| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
IK-PGL-006 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Sistem / Modul |
Odoo ERP - Modul Expenses (hr.expense.sheet) |
| Kategori Tag |
#InstruksiKerja #Odoo #Expenses #Reimbursement #Karyawan |
Memandu karyawan dalam membuat dan mengisi rekaman Employee Reimbursement baru di modul Expenses Odoo berdasarkan pengeluaran pribadi yang telah dilakukan untuk keperluan aktivitas yayasan atau unit.
- Akses Sistem: Memiliki akun Odoo dengan hak akses minimal sebagai pengguna modul Expenses.
- Data Input: Bukti transaksi yang sah (kuitansi, nota, atau dokumen pendukung lainnya) sudah tersedia dan siap dilampirkan.
- Informasi: Mengetahui kategori pengeluaran (expense category) yang sesuai, jumlah yang dikeluarkan, dan tanggal transaksi.
- Buka modul Expenses dari dasbor utama Odoo.
- Klik tombol New untuk membuat rekaman pengeluaran baru.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'New' di modul Expenses]
- Isi field Expense Name dengan deskripsi singkat pengeluaran (contoh: "Pembelian ATK Rapat Koordinasi").
- Pada field Category, pilih kategori pengeluaran yang sesuai dengan jenis pengeluaran yang dilakukan.
- Isi field Total dengan jumlah total pengeluaran sesuai bukti transaksi.
- Pastikan field Date terisi dengan tanggal transaksi terjadi.
- Pastikan field Employee terisi dengan nama karyawan yang bersangkutan (biasanya terisi otomatis sesuai akun yang sedang login).
- Pada field Company, pastikan nama unit atau yayasan yang bersangkutan sudah tepat.
- Lampirkan bukti transaksi dengan mengklik tombol Attach Receipt atau ikon penjepit kertas, lalu unggah file bukti transaksi.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Attach Receipt']
- Setelah seluruh data terisi, klik tombol Create Report untuk membuat Expense Sheet dari baris pengeluaran ini, atau pilih Add to Existing Report jika ingin menggabungkannya ke dalam laporan yang sudah ada.
[Tempatkan Screenshot: Tombol 'Create Report']
- Pada formulir Expense Sheet yang terbuka, periksa kembali field Expense Report Summary (nama laporan), pastikan nama laporan deskriptif dan mudah diidentifikasi.
- Periksa seluruh baris pengeluaran yang tercantum dalam Expense Lines untuk memastikan kelengkapan dan kebenaran data.
- Kendala: Kategori pengeluaran yang dibutuhkan tidak tersedia pada daftar pilihan field Category.
- Solusi: Hubungi staf keuangan atau administrator sistem untuk meminta penambahan kategori pengeluaran yang sesuai. Jangan menggunakan kategori yang tidak relevan hanya untuk bisa menyimpan data.
- Kendala: Field Employee tidak terisi otomatis atau menampilkan nama yang salah.
- Solusi: Pilih nama karyawan yang benar secara manual dengan mengetik nama pada field Employee. Jika akun Odoo tidak terhubung dengan data karyawan, hubungi tim IT untuk perbaikan.
- Kendala: File bukti transaksi tidak dapat diunggah karena ukuran file terlalu besar.
- Solusi: Kompres file atau ubah format file menjadi PDF dengan resolusi yang lebih rendah sebelum mengunggah ulang.
Instruksi ini merupakan penjabaran teknis dari: