Memastikan setiap leads yang masuk dihubungi sesuai SLA berdasarkan tingkat urgensi (Hot/Normal), dengan percobaan kontak pertama yang sekaligus berfungsi sebagai validasi nomor WA.
Berlaku untuk semua leads baru yang masuk ke Odoo. Prasyarat: F1-2 selesai (Tim SPMB sudah menerima notifikasi leads baru) dan template follow-up (Pre-3) sudah aktif.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Hot Lead | Leads dari channel Walk-in/Direct ATAU Kode Khusus referral/sibling yang valid — SLA follow-up 2 jam |
| Normal Lead | Leads dari channel lain — SLA follow-up 24 jam |
| Template Kontak Pertama | Template WA yang sudah disetujui PIC SPMB (Pre-3) untuk kontak pertama |
| Validasi Kontak | Konfirmasi bahwa nomor WA dapat menerima pesan — diketahui dari percobaan kirim WA pertama |
| Kontak Invalid | Nomor WA gagal terkirim atau tidak terdaftar — leads ditutup dengan reason "Kontak Invalid" |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Sistem Odoo | Klasifikasi otomatis Hot/Normal berdasarkan channel dan Kode Khusus, kirim notifikasi Telegram dengan format berbeda untuk Hot lead |
| Admin TU | Melakukan follow-up pertama via WA menggunakan template approved |
| PIC SPMB | Memantau kepatuhan SLA |
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Sistem Odoo mengklasifikasikan leads sebagai Hot jika channel = Walk-in/Direct ATAU Kode Khusus (referral/sibling) valid. Leads lainnya diklasifikasikan Normal.
Pelaksana: Sistem Odoo
Aktivitas: Notifikasi Telegram (F1-2) menggunakan format pesan berbeda untuk Hot lead — lebih mencolok/menandakan urgensi — agar Tim SPMB langsung tahu prioritas tanpa menilai manual.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Admin TU menghubungi leads via WA menggunakan template Kontak Pertama yang sudah disetujui (Pre-3).
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: Percobaan kontak ini sekaligus menjadi tes validitas nomor WA — tidak ada langkah validasi terpisah.
Pelaksana: Admin TU
Aktivitas: SLA dihitung sejak notifikasi diterima: Hot lead maksimal 2 jam, Normal lead maksimal 24 jam.
| Tipe Leads | Batas Waktu Follow-up |
|---|---|
| Hot lead (Walk-in/Direct ATAU Kode Khusus referral/sibling valid) | Maksimal 2 jam dari notifikasi |
| Normal lead | Maksimal 24 jam dari notifikasi |