Portal SPMB menampilkan peta langkah pendaftaran pada halaman detail pendaftaran calon siswa: sembilan langkah tetap, masing-masing bertanda selesai, sedang berjalan, akan datang, dilewati, atau gagal. Peta ini tidak disimpan di Portal SPMB. Setiap kali halaman dibuka, status kesembilan langkah dihitung ulang dari data yang sedang berlaku di Odoo YPII.
Tabel keputusan ini dipakai untuk menjawab pertanyaan yang paling sering muncul dari orang tua/wali maupun dari Tata Usaha (TU) sekolah: "mengapa langkah ini masih belum selesai" dan "apa yang harus berubah di Odoo YPII agar langkah ini berpindah". Tabel ini juga menjadi acuan saat memeriksa keluhan bahwa Portal SPMB tampak tertinggal dari kenyataan.
Singkatan yang dipakai: SPMB (Seleksi Penerimaan Murid Baru), TU (Tata Usaha), UP (Uang Pangkal).
Kesembilan langkah dievaluasi menurut urutan tetap di bawah, dari atas ke bawah.
| Kondisi | Status yang diberikan |
|---|---|
| Langkah sudah memenuhi syarat selesainya | Selesai |
| Langkah memenuhi syarat dilewatinya | Dilewati |
| Langkah pertama yang belum selesai dan tidak dilewati, dan tidak memenuhi syarat gagal | Sedang berjalan |
| Langkah pertama yang belum selesai dan tidak dilewati, dan memenuhi syarat gagal | Gagal |
| Seluruh langkah setelah langkah yang sedang berjalan atau gagal | Akan datang |
| Seluruh langkah sudah selesai atau dilewati | Tidak ada langkah berjalan; proses ditandai tuntas |
Langkah yang berstatus akan datang tidak dievaluasi syaratnya sama sekali. Karena itu, sebuah langkah di bawah dapat saja sudah memenuhi syarat selesainya di Odoo YPII namun tetap ditampilkan sebagai akan datang, selama masih ada langkah di atasnya yang belum selesai.
| # | Langkah | Dinyatakan selesai bila | Dilewati bila | Gagal bila |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lengkapi data calon siswa | Tanggal lahir calon siswa sudah terisi pada data siswa di Odoo YPII | — | — |
| 2 | Pilih kelas tujuan | Kelas tujuan sudah terisi pada pendaftaran calon siswa di Odoo YPII | — | — |
| 3 | Beli formulir pendaftaran | Pendaftaran calon siswa sudah memiliki dokumen School Admission Form yang terbaca | — | — |
| 4 | Bayar formulir pendaftaran | Bukti bayar sudah pernah diunggah, atau dokumen School Admission Form sudah berstatus selesai | Nominal total formulir pendaftaran bernilai nol | — |
| 5 | Verifikasi pembayaran formulir | Dokumen School Admission Form berstatus selesai | — | — |
| 6 | Proses seleksi | Dokumen School Admission Test sudah dijadwalkan dan dinyatakan lulus | — | Dokumen School Admission Test sudah dijadwalkan tetapi tidak dinyatakan lulus |
| 7 | Setujui termin Uang Pangkal | Dokumen School Admission ada dan berstatus terkonfirmasi, terbuka, atau selesai | — | — |
| 8 | Bayar Uang Pangkal | Dokumen School Admission ada, memiliki minimal satu termin, dan seluruh terminnya berstatus terbayar | — | — |
| 9 | Verifikasi pembayaran Uang Pangkal | Dokumen School Admission berstatus selesai | — | — |
Hanya langkah 4 yang dapat berstatus dilewati, dan hanya langkah 6 yang dapat berstatus gagal. Tujuh langkah lainnya hanya mengenal selesai, sedang berjalan, atau akan datang.
| Kondisi | Pelaku yang ditampilkan |
|---|---|
| Langkah yang sedang berjalan adalah "Lengkapi data calon siswa", dan data calon siswa belum dapat disunting karena calon siswa belum ditautkan ke pendaftaran di Odoo YPII | Sekolah |
| Seluruh keadaan lainnya | Orang tua/wali |
Langkah 4 dinyatakan selesai begitu bukti bayar diunggah, sebelum ada pihak mana pun yang memeriksa bukti itu. Pemeriksaan sesungguhnya adalah langkah 5, yang baru selesai setelah dokumen formulir pendaftaran berstatus selesai di Odoo YPII. Karena itu "Bayar formulir pendaftaran" yang bertanda selesai bukan pernyataan bahwa pembayaran sudah diterima dan sah.
Tahap (stage) pendaftaran calon siswa di Odoo YPII hanya ditampilkan sebagai keterangan dan tidak menentukan status satu langkah pun. Memindahkan tahap pendaftaran di Odoo YPII tidak akan menggerakkan peta langkah di Portal SPMB; yang menggerakkannya adalah dokumen-dokumen yang disebut pada tabel di atas.
Status kesembilan langkah dihitung layanan backend Portal SPMB setiap kali diminta, seluruhnya dari data Odoo YPII: data calon siswa, pendaftaran calon siswa, dokumen School Admission Form, dokumen School Admission Test, dokumen School Admission beserta termin pembayarannya, dan status pembayaran tagihan yang tertaut pada tiap termin.
Portal SPMB tidak menyimpan status pendaftaran sendiri dan tidak pernah menuliskan status langkah ke Odoo YPII. Konsekuensinya, setiap perbedaan antara peta langkah dan kenyataan di lapangan berasal dari data Odoo YPII yang belum diperbarui — bukan dari Portal SPMB yang tertinggal.