Prosedur Persiapan Tahun Anggaran Baru ini menyiapkan fondasi sistem sebelum siklus penyusunan RAB
dijalankan: memastikan master data kategori mutakhir dan setiap organisasi memiliki akun untuk
mengisi anggarannya. Prosedur dijalankan oleh Admin Yayasan dan menjadi prasyarat SOP Siklus
Konsolidasi RAB Berjenjang (SOP-f68b0b7a).
Memastikan siklus RAB tahun anggaran baru dapat dibuka dengan master kategori (biaya, pendapatan,
investasi) yang benar dan lengkap, serta seluruh organisasi (Unit, Cabang, Pusat) memiliki akun aktif
dan kredensial yang telah diterima penanggung jawabnya.
Prosedur Persiapan Tahun Anggaran Baru berlaku untuk kegiatan administrasi di Panel Admin aplikasi
Budget YPII, dimulai saat keputusan membuka tahun anggaran baru diambil dan berakhir saat Admin
Yayasan menyatakan siklus RAB siap diisi. Penyusunan anggaran per organisasi berada di luar lingkup
ini dan ditangani oleh SOP-f68b0b7a
beserta sub-SOP tingkatnya.
Dalam prosedur Persiapan Tahun Anggaran Baru, peran yang terlibat adalah
Admin Yayasan (menyiapkan master data & akun) dan
Penanggung Jawab Organisasi (menerima kredensial dan mengonfirmasi akses).
Prosedur Persiapan Tahun Anggaran Baru menggunakan Panel Admin aplikasi Budget YPII (halaman Kategori
Biaya, Kategori Pendapatan, Kategori Investasi, dan Pengguna) serta saluran komunikasi aman untuk
menyerahkan kredensial kepada penanggung jawab organisasi.
Pemicu (Start Event): Proses dimulai ketika keputusan membuka tahun anggaran baru diambil (timer:
menjelang periode anggaran, atau message: instruksi memulai siklus).
Pelaku (Lanes): Admin Yayasan dan Penanggung Jawab Organisasi.
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Tipe Gateway: Parallel (AND) — fork
Aturan: Peninjauan tiga master kategori (langkah 2, 3, dan 4) dikerjakan bersamaan karena saling
independen.
Penggabungan (Merge): Ketiga jalur bertemu kembali di langkah 5 (join).
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Master kategori biaya tahun sebelumnya
Aktivitas: Menambah, mengubah, atau menonaktifkan kategori biaya beserta flag klasifikasinya
agar sesuai kebutuhan tahun anggaran baru.
Output (Data Object): Master kategori biaya mutakhir
Rincian/turunan: IK-5a258878
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Master kategori pendapatan tahun sebelumnya
Aktivitas: Menambah, mengubah, atau menonaktifkan kategori pendapatan beserta metode
kalkulasinya.
Output (Data Object): Master kategori pendapatan mutakhir
Rincian/turunan: IK-875b31a7
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Master kategori investasi tahun sebelumnya
Aktivitas: Menambah atau mengubah kategori investasi beserta umur ekonomis default per kategori.
Output (Data Object): Master kategori investasi mutakhir
Rincian/turunan: IK-2e8bacad
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Daftar organisasi (Unit/Cabang/Pusat) yang akan menyusun RAB
Aktivitas: Memastikan setiap organisasi memiliki akun; membuat akun baru atau mereset password
bagi organisasi yang membutuhkan.
Output (Data Object): Akun organisasi aktif + kredensial
Rincian/turunan: IK-eb6ca4bb
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Kredensial organisasi
Aktivitas: Menyerahkan kredensial masing-masing organisasi kepada penanggung jawabnya melalui
saluran aman.
Output (Data Object): Kredensial diterima organisasi
Serah-terima (Message Flow): Admin Yayasan mengirimkan kredensial ke lane Penanggung Jawab
Organisasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan (menerima dari Penanggung Jawab Organisasi)
Input (Data Object): Konfirmasi login berhasil dari organisasi
Aktivitas: Menerima konfirmasi bahwa penanggung jawab organisasi dapat login dan mengakses
organisasinya.
Output (Data Object): Seluruh organisasi terkonfirmasi dapat mengakses
Serah-terima (Message Flow): Penanggung Jawab Organisasi mengirimkan konfirmasi ke Admin
Yayasan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Yayasan
Input (Data Object): Master data mutakhir + akun terkonfirmasi
Aktivitas: Menyatakan bahwa fondasi siap dan siklus RAB dapat dibuka.
Output (Data Object): Siklus RAB siap diisi (masukan bagi
SOP-f68b0b7a langkah 1)
Serah-terima (Message Flow): Menyerahkan status kesiapan ke SOP induk
SOP-f68b0b7a
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses
Akhir Proses (End Event): "Fondasi tahun anggaran siap, siklus RAB dapat dibuka".
Langkah peninjauan master kategori dan penyiapan akun dirinci pada Instruksi Kerja terkait di
bagian Dokumen Terkait. Prosedur ini mendahului dan menjadi prasyarat SOP Siklus Konsolidasi RAB
Berjenjang (SOP-f68b0b7a).
Pada prosedur Persiapan Tahun Anggaran Baru, titik kontrol adalah langkah 7: siklus tidak dinyatakan
siap sebelum seluruh penanggung jawab organisasi mengonfirmasi dapat login. Verifikasi master data
dilakukan pada langkah 2–4 dengan memastikan flag kategori dan metode kalkulasi sesuai kebijakan
tahun berjalan.
Bila sebuah organisasi belum memiliki penanggung jawab atau kredensial tidak dapat diserahkan dengan
aman, Admin Yayasan menunda penyerahan untuk organisasi tersebut dan tetap melanjutkan organisasi
lain; siklus baru dinyatakan siap setelah seluruh organisasi terkonfirmasi. Masalah master data yang
memerlukan keputusan kebijakan dieskalasi ke
Kepala Bidang Keuangan YPII.
SOP-f68b0b7a (proses yang diprasyarati prosedur ini)IK-5a258878IK-875b31a7IK-2e8bacadIK-eb6ca4bb