Dokumen School Fee Waiver Deduction tidak punya tombol untuk memposting jurnal secara
manual. Begitu dokumen mencapai status On Progress, sistem sendiri yang menyusun dan
memposkan entri jurnalnya.
Sistem membuat satu entri jurnal untuk dokumen School Fee Waiver Deduction: satu item
kredit ke kolom Receivable Account dokumen sebesar Amount Total, dan satu item
debit untuk setiap baris pada tab Lines, masing-masing ke kolom Account baris
itu sebesar Amount baris tersebut. Entri jurnal ini langsung diposkan (divalidasi).
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII, pada modul akuntansi yang menaungi entri
jurnal dan dokumen School Fee Waiver Deduction itu sendiri.
Pemicunya adalah dokumen mencapai status On Progress (lihat
Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan),
yaitu tepat setelah persetujuan terakhir diberikan dan gerbang Amount Unallocated
nol terpenuhi. Pembentukan entri jurnal ini berjalan dalam rangkaian yang sama dengan
perpindahan status tersebut.
Jurnal, akun kredit, dan akun debit ditentukan dari isian dokumen sendiri: kolom
Journal dan Receivable Account pada tab Accounting, serta kolom Account
pada masing-masing baris tab Lines. Pembentukan dan pemposkan entri jurnalnya sendiri
adalah perilaku baku modul — tidak ada layar konfigurasi Odoo yang mengaturnya; yang
dapat diatur pengguna hanya nilai kolom-kolom tersebut sebelum dokumen disetujui.
Bila Amount Unallocated belum nol saat persetujuan terakhir diberikan, dokumen tidak
pernah mencapai On Progress (lihat
Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan)
sehingga entri jurnal ini sama sekali tidak terbentuk — bukan hanya pembentukan jurnal
yang batal, tetapi persetujuan yang baru saja diberikan pun ikut tidak tercatat, dan
dokumen tetap berstatus Waiting for Approval persis seperti sebelum tombol
Approve ditekan.
Kegagalan pada langkah rekonsiliasi atau penandaan Schedule yang menyusul pembentukan
jurnal ini (lihat
Rekonsiliasi Alokasi ke Tagihan Pasca-Persetujuan)
membatalkan seluruh rangkaian sekaligus, termasuk entri jurnal yang baru saja terbentuk
di langkah ini — tidak ada dokumen yang tertinggal dengan jurnal separuh jadi.
Kolom Move pada tab Accounting dokumen menunjuk ke entri jurnal yang terbentuk; buka entri
itu untuk memeriksa item kreditnya sama dengan Amount Total dan item debitnya cocok
dengan isi tab Lines. Riwayat pesan di bagian bawah formulir dokumen juga mencatat
perpindahan status yang menyertai pembentukan jurnal ini.