|
|
| Nomor Dokumen |
IK-452141d0 |
| Modul Odoo |
School — Configuration — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_program (School Scholarship Program) |
| Menu |
School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs |
| Tombol Aksi |
Edit |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Program |
| Perubahan Status |
tidak ada — Scholarship Program adalah data master tanpa alur status |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
23 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara mengubah data master School Scholarship Program
(school_scholarship_program) di Odoo YPII — misalnya menambah kuota penerima, menambah sumber
dana yang boleh dipakai, menyesuaikan besaran pada baris Scope, melengkapi tab Criteria
yang masih kosong, atau memperbaiki jurnal dan akun yang keliru.
Instruksi kerja ini juga menegaskan batas dampak perubahan tersebut. Dokumen
Scholarship Award menyalin konfigurasi akuntansi dan baris Benefit dari program pada saat
dokumen itu dibuat. Mengubah program tidak menyusul memperbarui dokumen beasiswa yang sudah
ada — hanya dokumen yang dibuat sesudahnya yang memakai nilai baru.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Program pada kategori
School - Configurator. Per 23 Agustus 2026, grup ini baru beranggotakan
pengguna Administrator Odoo YPII.
- Record Scholarship Program yang akan diubah sudah ada di Odoo YPII.
- Bila Funding Sources akan ditambah, sumber dana penggantinya sudah ada dan berstatus aktif.
- Bila Quota akan dinaikkan, penambahan kuota sudah disepakati Bidang Keuangan YPII.
- Sudah diketahui berapa dokumen Scholarship Award yang sudah dibuat di bawah program ini,
karena dokumen tersebut tidak ikut berubah dan perlu ditinjau terpisah bila perubahannya
menyangkut besaran manfaat.
- Buka menu School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs.
- Klik record Scholarship Program yang akan diubah untuk membuka formulirnya.
- Periksa nilai Quota Used pada tab Eligibility sebelum mengubah apa pun. Nilai itu
menunjukkan berapa dokumen Scholarship Award yang sudah berjalan di bawah program ini dan
karena itu tidak akan ikut berubah.
- Klik tombol Edit.
- Ubah field utama yang diperlukan: Name, Code, Operating Unit, Sequence,
School, Academic Year, atau Funding Basis.
- Bila Scholarship Type diganti, perhatikan bahwa penggantian itu menimpa ulang seluruh
field pada tab Deduction, Disbursement, dan Deferred Recognition dengan nilai
bawaan jenis beasiswa yang baru. Timpaan yang sebelumnya dilakukan manual akan hilang.
- Buka tab Eligibility dan sesuaikan Grades, Funding Sources, Quota,
Is Renewable, atau Max Renewal.
- Buka tab Scope dan sesuaikan baris cakupan biaya. Baris dapat diubah, ditambah, atau
dihapus, tetapi minimal satu baris harus tetap ada — program tanpa baris Scope ditolak
saat disimpan.
- Buka tab Criteria dan sesuaikan daftar periksa kelayakan bila diperlukan.
- Buka tab Deduction, Disbursement, dan Deferred Recognition untuk menyesuaikan
jurnal dan akun program ini.
- Buka tab Description dan tab Note untuk menyesuaikan uraian dan catatan program.
- Simpan perubahan.
Perubahan program tidak merambat ke dokumen beasiswa yang sudah ada. Dokumen
Scholarship Award menyimpan salinan konfigurasi akuntansi program dan menurunkan baris
Benefit-nya dari baris Scope pada saat dokumen itu dibuat. Mengubah baris Scope hari
ini tidak mengubah manfaat beasiswa yang sudah berjalan, dan tidak mengubah jurnal yang sudah
terbit. Dokumen yang perlu ikut disesuaikan harus ditinjau satu per satu.
Mengganti Scholarship Type menghapus seluruh timpaan akuntansi. Field pada tab
Deduction, Disbursement, dan Deferred Recognition akan terisi ulang dari jenis
beasiswa yang baru dipilih. Catat lebih dulu nilai yang sudah ditimpa manual bila nilai itu
masih dibutuhkan.
Menurunkan Quota di bawah Quota Used tidak membatalkan beasiswa yang sudah diberikan.
Quota Used dihitung dari dokumen Scholarship Award berstatus On Progress atau Done.
Menurunkan Quota hanya menutup pemberian beasiswa berikutnya; dokumen yang sudah berjalan
tetap berlaku.
- Data master School Scholarship Program tersimpan dengan nilai yang sudah diperbarui.
- Dokumen Scholarship Award yang dibuat setelah perubahan ini akan memakai konfigurasi
akuntansi dan baris Scope yang baru.
- Dokumen Scholarship Award yang sudah ada tidak berubah sama sekali, termasuk baris
Benefit, baris Schedule, dan jurnal yang sudah terbit.
- Quota Used menyesuaikan diri sendiri mengikuti dokumen Scholarship Award yang berjalan.
- Quota Available tetap bernilai nol, karena field tersebut belum tersambung ke sumber
datanya pada versi modul yang terpasang di Odoo YPII.
- Tombol Edit tidak muncul. Pengguna belum termasuk grup Scholarship Program dan hanya
memperoleh hak baca atas model school_scholarship_program.
- Penyimpanan ditolak karena tab Scope kosong. Seluruh baris Scope terhapus. Program wajib
memiliki minimal satu baris cakupan biaya.
- Nilai pada tab Deduction berubah sendiri setelah Scholarship Type diganti. Ini memang
perilaku yang dikehendaki: memilih Scholarship Type mengisi ulang seluruh field akuntansi
dengan nilai bawaan jenis beasiswa yang baru. Timpa kembali secara manual bila nilai lamanya
masih diperlukan.
- Baris Scope sudah diubah tetapi manfaat pada Scholarship Award lama tetap sama. Ini bukan
kegagalan sistem. Baris Benefit dokumen diturunkan dari baris Scope pada saat dokumen
dibuat, lalu disimpan sebagai salinan. Sesuaikan baris Benefit pada dokumen yang
bersangkutan bila memang perlu diubah.
- Sumber dana baru sudah ditambahkan tetapi tidak muncul pada tab Funding Scholarship Award.
Pilihan sumber dana pada dokumen dibatasi field Funding Sources program pada saat dokumen
dibuka. Buka ulang dokumennya, atau pastikan sumber dana tersebut berstatus aktif.
- Quota Used tidak sesuai dengan yang diperkirakan. Field ini hanya menghitung dokumen
Scholarship Award berstatus On Progress atau Done. Dokumen yang masih Draft,
Waiting for Approval, Rejected, atau Cancelled tidak ikut dihitung.