Setelah formulir pendaftaran selesai dan hasil seleksi calon siswa dinyatakan lulus, orang tua/wali dapat mendaftarkan anaknya ke sekolah langsung dari Portal SPMB. Aksi itu membentuk dokumen School Admission di Odoo YPII beserta termin-termin pembayaran Uang Pangkalnya, tanpa ada petugas yang membuatkan dokumen tersebut lebih dulu.
Portal SPMB memeriksa dua gerbang berturut-turut: formulir pendaftaran calon siswa sudah berstatus selesai, dan hasil tes seleksinya sudah ada, sudah selesai, serta dinyatakan lulus. Bila keduanya terpenuhi, Portal SPMB meminta Odoo YPII membentuk dokumen School Admission dari pendaftaran calon siswa tersebut. Dokumen itu terbentuk lengkap dengan daftar termin pembayaran Uang Pangkal, yang kemudian ditampilkan Portal SPMB kepada orang tua/wali untuk disetujui.
Persetujuan termin oleh orang tua/wali adalah aksi terpisah yang memindahkan dokumen School Admission dari status awal ke status terkonfirmasi di Odoo YPII. Sesudah itu, Portal SPMB hanya menampilkan status pembayaran tiap termin — Portal SPMB tidak pernah menetapkan sendiri apakah sebuah termin sudah terbayar.
Aplikasi web Portal SPMB menyediakan aksi pendaftaran ke sekolah dan aksi persetujuan termin pada halaman detail pendaftaran; layanan backend Portal SPMB memeriksa kedua gerbang dan mengorkestrasi pemanggilan; Odoo YPII membentuk dokumen School Admission, menerbitkan termin pembayaran Uang Pangkal, dan menjadi satu-satunya sumber status pembayarannya.
Pemicunya adalah penekanan aksi pendaftaran calon siswa ke sekolah oleh orang tua/wali pada halaman detail pendaftaran di Portal SPMB. Otomasi hanya berlanjut bila seluruh syarat berikut terpenuhi.
Ketiga syarat itu diperiksa di sisi Portal SPMB sebelum dokumen dibentuk, sehingga penolakan tidak meninggalkan dokumen apa pun di Odoo YPII.
Portal SPMB tidak pernah menetapkan status pembayaran. Status tiap termin dibaca dari tagihan pelanggan dan jurnal pembayarannya di Odoo YPII. Karena itu, pembayaran yang sudah masuk ke rekening tetapi belum direkonsiliasi di Odoo YPII akan tetap tampil sebagai belum terbayar di Portal SPMB — dan itu perilaku yang benar, bukan kekeliruan tampilan.
Otomasi ini tidak memiliki pengaturan tersendiri di Portal SPMB.
| Yang menentukan | Di mana | Akibat bila tidak sesuai |
|---|---|---|
| Kelayakan membentuk dokumen penerimaan | Status School Admission Form dan hasil School Admission Test di Odoo YPII | Belum terpenuhi berarti aksi pendaftaran ke sekolah ditolak |
| Jumlah, nominal, dan jatuh tempo termin Uang Pangkal | Templat termin pembayaran pada School Admission di Odoo YPII | Templat yang salah menghasilkan termin yang salah; Portal SPMB hanya menampilkannya |
| Status terbayarnya sebuah termin | Tagihan pelanggan dan jurnal pembayaran di Odoo YPII | Belum direkonsiliasi berarti termin tampil belum terbayar |
| Status verifikasi akhir Uang Pangkal | Status dokumen School Admission di Odoo YPII | Hanya perpindahan ke status selesai yang menandai verifikasi akhir |
| Kegagalan | Yang dilihat orang tua/wali | Keadaan di Odoo YPII |
|---|---|---|
| Formulir pendaftaran belum selesai | Aksi pendaftaran ke sekolah ditolak dengan keterangan formulir belum dibeli | Tidak ada dokumen School Admission terbentuk |
| Hasil tes seleksi belum ada, belum selesai, atau belum lulus | Aksi pendaftaran ke sekolah ditolak dengan keterangan hasil seleksi belum dinyatakan lulus | Tidak ada dokumen School Admission terbentuk |
| Dokumen penerimaan sudah ditolak atau dibatalkan di Odoo YPII | Persetujuan termin ditolak | Dokumen tetap pada status ditolak atau dibatalkan; Portal SPMB tidak memaksa perpindahan status |
| Aksi pendaftaran atau persetujuan ditekan berulang | Hasil yang sama seperti sebelumnya | Tetap satu dokumen; tidak ada dokumen atau konfirmasi ganda |
| Odoo YPII tidak terjangkau atau mengembalikan galat | Kegagalan layanan | Bergantung pada langkah keberapa kegagalannya terjadi |
Penolakan persetujuan termin pada dokumen yang sudah dibatalkan atau ditolak bersifat disengaja. Portal SPMB tidak memiliki jalur untuk menghidupkan kembali dokumen penerimaan yang sudah ditutup — pemulihannya dikerjakan di Odoo YPII.
Bukti keberhasilan otomasi ini terlihat pada dokumen School Admission di Odoo YPII: dokumen ada, tertaut ke pendaftaran calon siswa yang benar, memiliki daftar termin pembayaran Uang Pangkal, dan berpindah status sesuai persetujuan yang diberikan orang tua/wali.
Ketidakcocokan antara "sudah membayar" menurut orang tua/wali dan "belum terbayar" menurut Portal SPMB diperiksa pada tagihan pelanggan dan rekonsiliasi pembayaran di Odoo YPII, bukan pada Portal SPMB. Kegagalan pemanggilan Odoo YPII terlihat pada log layanan backend Portal SPMB, dibaca dengan make logs-backend sesuai Menjalankan, Memantau, dan Menaikkan Versi Stack Portal SPMB.