Memastikan orang tua/wali calon siswa dapat mengisi dan mengirim formulir pendaftaran pada aplikasi Contact Page dengan benar, sehingga data calon siswa tercatat sebagai leads baru (crm.lead) di Odoo dan dapat ditindaklanjuti oleh panitia Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII).
Contact Page adalah aplikasi web publik satu halaman, tanpa perlu login, yang dipakai untuk menangkap pendaftaran calon siswa. Satu deployment (satu penerapan) Contact Page melayani satu sekolah/yayasan dengan daftar unit sekolah dan warna merek miliknya sendiri, yang ditentukan oleh konfigurasi masing-masing deployment — bukan oleh instruksi kerja ini.
Jangan menghapus atau mengubah parameter UTM (
utm_source,utm_medium,utm_campaign) pada URL tautan kampanye. Parameter ini terisi otomatis ke formulir dan dipakai untuk melacak sumber leads di Odoo. Menghapus parameter ini tidak menggagalkan pengiriman formulir, tetapi membuat sumber pendaftaran tidak dapat dilacak.
Isi setiap kolom formulir sesuai label dan ketentuan berikut.
| Kolom (label persis) | Wajib | Ketentuan Pengisian |
|---|---|---|
| "Nama calon siswa" | Ya | Nama lengkap calon siswa. |
| "Tanggal lahir calon siswa" | Tidak | Kolom tanggal; boleh dikosongkan. |
| "Unit sekolah yang dituju" | Ya | Pilih satu opsi dari dropdown. Daftar opsi berasal dari konfigurasi deployment Contact Page yang sedang dibuka, sehingga berbeda-beda antar sekolah/yayasan. Placeholder sebelum dipilih adalah "Pilih unit sekolah". |
| "Nama orang tua/wali" | Ya | Nama lengkap orang tua atau wali calon siswa. |
| "No. WhatsApp orang tua/wali" | Ya | Nomor WhatsApp aktif. Kolom ini otomatis menyaring hanya digit saat diketik; contoh format 081234567890. |
| "Email orang tua/wali" | Ya | Alamat email aktif; format divalidasi otomatis oleh peramban. |
| "Kode referal (opsional)" | Tidak | Diisi hanya bila calon siswa memiliki kode referal dari pihak sekolah/yayasan. Kosongkan bila tidak ada. |
3 + 5 = ?.Soal captcha bersifat sekali pakai dan hanya berlaku 10 menit sejak dimuat. Tidak ada tombol muat ulang captcha manual pada halaman ini — bila soal sudah kedaluwarsa atau jawaban ditolak saat formulir dikirim, sistem otomatis memuat soal baru dan mengosongkan kolom jawaban; cukup hitung ulang soal yang baru muncul.
Pesan gagal pada Contact Page selalu ditampilkan berwarna merah, apa pun warna merek deployment sekolah/yayasan tujuan. Pesan berhasil memakai warna merek deployment. Perbedaan warna ini membantu memastikan status pengiriman secara sekilas.
res.partner di Odoo, dan sebuah crm.lead baru berjudul "Pendaftaran Calon Siswa - " terbentuk beserta nomor telepon, email, dan (bila kode referal diisi) deskripsi berisi kode referal tersebut.crm.lead terisi otomatis bila nama unit sekolah yang dipilih cocok persis dengan record sekolah yang terdaftar di Odoo.Pengiriman formulir tetap dianggap berhasil dan menampilkan pesan sukses yang sama meskipun nama unit sekolah yang dipilih tidak cocok dengan record sekolah manapun di Odoo. Dalam kondisi ini,
crm.leadtetap terbentuk tetapi tanpa sekolah/tim/penanggung jawab/unit operasi terisi, dan orang tua/wali tidak mendapat tanda apa pun bahwa pemetaan unit sekolah tersebut gagal.
Mekanisme pengiriman email konfirmasi ke orang tua/wali setelah pengiriman berhasil tidak dapat dipastikan dari aplikasi Contact Page ini; kemungkinan besar ditangani oleh otomasi terpisah di sisi Odoo.
| Pesan/Masalah | Penyebab | Penanganan |
|---|---|---|
| "Daftar unit sekolah belum dikonfigurasi. Silakan hubungi admin." | Deployment Contact Page yang sedang dibuka belum memiliki konfigurasi daftar unit sekolah | Hubungi administrator sistem atau Tata Usaha (TU) sekolah agar konfigurasi daftar unit sekolah dilengkapi; dropdown "Unit sekolah yang dituju" dan tombol "Kirim Pendaftaran" nonaktif selama kondisi ini berlangsung |
| "Gagal memuat soal captcha. Muat ulang halaman atau coba lagi." | Pengambilan soal captcha gagal setelah dua kali percobaan otomatis | Muat ulang (refresh) halaman peramban, lalu ulangi pengisian formulir |
| "Jawaban captcha salah atau soal sudah kedaluwarsa. Silakan coba lagi." | Jawaban captcha yang diketik salah, atau soal sudah lewat 10 menit sejak dimuat | Tunggu soal baru dimuat otomatis (kolom jawaban ikut dikosongkan), hitung ulang soalnya, lalu kirim formulir kembali |
| "Terjadi kesalahan saat mengirim formulir. Silakan coba lagi." | Konfigurasi server pada deployment tidak lengkap, server Odoo tidak dapat dihubungi, atau balasan server tidak dikenali | Tunggu beberapa saat lalu coba kirim ulang; bila berulang kali gagal, laporkan ke administrator sistem/Tata Usaha (TU) sekolah untuk pengecekan konfigurasi deployment |
"Field wajib tidak boleh kosong" beserta daftar nama teknis field (mis. nama_anak, wa_orang_tua_siswa) |
Server menolak pengiriman karena salah satu field wajib masih kosong saat data sampai di server | Cocokkan nama teknis yang disebutkan dengan tabel kolom formulir pada dokumen ini, lengkapi kolom terkait, lalu kirim ulang |
| Pesan validasi bawaan peramban muncul di bawah kolom (mis. kolom wajib kosong atau format email tidak sesuai) | Kolom wajib belum diisi, atau format email tidak valid, diperiksa langsung oleh peramban sebelum data dikirim ke server | Lengkapi kolom sesuai petunjuk peramban; teks dan bahasa pesan mengikuti pengaturan bahasa peramban pengguna |