Formulir School Fee Waiver Deduction Odoo YPII tidak memiliki tombol untuk memulai
pemrosesan dokumen. Begitu persetujuan terakhir atas dokumen diberikan, sistem sendiri
yang memindahkan statusnya dari Waiting for Approval ke On Progress, sekaligus
membuka rangkaian otomasi lanjutan yang menyusun jurnal, rekonsiliasi, dan penandaan
baris Schedule dokumen tersebut.
Sistem memindahkan status School Fee Waiver Deduction dari Waiting for Approval
menjadi On Progress tepat setelah pemberi persetujuan terakhir menekan tombol
Approve. Perpindahan ini adalah pembuka dari satu rangkaian otomasi: setelahnya
sistem menerbitkan nomor dokumen, membentuk entri jurnal, merekonsiliasi alokasi ke
tagihan, dan menandai baris Schedule terkait sebagai Realized — keempatnya
didokumentasikan sebagai otomasi tersendiri (lihat bagian Dokumen Terkait).
Seluruh proses berjalan di dalam Odoo YPII, pada dokumen School Fee Waiver Deduction itu
sendiri. Tidak ada sistem eksternal, notifikasi keluar Odoo, atau webhook yang terlibat.
Pemicunya adalah pemberian persetujuan pada level approval terakhir yang masih
tersisa pada dokumen berstatus Waiting for Approval (lihat
Menyetujui School Fee Waiver Deduction).
Sebelum status berpindah, sistem memeriksa satu gerbang: kolom Amount Unallocated
pada dokumen harus bernilai nol — artinya seluruh Amount Total sudah ditempatkan ke
baris-baris tab Allocations. Pemeriksaan ini terjadi di dalam transaksi yang sama
dengan penulisan persetujuan itu sendiri, tanpa ada titik penyimpanan di antara
keduanya. Bila Amount Unallocated belum nol, aksi ditolak dan tidak ada yang
tersimpan — termasuk persetujuan yang baru saja diberikan: dokumen tetap berstatus
Waiting for Approval, persis seperti sebelum tombol Approve ditekan, dan
perpindahan ke On Progress beserta seluruh otomasi lanjutannya (penerbitan nomor,
pembentukan jurnal, rekonsiliasi, penandaan Schedule) sama sekali tidak berjalan. Lihat
bagian Penanganan Error.
Perpindahan status ini adalah perilaku baku modul School Fee Waiver Deduction — tidak
ada layar konfigurasi Odoo (policy, approval, atau lainnya) yang dapat mengubah atau
mematikannya. Yang dapat dikonfigurasi hanyalah siapa yang berwenang memberikan
persetujuan terakhir tersebut, bukan apa yang terjadi setelahnya.
Bila Amount Unallocated belum nol saat persetujuan terakhir diberikan, seluruh aksi
ditolak dan tidak ada yang tersimpan sama sekali — bukan hanya perpindahan status yang
dibatalkan, melainkan persetujuan yang baru saja diklik pun ikut tidak tercatat. Dokumen
tetap berstatus Waiting for Approval, tidak ada entri jurnal yang terbentuk separuh
jalan, dan tidak ada baris Schedule yang berubah sebagian. Pengguna yang memberi
persetujuan terakhir perlu melengkapi tab Allocations terlebih dahulu hingga
Amount Unallocated menjadi nol, lalu meminta persetujuan diberikan ulang.
Kegagalan pada langkah mana pun dalam rangkaian otomasi ini membatalkan seluruh
perpindahan sekaligus — tidak ada dokumen yang tertinggal dengan jurnal separuh jadi
atau sebagian baris Schedule sudah ditandai sementara sisanya belum.
Perpindahan status dan riwayat persetujuan tercatat pada riwayat pesan di bagian bawah
formulir dokumen. Status dokumen saat ini selalu terlihat di statusbar bagian atas
formulir. Bila status masih Waiting for Approval setelah persetujuan yang diyakini
sudah lengkap, periksa kolom Amount Unallocated — nilai di atas nol pada kolom itu
menjelaskan mengapa perpindahan belum terjadi.