| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-PGL-009 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Odoo ERP - Modul Expenses (hr.expense.sheet) |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Odoo #Expenses #Reimbursement #Persetujuan |
Memandu atasan langsung dalam menelaah, menyetujui, atau menolak pengajuan Employee Reimbursement dari karyawan di dalam modul Expenses Odoo.
- Akses Sistem: Memiliki akun Odoo dengan hak akses sebagai Manager pada modul Expenses, atau terdaftar sebagai atasan langsung (manager) dari karyawan yang bersangkutan.
- Kondisi: Rekaman Expense Sheet dari karyawan sudah berstatus Reported (sudah dikonfirmasi dan diajukan oleh karyawan).
- Informasi: Mengetahui kebijakan pengeluaran yang berlaku sebagai dasar pertimbangan persetujuan.
- Buka notifikasi persetujuan yang diterima, atau buka modul Expenses dari dasbor utama Odoo.
- Klik menu Managers > Expense Reports untuk menampilkan daftar seluruh Expense Sheet yang memerlukan persetujuan.
[Tempatkan Screenshot: Menu 'Managers > Expense Reports']
- Filter tampilan dengan memilih status Reported untuk menampilkan hanya pengajuan yang menunggu persetujuan.
- Klik pada nama Expense Sheet yang akan ditelaah untuk membuka formulir detailnya.
- Telaah seluruh isi Expense Sheet:
- Periksa Expense Lines: deskripsi, kategori, jumlah, dan tanggal setiap baris pengeluaran.
- Periksa lampiran bukti transaksi dengan mengklik ikon di bagian kanan atas untuk memastikan keaslian dan kesesuaiannya.
- Pastikan pengeluaran yang diajukan sesuai dengan keperluan aktivitas yayasan atau unit.
- Jika seluruh pengeluaran dinilai sah dan sesuai kebijakan, klik tombol Approve untuk menyetujui.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Approve']
- Perhatikan perubahan status dari Reported menjadi Approved. Sistem akan secara otomatis memproses tindakan lanjutan.
- Ikuti langkah 1 hingga 5 pada bagian 3.A di atas.
- Jika terdapat pengeluaran yang tidak sah, tidak sesuai kebijakan, atau membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, klik tombol Refuse untuk menolak pengajuan.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Refuse']
- Sistem akan menampilkan dialog untuk mengisi alasan penolakan. Isi field Reason dengan penjelasan yang jelas dan konstruktif agar karyawan mengetahui alasan penolakan.
[Tempatkan Screenshot: Dialog pengisian alasan penolakan]
- Klik Refuse pada dialog untuk mengkonfirmasi penolakan.
- Perhatikan perubahan status dari Reported menjadi Refused. Sistem akan secara otomatis mengirimkan notifikasi penolakan beserta alasannya kepada karyawan yang bersangkutan.
- Kendala: Tombol Approve atau Refuse tidak muncul pada formulir.
- Solusi: Pastikan akun Odoo yang digunakan memiliki hak akses sebagai manager expenses atau terdaftar sebagai atasan langsung dari karyawan tersebut. Hubungi administrator sistem untuk verifikasi hak akses.
- Kendala: Expense Sheet tidak muncul pada daftar menu Managers > Expense Reports.
- Solusi: Pastikan filter status sudah diatur ke Reported. Jika masih tidak muncul, mungkin karyawan yang bersangkutan tidak terdaftar di bawah tanggung jawab Anda. Hubungi staf keuangan untuk pengecekan lebih lanjut.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: