Memastikan setiap leads yang masuk dari channel manapun (digital, event, referral, feeder, sibling, walk-in) tercatat otomatis di Odoo dengan status Baru Masuk, label channel yang benar, dan validasi Kode Khusus (referral/sibling) diterapkan secara otomatis jika diisi.
Berlaku untuk semua channel leads masuk: pop-up form Contact Page (digital/event) dan walk-in/telepon melalui QR permanen Walk-in/Direct yang juga membuka Contact Page. Pada semua channel, leads terbentuk dari pengiriman formulir Contact Page, bukan dari pembuatan lead manual di CRM Odoo. Prasyarat: Pre-1 (data master siswa aktif & histori) dan Pre-2 (channel taxonomy, QR permanen, tracking code) selesai.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Kode Khusus | Kode unik yang diisi calon orang tua di pop-up form: untuk kode referral (dari orang tua gelombang 1) atau kode sibling (dari Admin TU) |
| Diskon Referral | Diskon diberikan jika kode referral valid — anak yang didaftarkan eksternal YPII, bukan saudara siswa aktif |
| Diskon Sibling | Diskon diberikan jika data anak cocok dengan Data Master Siswa Aktif berdasarkan nomor KK |
| Duplikat | Submission dengan nama anak dan tanggal lahir yang sama dengan leads yang sudah ada — diperlakukan sebagai satu leads (anchor = submission pertama) |
| Walk-in | Calon orang tua yang datang langsung ke unit atau menghubungi unit lewat telepon tanpa pengisian form online terlebih dahulu. Pendaftarannya tetap ditempuh lewat Contact Page yang diakses dari QR permanen Walk-in/Direct atau link pendaftaran yang diberikan Admin TU |
| Contact Page | Halaman formulir pendaftaran publik YPII yang dituju oleh QR permanen Walk-in/Direct maupun link pendaftaran. Setiap pengiriman formulir Contact Page membentuk leads di Odoo secara otomatis |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Sistem Odoo | Capture otomatis leads dari pop-up form, validasi Kode Khusus, deteksi duplikasi, dan penerapan diskon |
| Tim SPMB | Memastikan QR/link/kode referral tersebar dengan benar sesuai channel masing-masing |
| Admin TU | Memberikan link pendaftaran atau QR permanen Walk-in/Direct — keduanya membuka Contact Page — kepada calon orang tua walk-in maupun penelepon; bila calon orang tua perlu dibantu, Admin TU mengisikan Contact Page tersebut, bukan membuat lead manual di CRM Odoo. Admin TU juga memberikan kode sibling jika diminta |
| PIC SPMB | Memantau leads masuk dan menangani anomali validasi atau label channel |
Pelaksana: Calon orang tua (sistem)
Aktivitas: Calon orang tua mengakses pop-up form Contact Page melalui channel sesuai: event, ads, referral, feeder, sibling, atau walk-in. Pada channel walk-in dan telepon, Admin TU memberikan link pendaftaran atau mempersilakan calon orang tua memindai QR permanen Walk-in/Direct yang tersedia di meja TU — keduanya membuka Contact Page. Calon orang tua mengisi Contact Page tersebut; bila calon orang tua perlu dibantu, Admin TU yang mengisikan Contact Page tersebut.
Untuk leads walk-in dan telepon, jalur yang berlaku adalah pengisian Contact Page — lihat Mengisi dan Mengirim Formulir Pendaftaran Calon Siswa di Contact Page. Membuat atau menginput lead langsung di CRM Odoo untuk kasus walk-in atau telepon tidak dibenarkan; leads harus terbentuk dari pengiriman formulir Contact Page, sama seperti jalur pendaftaran online.
Pelaksana: Calon orang tua
Aktivitas: Calon orang tua mengisi data wajib: nama orang tua, no WA orang tua, nama tanggal lahir anak, dan jenjang yang diminati.
Pelaksana: Calon orang tua, atau Admin TU bila membantu mengisikan Contact Page
Aktivitas: Kolom Kode Khusus tersedia di semua channel termasuk walk-in. Diisi jika calon orang tua memiliki kode referral (dari orang tua gelombang 1) atau kode sibling (diminta dari Admin TU).
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Jika kolom diisi, sistem memvalidasi:
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Jika validasi berhasil, sistem menerapkan skema diskon yang sudah ditetapkan Yayasan (Pre-1 item 8), mengubah label channel menjadi Referral Wali Murid atau Sibling/Alumni, dan mencatat benefit untuk pemberi kode referral.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Tidak ada diskon yang diterapkan. Label channel mengikuti sumber asal — yaitu QR/link yang digunakan untuk mengakses pop-up form.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Sistem mengecek kombinasi nama anak dan tanggal lahir anak terhadap leads yang sudah ada. Jika cocok, submission ini dianggap duplikat dari leads yang sama — data leads pertama tetap menjadi anchor, namun jika submission baru membawa Kode Khusus yang valid, benefit/diskon dari Kode Khusus submission kedua tetap diterapkan ke leads yang sudah ada.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Leads tersimpan otomatis di Odoo dengan status Baru Masuk, lengkap dengan label channel, tracking code kegiatan (jika dari event), dan informasi Kode Khusus (jika digunakan dan/atau valid).
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Capture otomatis dari pop-up form | Real-time, tidak ada delay |
| Pemberian link pendaftaran atau QR permanen Walk-in/Direct oleh Admin TU, termasuk pengisian Contact Page bila Admin TU membantu | Dilakukan saat itu juga: untuk walk-in sebelum calon orang tua meninggalkan lokasi, untuk telepon selama percakapan berlangsung |