| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-KBN-003 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #Payroll #Penggajian #KompensasiBenefit |
Memastikan seluruh pengajuan penggajian untuk karyawan cabang diproses secara terstruktur, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang setiap bulannya melalui sistem Odoo, sehingga pembayaran gaji dapat dilaksanakan secara tepat waktu dan akurat.
- Pemicu (Start Event): Tanggal 10 setiap bulan tiba, menandai dimulainya periode pengajuan penggajian cabang.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Pengajuan penggajian cabang telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Pengajuan penggajian cabang ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staff SDM Cabang yang bertanggung jawab atas penggajian karyawan yang bekerja langsung di bawah struktur cabang (bukan di bawah unit tertentu).
- Pengecualian: Koreksi penggajian yang terjadi di luar siklus normal (setelah tanggal 20) harus mendapat persetujuan khusus dari Kepala SDM dan diproses melalui mekanisme koreksi terpisah.
- Pengajuan Penggajian Cabang: Dokumen resmi di Odoo (
hr.payslip.run) yang merangkum data penggajian seluruh karyawan yang bekerja langsung di bawah cabang untuk satu periode penggajian.
- Karyawan Cabang: Karyawan yang terdaftar di bawah departemen/struktur cabang langsung, bukan di bawah unit organisasi tertentu.
- Konfirmasi Pengajuan Penggajian: Tindakan Staff SDM Cabang yang mengubah status pengajuan penggajian menjadi terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pemeriksaan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak pengajuan penggajian cabang, sesuai dengan hierarki persetujuan yang diatur dalam tabel keputusan.
- Pemeriksaan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data pengajuan penggajian memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian dikonfirmasi dan lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian ditolak oleh salah satu pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan.
- Staff SDM Cabang: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan penggajian cabang di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak pengajuan penggajian cabang di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang ditetapkan.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pemeriksaan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Data kehadiran, lembur, dan potongan seluruh karyawan cabang wajib sudah diinput dan tervalidasi di Odoo sebelum tanggal 20.
- Payroll agreement seluruh karyawan cabang yang aktif wajib sudah berstatus aktif di Odoo.
- Hierarki persetujuan pengajuan penggajian cabang wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-003: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang).
1.0 [Start Event] Tanggal 20 setiap bulan telah tiba, menandai dimulainya periode pengajuan penggajian cabang.
2.0 [Task] Staff SDM Cabang membuat pengajuan penggajian cabang di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-009: Membuat Pengajuan Penggajian Cabang di Odoo)
3.0 [Task] Staff SDM Cabang memeriksa inputan pengajuan penggajian di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-KBN-006: Memeriksa Inputan Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan pengajuan penggajian lolos pemeriksaan?
- 4.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [Task] Staff SDM Cabang mengkonfirmasi pengajuan penggajian di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-007: Mengkonfirmasi Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-013: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Cabang)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-014: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Cabang)
9.0 [Task] Pihak Berwenang melakukan proses persetujuan terhadap pengajuan penggajian cabang di Odoo. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-003: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian disetujui oleh seluruh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca persetujuan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-015: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-016: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang)
14.0 [End Event - Success] Proses pengajuan penggajian cabang selesai. Penggajian cabang telah disetujui dan seluruh karyawan cabang akan diproses pembayaran gajinya.
A1.0 [Task] Staff SDM Cabang mengedit pengajuan penggajian di Odoo untuk memperbaiki data yang tidak lolos pemeriksaan. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-008: Mengedit Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca penolakan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-017: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Cabang)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-018: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Cabang)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pengajuan penggajian cabang berakhir karena pengajuan ditolak. Status pengajuan penggajian diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan. Staff SDM Cabang wajib menindaklanjuti alasan penolakan sebelum membuat pengajuan baru.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi gagal, Odoo membatalkan konfirmasi dan mengembalikan status pengajuan ke
draft. Sistem mengirimkan notifikasi kegagalan beserta daftar permasalahan yang terdeteksi kepada Staff SDM Cabang. Staff SDM Cabang wajib meninjau kembali data pengajuan, memperbaiki seluruh kesalahan yang teridentifikasi, dan mengulang proses mulai dari Langkah 3.0.
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca persetujuan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Cabang dan Kepala SDM. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi penyebab kegagalan otomasi sebelum proses dilanjutkan.
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca penolakan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Cabang. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi dan penanganan lebih lanjut.
- Tabel Keputusan:
- DEC-KBN-003: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-KBN-013: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Cabang
- AUT-KBN-014: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Cabang
- AUT-KBN-015: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang
- AUT-KBN-016: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Cabang
- AUT-KBN-017: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Cabang
- AUT-KBN-018: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Cabang