Ketika orang tua/wali menekan aksi pembelian formulir pendaftaran di Portal SPMB, tidak ada petugas yang membuatkan dokumennya. Portal SPMB memerintahkan Odoo YPII membentuk dokumen School Admission Form dari pendaftaran calon siswa (crm.lead) yang bersangkutan, menghitung biaya dan pajaknya, lalu mengonfirmasi dokumen itu — seluruhnya dalam satu rangkaian, tanpa jeda kerja manual.
Portal SPMB memeriksa lebih dulu bahwa kelas tujuan calon siswa sudah dipilih. Bila sudah, Portal SPMB meminta Odoo YPII membentuk dokumen School Admission Form dari pendaftaran calon siswa itu, kemudian meminta Odoo YPII menghitung biaya formulir, menghitung pajaknya, dan mengonfirmasi dokumen tersebut secara berurutan. Dokumen hasilnya ditautkan kembali ke pendaftaran calon siswa, dan nominal beserta statusnya inilah yang ditampilkan Portal SPMB kepada orang tua/wali.
Bila pendaftaran calon siswa itu sudah memiliki formulir pendaftaran, permintaan tidak membentuk dokumen kedua — Portal SPMB mengembalikan dokumen yang sudah ada. Menekan aksi pembelian dua kali karena ragu tidak menghasilkan dua tagihan.
Aplikasi web Portal SPMB menyediakan aksi pembelian formulir pada halaman detail pendaftaran; layanan backend Portal SPMB memeriksa prasyarat dan mengorkestrasi pemanggilan; Odoo YPII membentuk dan menyimpan dokumen School Admission Form beserta seluruh perhitungan nominalnya. Portal SPMB tidak menyimpan nominal apa pun — nominal yang ditampilkan selalu berasal dari dokumen di Odoo YPII.
Pemicunya adalah penekanan aksi pembelian formulir pendaftaran oleh orang tua/wali pada halaman detail pendaftaran calon siswa di Portal SPMB. Otomasi hanya berlanjut bila kedua syarat berikut terpenuhi.
Bila kelas tujuan belum dipilih, permintaan ditolak sebelum Odoo YPII dipanggil sama sekali, sehingga tidak ada dokumen setengah jadi yang tertinggal di Odoo YPII.
Urutan langkah 5 sampai 7 mengikat. Mengonfirmasi dokumen sebelum biaya dan pajaknya dihitung menghasilkan formulir pendaftaran bernominal Rp0 yang langsung berstatus selesai tanpa pernah menerbitkan jurnal tagihan — tampak beres di layar, padahal tidak ada tagihan yang pernah terbit. Urutan ini adalah bagian dari otomasi, bukan preferensi implementasi.
Otomasi ini tidak memiliki pengaturan tersendiri di Portal SPMB — perilakunya ditentukan data di Odoo YPII.
| Yang menentukan | Di mana | Akibat bila tidak sesuai |
|---|---|---|
| Nominal biaya formulir | Daftar harga (pricelist) Odoo YPII yang namanya berpola <Nama Sekolah> - External |
Bila daftar harga dengan nama persis itu tidak ada, pembentukan formulir gagal seluruhnya dan tidak ada dokumen yang terbentuk |
| Sekolah dan unit tujuan | Field pada pendaftaran calon siswa (crm.lead) di Odoo YPII |
Sekolah yang salah menghasilkan nominal dari daftar harga yang salah |
| Kelas tujuan | Dipilih orang tua/wali di Portal SPMB sebelum pembelian, tersimpan pada pendaftaran calon siswa | Belum dipilih berarti pembelian ditolak sebelum Odoo YPII dipanggil |
| Kebutuhan persetujuan dokumen | Konfigurasi persetujuan pada School Admission Form di Odoo YPII | Menentukan apakah dokumen langsung terkonfirmasi atau menunggu persetujuan |
Nama daftar harga di Odoo YPII harus cocok persis, termasuk spasi dan tanda hubungnya. Menamai ulang daftar harga sebuah sekolah di Odoo YPII akan mematikan pembelian formulir untuk sekolah itu di Portal SPMB, tanpa ada perubahan apa pun di sisi Portal SPMB.
| Kegagalan | Yang dilihat orang tua/wali | Keadaan di Odoo YPII |
|---|---|---|
| Kelas tujuan belum dipilih | Pembelian ditolak, disertai permintaan memilih kelas tujuan lebih dulu | Tidak ada dokumen terbentuk |
| Pendaftaran di luar cakupan sesi | Halaman dijawab sebagai tidak ditemukan | Tidak ada dokumen terbentuk |
| Daftar harga sekolah tidak ditemukan di Odoo YPII | Kegagalan layanan saat pembelian | Tidak ada dokumen terbentuk |
| Odoo YPII tidak terjangkau atau mengembalikan galat | Kegagalan layanan saat pembelian | Bergantung pada langkah keberapa kegagalannya terjadi; dokumen dapat tertinggal dalam keadaan belum terkonfirmasi |
| Aksi pembelian ditekan berulang | Status dan nominal yang sama seperti sebelumnya | Tetap satu dokumen; tidak ada dokumen kedua |
Bila pembelian gagal di tengah rangkaian, dokumen School Admission Form dapat tertinggal di Odoo YPII dalam keadaan belum terkonfirmasi atau bernominal belum terhitung. Karena Portal SPMB menganggap pendaftaran yang sudah punya dokumen sebagai "sudah dibeli", menekan ulang aksi pembelian tidak memperbaiki keadaan itu — dokumen yang tertinggal harus dirapikan dari sisi Odoo YPII.
Bukti keberhasilan otomasi ini terlihat pada dokumen School Admission Form di Odoo YPII: dokumen itu ada, tertaut ke pendaftaran calon siswa yang benar, bernominal tidak nol, dan berstatus terkonfirmasi. Nominal Rp0 yang berstatus selesai adalah tanda bahwa rangkaian perhitungan tidak berjalan sebagaimana mestinya, bukan tanda formulir gratis — kecuali sekolah yang bersangkutan memang menetapkan formulirnya gratis.
Kegagalan pemanggilan Odoo YPII terlihat pada log layanan backend Portal SPMB, dibaca dengan make logs-backend sesuai Menjalankan, Memantau, dan Menaikkan Versi Stack Portal SPMB.