|
|
| Nomor Dokumen |
IK-7d751b13 |
| Modul Odoo |
School — Configuration — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_program (School Scholarship Program) |
| Menu |
School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs |
| Tombol Aksi |
Create |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Program |
| Perubahan Status |
tidak ada — Scholarship Program adalah data master tanpa alur status |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
23 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara membuat data master School Scholarship Program
(school_scholarship_program) di Odoo YPII. Scholarship Program menetapkan satu program beasiswa
beserta sekolah dan tahun ajaran yang dilayaninya, sumber dana yang boleh dipakainya, komponen
biaya yang ditanggungnya, kuota penerimanya, dan jurnal serta akun tempat pembukuannya mendarat.
Program inilah yang dirujuk dokumen Scholarship Award. Ketika Program dipilih pada
Scholarship Award, konfigurasi akuntansi program disalin ke dokumen tersebut, dan baris Scope
program menjadi sumber baris Benefit-nya. Karena itu kesalahan pada tab Scope akan
merambat ke setiap beasiswa yang diberikan di bawah program ini.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Program pada kategori
School - Configurator. Tanpa grup ini menu
School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs tidak terlihat. Per 23 Agustus
2026, grup ini baru beranggotakan pengguna Administrator Odoo YPII.
- Tersedia satu Scholarship Type yang akan memasok nilai bawaan akuntansi — lihat
Membuat Scholarship Type.
- Tersedia record School dan Academic Year yang akan dilayani program ini.
- Tersedia minimal satu Scholarship Funding Source yang akan mendanai beasiswa di bawah
program ini — lihat
Membuat Scholarship Funding Source.
- Tersedia minimal satu Product atau Product Category yang akan menjadi sasaran baris
Scope, misalnya produk uang sekolah.
- Buka menu School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs.
- Klik tombol Create.
- Isi field utama program:
- Name (wajib) — nama program, misalnya Beasiswa Ikhtus 2026/2027.
- Code (wajib) — penanda unik program. Isi secara manual, misalnya
BEA-IKHTUS-SDKD-2026. Di Odoo YPII, mengisi / dengan harapan kode terbit lewat tombol
Generate Code tidak akan berhasil — lihat catatan di bawah.
- Active — biarkan aktif untuk program yang akan dipakai.
- Operating Unit — unit operasional yang boleh memakai program ini.
- Sequence (wajib) — urutan tampil di antara program pada tahun ajaran yang sama,
bernilai bawaan 5.
- Scholarship Type (wajib) — jenis beasiswa yang diikuti program ini. Setelah dipilih,
seluruh field pada tab Deduction, Disbursement, dan Deferred Recognition terisi
sendiri dengan nilai bawaan dari jenis beasiswa tersebut.
- School (wajib) — sekolah yang dilayani program ini.
- Academic Year (wajib) — tahun ajaran yang dilayani program ini.
- Funding Basis (wajib) — dasar pemberian beasiswa: Merit Based, Need Based,
Hybrid, atau Categorical.
- Buka tab Eligibility dan isi grup Eligibility:
- Grades — jenjang kelas yang berhak atas program ini. Kosongkan agar seluruh jenjang
berhak.
- Funding Sources (wajib) — sumber dana yang boleh dipakai dokumen Scholarship Award di
bawah program ini. Boleh lebih dari satu.
- Quota — jumlah maksimum beasiswa yang boleh diberikan program ini. Biarkan 0 bila
program tidak dibatasi jumlah penerima.
- Is Renewable — centang bila beasiswa di bawah program ini boleh diperpanjang ke tahun
ajaran berikutnya.
- Max Renewal — jumlah perpanjangan maksimum. Isi hanya bila Is Renewable dicentang.
- Buka tab Scope dan tambahkan minimal satu baris. Program tanpa satu pun baris Scope
ditolak saat disimpan. Isi setiap baris:
- Scope Basis (wajib) — Product untuk menyasar satu produk, atau Product Category
untuk menyasar seluruh kategori produk. Nilai bawaannya Product.
- Product (wajib saat Scope Basis bernilai Product) — produk yang ditanggung baris ini,
misalnya [spp] Uang Sekolah.
- Product Category (wajib saat Scope Basis bernilai Product Category) — kategori produk
yang ditanggung baris ini.
- Benefit Type (wajib) — Fee Reduction untuk memotong tagihan siswa, atau Cash
untuk manfaat yang dibayarkan tunai. Nilai bawaannya Fee Reduction.
- Computation (wajib) — Percentage, Fixed Amount, atau Full Coverage.
- Percentage — persentase yang ditanggung. Isi saat Computation bernilai
Percentage; nilainya harus di atas 0 dan maksimal 100.
- Fixed Amount — nominal tetap yang ditanggung. Isi saat Computation bernilai
Fixed Amount.
- Max Amount per Period — batas atas yang boleh ditanggung baris ini dalam satu periode.
Biarkan 0 bila tanpa batas.
- Periodicity (wajib) — frekuensi manfaat, bernilai bawaan Per Payment Term. Baris
ber-Benefit Type Fee Reduction selalu terikat Per Payment Term, karena jadwal
potongannya diturunkan dari termin pembayaran siswa.
Nominal berbeda per siswa dalam satu sumber dana tidak menuntut Scholarship Program
terpisah. Isi Fixed Amount pada baris Scope dengan nominal yang paling umum
diberikan sumber dana ini. Nominal siswa yang berbeda dari nilai umum tersebut cukup
ditimpa pada baris Benefit dokumen Scholarship Award siswa yang bersangkutan —
lihat Membuat Scholarship Award.
Isi Quota pada tab Eligibility dengan jumlah siswa yang disebutkan donatur, agar
Scholarship Award yang dibuat di bawah program ini terbatas pada jumlah tersebut.
- Buka tab Criteria dan tambahkan daftar periksa kelayakan bila komite membutuhkannya. Tab
ini opsional. Isi setiap baris:
- Criteria (wajib) — uraian singkat kriteria.
- Evaluation Method (wajib) — Manual bila diperiksa komite, Domain bila
diturunkan dari domain pencarian, atau Python Code bila dinilai lewat kode.
- Domain — muncul dan wajib diisi saat Evaluation Method bernilai Domain.
- Python Code — muncul dan wajib diisi saat Evaluation Method bernilai Python Code.
- Is Hard Requirement — centang bila kegagalan kriteria ini langsung menggugurkan pelamar.
- Weight — bobot kriteria ini dalam penskoran komite.
- Buka tab Deduction dan periksa nilai yang sudah terisi dari Scholarship Type:
Deduction Journal (wajib), Discount Account (wajib), Is Employee Benefit, dan
Employee Benefit Account. Timpa nilainya bila program ini memang memerlukan jurnal atau
akun yang berbeda dari jenis beasiswanya. Centang Allow Asymmetric Recognition hanya bila
yayasan memang berniat menangguhkan pengakuan potongan atau beban beasiswa tanpa menangguhkan
pengakuan pendapatan terkait.
- Buka tab Disbursement dan tab Deferred Recognition, lalu periksa nilai yang sudah
terisi dari Scholarship Type. Timpa bila diperlukan.
- Buka tab Description dan isi field Description dengan uraian program, lalu tab Note
untuk keterangan tambahan.
- Simpan data master Scholarship Program.
Isi tab Scope dengan cermat. Baris Scope adalah sumber baris Benefit pada setiap
dokumen Scholarship Award di bawah program ini. Kekeliruan produk, besaran, atau
Periodicity di sini akan tersalin ke seluruh beasiswa yang diberikan, dan memperbaikinya
belakangan menuntut penyesuaian dokumen satu per satu.
Isi field Code secara manual. Tombol Generate Code pada header menuntut adanya
sequence.template aktif untuk model school_scholarship_program. Di Odoo YPII belum ada
template tersebut — rinciannya di
Membuat Kode Otomatis Scholarship Program.
Baris Scope ber-Benefit Type Cash belum pernah dicairkan di Odoo YPII. Modul pencairan
beasiswa (ssi_school_scholarship_disbursement) terpasang sejak 22 September 2026, versi
14.0.1.1.2. Baris semacam itu tetap dapat dibuat dan tetap menurunkan baris Benefit
pada Scholarship Award, tetapi belum ada satu pun dokumen pencairan yang pernah dibuat —
permukaannya belum pernah dipakai, bukan tidak tersedia.
- Data master School Scholarship Program baru tersimpan dan berstatus aktif.
- Seluruh field pada tab Deduction, Disbursement, dan Deferred Recognition berisi
salinan nilai dari Scholarship Type yang dipilih, beserta timpaan yang dilakukan pengguna.
- Program yang baru dibuat dapat dipilih pada field Program saat membuat dokumen
Scholarship Award — lihat
Membuat Scholarship Award.
- Quota Used bernilai nol, dan akan bertambah sendiri seiring dokumen Scholarship Award di
bawah program ini mencapai status On Progress atau Done.
- Quota Available bernilai nol dan akan tetap nol pada versi modul yang terpasang di Odoo
YPII. Sisa kuota dibaca dengan mengurangkan Quota Used dari Quota secara manual.
- Baris pada tab Scope siap dipakai sebagai sumber baris Benefit dokumen Scholarship Award.
- Menu School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs tidak terlihat. Pengguna
belum termasuk grup Scholarship Program. Ajukan penambahan grup tersebut kepada
administrator Odoo YPII.
- Penyimpanan ditolak karena tab Scope kosong. Program wajib memiliki minimal satu baris
Scope. Tambahkan baris cakupan biaya, lalu simpan ulang.
- Field Percentage ditolak. Saat Computation bernilai Percentage, nilai Percentage
harus di atas 0 dan maksimal 100.
- Field Product dan Product Category tidak dapat diisi bersamaan. Keduanya saling meniadakan:
isi Product saat Scope Basis bernilai Product, atau Product Category saat
Scope Basis bernilai Product Category.
- Periodicity baris Fee Reduction tidak dapat diubah. Baris ber-Benefit Type
Fee Reduction selalu terikat Per Payment Term, karena jadwal potongannya diturunkan dari
termin pembayaran siswa. Ubah Benefit Type menjadi Cash bila memang membutuhkan
frekuensi lain.
- Field pada tab Deduction tidak terisi otomatis. Nilai bawaan hanya mengalir saat field
Scholarship Type dipilih. Pilih ulang Scholarship Type untuk memicu pengisiannya, atau
isi jurnal dan akunnya secara manual.
- Quota Available bernilai nol padahal kuota masih tersisa. Field ini belum tersambung ke
sumber datanya pada ssi_school_scholarship@14.0.1.6.3 dan nilainya dipatok nol. Hitung sisa
kuota dengan mengurangkan Quota Used dari Quota.
- Tombol Generate Code berakhir dengan pesan
Problem: No sequence template found. Belum ada
sequence.template untuk model school_scholarship_program di Odoo YPII. Isi field Code
secara manual.
- Menu Print terbuka tanpa pilihan laporan. Tombol Print membuka wizard Select Report To
Print, tetapi tidak ada laporan terdaftar untuk model beasiswa mana pun di Odoo YPII.