| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-PGL-008 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Odoo ERP - Modul Expenses (hr.expense.sheet) |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Odoo #Expenses #Reimbursement #Karyawan |
Memandu karyawan dalam mengkonfirmasi (mengajukan) Employee Reimbursement di Odoo setelah memverifikasi bahwa seluruh data inputan sudah benar, sehingga lembaran reimbursement dikirimkan ke atasan langsung untuk diproses persetujuannya.
- Akses Sistem: Memiliki akun Odoo dengan hak akses minimal sebagai pengguna modul Expenses.
- Kondisi: Rekaman Expense Sheet sudah diisi dengan lengkap dan benar serta berstatus Draft.
- Kondisi: Seluruh baris pengeluaran sudah dilengkapi dengan bukti transaksi (lampiran).
- Buka modul Expenses dari dasbor utama Odoo.
- Klik menu My Expenses > My Expense Reports untuk menampilkan daftar Expense Sheet.
[Tempatkan Screenshot: Menu 'My Expense Reports']
- Temukan Expense Sheet yang akan dikonfirmasi (statusnya Draft), lalu klik pada namanya untuk membuka formulir.
- Lakukan pemeriksaan akhir terhadap seluruh isi formulir:
- Pastikan Expense Report Summary (nama laporan) sudah deskriptif.
- Pastikan seluruh baris pada Expense Lines sudah benar (deskripsi, kategori, jumlah, dan tanggal).
- Pastikan seluruh lampiran bukti transaksi sudah terlampir.
- Setelah yakin semua data sudah benar, klik tombol Submit to Manager untuk mengkonfirmasi dan mengajukan Expense Sheet kepada atasan langsung.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Submit to Manager']
- Sistem akan menampilkan konfirmasi dialog. Klik OK atau Confirm untuk melanjutkan.
- Perhatikan perubahan status pada formulir dari Draft menjadi Reported. Ini menandakan bahwa konfirmasi berhasil dilakukan.
[Tempatkan Screenshot: Status berubah menjadi 'Reported']
- Sistem akan secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada atasan langsung bahwa terdapat Employee Reimbursement yang menunggu persetujuan.
- Kendala: Tombol Submit to Manager tidak muncul atau berwarna abu-abu (tidak aktif).
- Solusi: Pastikan seluruh field wajib pada formulir sudah terisi dan tidak ada baris pengeluaran yang kosong atau tidak lengkap. Periksa juga apakah status formulir masih Draft. Jika masalah berlanjut, hubungi tim IT.
- Kendala: Sistem menampilkan pesan error setelah menekan tombol Submit to Manager.
- Solusi: Baca pesan error dengan seksama. Biasanya error disebabkan oleh field yang belum terisi atau konfigurasi akun yang bermasalah. Perbaiki sesuai petunjuk pesan error, atau hubungi staf keuangan jika tidak dapat diselesaikan sendiri.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: