Baris-baris yang diisi pengguna pada tab Allocations dokumen School Fee Waiver
Deduction tidak otomatis mengurangi sisa tagihan begitu diketik — pengurangannya baru
terjadi lewat rekonsiliasi yang dijalankan sistem setelah dokumen mencapai On
Progress.
Untuk setiap baris pada tab Allocations, sistem merekonsiliasi item jurnal piutang
dokumen School Fee Waiver Deduction ini (dari kolom Receivable Account) dengan item
jurnal piutang tagihan Customer Invoice pada baris itu. Hasilnya, sisa tagihan
berkurang sebesar Amount baris Allocations yang bersangkutan.
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII, melibatkan dokumen School Fee Waiver
Deduction dan setiap dokumen Customer Invoice yang dialokasikan pada tab
Allocations.
Pemicunya adalah dokumen mencapai status On Progress (lihat
Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan),
setelah entri jurnal dokumen ini terbentuk dan diposkan (lihat
Pembentukan Entri Jurnal Pasca-Persetujuan).
Rekonsiliasi ini mengandalkan kolom Receivable Account pada tab Accounting
dokumen sama dengan akun piutang tagihan Customer Invoice yang dialokasikan pada tab
Allocations. Kolom Customer Invoice dan Amount pada tiap baris Allocations
menentukan tagihan mana dan berapa besar yang direkonsiliasi. Rekonsiliasi ini sendiri
adalah perilaku baku modul — tidak ada layar konfigurasi Odoo yang mengaturnya.
Bila kolom Receivable Account dokumen ini berbeda dari akun piutang tagihan
Customer Invoice yang dialokasikan pada tab Allocations, rekonsiliasi baris itu
gagal. Karena kegagalan ini terjadi dalam rangkaian yang sama dengan perpindahan status
ke On Progress, seluruh rangkaian sejak persetujuan terakhir diberikan dibatalkan
sekaligus: entri jurnal yang sudah terbentuk pada langkah sebelumnya ikut tidak
tersimpan, status dokumen kembali seperti sebelum persetujuan terakhir diberikan, dan
persetujuan itu sendiri tidak tercatat. Tidak ada dokumen yang tertinggal dengan
sebagian tagihan sudah direkonsiliasi dan sebagian belum.
Bila Amount Unallocated belum nol saat persetujuan terakhir diberikan, dokumen tidak
pernah mencapai On Progress (lihat
Perpindahan Otomatis ke On Progress Pasca-Persetujuan)
sehingga rekonsiliasi ini juga tidak pernah berjalan.
Kolom Reconciled pada tab Accounting dokumen menandakan apakah item jurnal piutang dokumen
ini sudah terekonsiliasi penuh. Kolom Invoice Receivable Move Line pada tiap baris
Allocations menunjuk item jurnal tagihan yang direkonsiliasi — kolom yang masih
kosong menandakan baris itu belum terekonsiliasi. Pada dokumen Customer Invoice
terkait, sisa tagihan (Amount Residual) yang berkurang menegaskan rekonsiliasi sudah
berjalan.