waiver, terbentuk sendiri saat waiver mencapai On Progress | Tidak ada yang dipotong |
| Coverage dan termin yang dicakup | Dokumen School Fee Waiver | Baris Schedule tidak terbentuk pada termin yang ditagihkan, sehingga tagihan lewat tanpa potongan |
Akun piutang dokumen potongan tidak ditetapkan di satu tempat — ia selalu mengikuti akun
piutang tagihan yang dipotong. Inilah yang membuat satu otomasi yang sama tetap benar untuk
tagihan berakun piutang berbeda.
Kegagalan pada satu dokumen School Fee Waiver tidak menggagalkan penerbitan tagihannya.
Sistem mencatat kegagalan itu sebagai pesan pada riwayat tagihan yang bersangkutan, lalu
melanjutkan ke dokumen waiver berikutnya bila ada. Tagihan tetap terbit dan tetap dapat
ditagihkan.
Karena baris Schedule yang sudah Realized tidak lagi diambil, otomasi ini aman dijalankan
berulang: tagihan yang statusnya kembali ke Unpaid dan diposkan ulang tidak menghasilkan
potongan kedua atas baris Schedule yang sama.
Potongan yang menutup seluruh sisa tagihan membuat tagihan itu langsung berstatus
Paid. Bila tagihan tersebut adalah termin pertama sebuah pendaftaran, otomasi penerbitan
kode referral SPMB ikut menyala. Pertimbangkan hal ini sebelum menyetujui keringanan
berbesaran penuh atas termin pertama.
Riwayat pesan pada dokumen Customer Invoice adalah tempat pertama yang diperiksa: setiap
dokumen potongan yang berhasil dibentuk dicatat di sana beserta nomor dan nilainya, dan
setiap kegagalan dicatat beserta alasannya. Bukti berikutnya ada pada Amount Residual
tagihan yang sudah berkurang, pada tab Realized Schedule dokumen potongan, dan pada baris
Schedule dokumen School Fee Waiver yang berpindah ke Realized dengan Amount
Realized terisi.
Dokumen potongan yang terbentuk otomatis tidak dapat dibedakan dari yang dibuat manual selain
lewat catatan riwayat pesannya — keduanya dokumen School Fee Waiver Deduction biasa dan
tunduk pada aturan pembatalan yang sama.