Memastikan setiap leads yang masuk dari channel manapun (digital, event, referral, feeder, sibling, walk-in) tercatat otomatis di Odoo dengan status Baru Masuk, label channel yang benar, dan validasi Kode Khusus (referral/sibling) diterapkan secara otomatis jika diisi.
Berlaku untuk semua channel leads masuk: pop-up form (digital/event), walk-in via QR permanen, dan input manual Admin TU. Prasyarat: Pre-1 (data master siswa aktif & histori) dan Pre-2 (channel taxonomy, QR permanen, tracking code) selesai.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Kode Khusus | Kode unik yang diisi calon orang tua di pop-up form: untuk kode referral (dari orang tua gelombang 1) atau kode sibling (dari Admin TU) |
| Diskon Referral | Diskon diberikan jika kode referral valid — anak yang didaftarkan eksternal YPII, bukan saudara siswa aktif |
| Diskon Sibling | Diskon diberikan jika data anak cocok dengan Data Master Siswa Aktif berdasarkan nomor KK |
| Duplikat | Submission dengan nama anak dan tanggal lahir yang sama dengan leads yang sudah ada — diperlakukan sebagai satu leads (anchor = submission pertama) |
| Walk-in | Calon orang tua yang datang langsung ke unit tanpa pengisian form online terlebih dahulu |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Sistem Odoo | Capture otomatis leads dari pop-up form, validasi Kode Khusus, deteksi duplikasi, dan penerapan diskon |
| Tim SPMB | Memastikan QR/link/kode referral tersebar dengan benar sesuai channel masing-masing |
| Admin TU | Input manual untuk leads walk-in/telepon via QR permanen Walk-in/Direct, termasuk Kode Khusus jika ada |
| PIC SPMB | Memantau leads masuk dan menangani anomali validasi atau label channel |
Pelaksana: Calon orang tua (sistem)
Aktivitas: Calon orang tua mengakses pop-up form melalui channel sesuai: event, ads, referral, feeder, sibling, atau walk-in (diinput Admin TU via QR permanen Walk-in/Direct).
Pelaksana: Calon orang tua
Aktivitas: Calon orang tua mengisi data wajib: nama orang tua, no WA orang tua, nama tanggal lahir anak, dan jenjang yang diminati.
Pelaksana: Calon orang tua atau Admin TU
Aktivitas: Kolom Kode Khusus tersedia di semua channel termasuk walk-in. Diisi jika calon orang tua memiliki kode referral (dari orang tua gelombang 1) atau kode sibling (diminta dari Admin TU).
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Jika kolom diisi, sistem memvalidasi:
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Jika validasi berhasil, sistem menerapkan skema diskon yang sudah ditetapkan Yayasan (Pre-1 item 8), mengubah label channel menjadi Referral Wali Murid atau Sibling/Alumni, dan mencatat benefit untuk pemberi kode referral.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Tidak ada diskon yang diterapkan. Label channel mengikuti sumber asal — yaitu QR/link yang digunakan untuk mengakses pop-up form.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Sistem mengecek kombinasi nama anak dan tanggal lahir anak terhadap leads yang sudah ada. Jika cocok, submission ini dianggap duplikat dari leads yang sama — data leads pertama tetap menjadi anchor, namun jika submission baru membawa Kode Khusus yang valid, benefit/diskon dari Kode Khusus submission kedua tetap diterapkan ke leads yang sudah ada.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Leads tersimpan otomatis di Odoo dengan status Baru Masuk, lengkap dengan label channel, tracking code kegiatan (jika dari event), dan informasi Kode Khusus (jika digunakan dan/atau valid).
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Capture otomatis dari pop-up form | Real-time, tidak ada delay |
| Input manual walk-in oleh Admin TU | Dilakukan saat itu juga, sebelum calon orang tua meninggalkan lokasi |