Memastikan Tim SPMB segera mengetahui setiap leads baru yang masuk agar follow-up dapat dilakukan sesuai SLA, dengan skema eskalasi berjenjang jika tidak direspons.
Berlaku untuk semua leads baru yang masuk ke Odoo dari channel manapun. Prasyarat: F1-1 selesai (leads sudah tersimpan di Odoo dengan status Baru Masuk) dan integrasi Odoo-Telegram sudah aktif.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Notifikasi Awal | Pesan Telegram otomatis dari Odoo ke grup Tim SPMB saat leads baru masuk |
| Hot Lead | Leads dari channel Walk-in/Direct ATAU Kode Khusus referral/sibling yang valid — SLA follow-up 2 jam |
| Normal Lead | Leads dari channel lain — SLA follow-up 24 jam |
| Eskalasi PIC SPMB | Notifikasi otomatis ke PIC SPMB via Telegram jika SLA terlampaui tanpa follow-up tercatat |
| Fallback Manual | Prosedur cadangan jika integrasi Telegram gagal — cek dashboard war room setiap hari kerja pukul 16.00 |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Sistem Odoo | Mengirim notifikasi otomatis ke grup Telegram Tim SPMB setiap leads baru masuk |
| Tim SPMB / Admin TU | Menerima notifikasi dan melakukan follow-up sesuai SLA |
| PIC SPMB | Menerima eskalasi otomatis jika SLA terlampaui tanpa follow-up tercatat |
| Ketua Yayasan Cabang | Menerima eskalasi lapis kedua jika PIC SPMB juga melampaui SLA tambahan |
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Sistem Odoo otomatis mengirim notifikasi ke grup Telegram Tim SPMB setiap kali leads baru masuk dengan status Baru Masuk. Notifikasi mencakup: nama calon siswa, jenjang yang diminati, channel sumber, dan link langsung ke leads di Odoo.
Durasi: Real-time setelah leads masuk
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: SLA mulai dihitung sejak notifikasi terkirim, mengikuti SLA F2-1: hot lead maksimal 2 jam, normal lead maksimal 24 jam.
Pelaksana: Tim SPMB / Admin TU
Aktivitas: Tim SPMB atau Admin TU melakukan follow-up pertama ke leads sesuai SLA dan mendokumentasikan hasilnya di Odoo (lanjut ke F2-1).
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Jika dalam SLA belum ada follow-up tercatat di Odoo, sistem otomatis mengirim notifikasi eskalasi ke PIC SPMB via Telegram.
Pelaksana: PIC SPMB
Aktivitas: PIC SPMB menindaklanjuti eskalasi — menugaskan ulang ke anggota Tim SPMB lain atau menangani langsung.
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Notifikasi awal | Real-time setelah leads masuk |
| Follow-up oleh Tim SPMB/Admin TU | Hot lead: maksimal 2 jam; Normal lead: maksimal 24 jam |
| Eskalasi ke PIC SPMB | Otomatis saat SLA terlampaui tanpa follow-up tercatat |
| Eskalasi ke Ketua Yayasan Cabang | Jika PIC SPMB juga melampaui SLA tambahan |
| Fallback manual jika Telegram gagal | Cek dashboard/war room setiap hari kerja pukul 16.00 |