| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-KBN-004 |
| Tanggal Efektif |
23 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Kepala SDM |
| Kategori Tag |
#SOP #SDM #Odoo #Payroll #Penggajian #KompensasiBenefit #Pusat |
Memastikan seluruh pengajuan penggajian untuk karyawan yayasan pusat diproses secara terstruktur, tervalidasi, dan mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang setiap bulannya melalui sistem Odoo, sehingga pembayaran gaji dapat dilaksanakan secara tepat waktu dan akurat.
- Pemicu (Start Event): Tanggal 10 setiap bulan tiba, menandai dimulainya periode pengajuan penggajian pusat.
- Hasil Akhir (End Event):
- Main Flow: Pengajuan penggajian pusat telah disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan seluruh otomasi pasca persetujuan telah berhasil dijalankan.
- Alur Alternatif B: Pengajuan penggajian pusat ditolak dan seluruh otomasi pasca penolakan telah berhasil dijalankan.
- Berlaku untuk: Staff SDM Pusat yang bertanggung jawab atas penggajian karyawan yang bekerja langsung di bawah struktur yayasan pusat.
- Pengecualian: Koreksi penggajian yang terjadi di luar siklus normal (setelah tanggal 20) harus mendapat persetujuan khusus dari Kepala SDM dan diproses melalui mekanisme koreksi terpisah.
- Pengajuan Penggajian Pusat: Dokumen resmi di Odoo (
hr.payslip.run) yang merangkum data penggajian seluruh karyawan yang bekerja langsung di bawah yayasan pusat untuk satu periode penggajian.
- Karyawan Pusat: Karyawan yang terdaftar di bawah departemen/struktur yayasan pusat langsung, bukan di bawah cabang maupun unit organisasi tertentu.
- Konfirmasi Pengajuan Penggajian: Tindakan Staff SDM Pusat yang mengubah status pengajuan penggajian menjadi terkonfirmasi di Odoo, yang kemudian memicu serangkaian pemeriksaan dan otomasi otomatis oleh sistem.
- Pihak Berwenang (Approver): Pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk menyetujui atau menolak pengajuan penggajian pusat, sesuai dengan hierarki persetujuan yang diatur dalam tabel keputusan.
- Pemeriksaan Otomatis: Validasi yang dijalankan oleh sistem Odoo secara otomatis tanpa campur tangan manusia untuk memastikan data pengajuan penggajian memenuhi seluruh syarat teknis sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya.
- Otomasi Pasca Konfirmasi: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian dikonfirmasi dan lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi.
- Otomasi Pasca Persetujuan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian disetujui oleh seluruh pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan.
- Otomasi Pasca Penolakan: Serangkaian tindakan otomatis yang dijalankan oleh Odoo setelah pengajuan penggajian ditolak oleh salah satu pihak berwenang dan lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan.
- Staff SDM Pusat: Membuat, memeriksa, mengkonfirmasi, dan mengedit pengajuan penggajian pusat di Odoo.
- Pihak Berwenang (Approver): Menyetujui atau menolak pengajuan penggajian pusat di Odoo sesuai hierarki persetujuan yang ditetapkan.
- Odoo (Sistem): Menjalankan pemeriksaan otomatis dan otomasi pada setiap tahapan transisi status yang memerlukan intervensi sistem.
- Data kehadiran, lembur, dan potongan seluruh karyawan pusat wajib sudah diinput dan tervalidasi di Odoo sebelum tanggal 20.
- Payroll agreement seluruh karyawan pusat yang aktif wajib sudah berstatus aktif di Odoo.
- Hierarki persetujuan pengajuan penggajian pusat wajib sudah dikonfigurasi di Odoo oleh Tim IT sebelum proses ini dapat berjalan. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-004: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat).
1.0 [Start Event] Tanggal 20 setiap bulan telah tiba, menandai dimulainya periode pengajuan penggajian pusat.
2.0 [Task] Staff SDM Pusat membuat pengajuan penggajian pusat di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-010: Membuat Pengajuan Penggajian Pusat di Odoo)
3.0 [Task] Staff SDM Pusat memeriksa inputan pengajuan penggajian di Odoo. (Panduan pemeriksaan lihat: IK-KBN-006: Memeriksa Inputan Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
4.0 [Exclusive Gateway] Apakah inputan pengajuan penggajian lolos pemeriksaan?
- 4.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 5.0.
- 4.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah A1.0 (Alur Alternatif A).
5.0 [Task] Staff SDM Pusat mengkonfirmasi pengajuan penggajian di Odoo. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-007: Mengkonfirmasi Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
6.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-019: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Pusat)
7.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi?
- 7.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 8.0.
- 7.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 7.E1.
8.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca konfirmasi pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-020: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Pusat)
9.0 [Task] Pihak Berwenang melakukan proses persetujuan terhadap pengajuan penggajian pusat di Odoo. (Penentuan pihak berwenang lihat: DEC-KBN-004: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat)
10.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian disetujui oleh seluruh pihak berwenang?
- 10.A (Disetujui): Lanjut ke Langkah 11.0.
- 10.B (Ditolak): Lanjut ke Langkah B1.0 (Alur Alternatif B).
11.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca persetujuan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-021: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat)
12.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca persetujuan?
- 12.A (Lolos): Lanjut ke Langkah 13.0.
- 12.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah 12.E1.
13.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca persetujuan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-022: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat)
14.0 [End Event - Success] Proses pengajuan penggajian pusat selesai. Penggajian pusat telah disetujui dan seluruh karyawan pusat akan diproses pembayaran gajinya.
A1.0 [Task] Staff SDM Pusat mengedit pengajuan penggajian di Odoo untuk memperbaiki data yang tidak lolos pemeriksaan. (Panduan teknis lihat: IK-KBN-008: Mengedit Pengajuan Penggajian Unit di Odoo)
A2.0 Kembali ke Langkah 3.0 untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap inputan yang telah diedit.
B1.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan pemeriksaan otomatis pasca penolakan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-023: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Pusat)
B2.0 [Exclusive Gateway] Apakah pengajuan penggajian lolos pemeriksaan otomatis pasca penolakan?
- B2.A (Lolos): Lanjut ke Langkah B3.0.
- B2.B (Tidak Lolos): Lanjut ke Langkah B2.E1.
B3.0 [Service Task] Sistem Odoo menjalankan otomasi pasca penolakan pengajuan penggajian. (Detail otomasi lihat: AUT-KBN-024: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Pusat)
B4.0 [End Event - Rejected] Proses pengajuan penggajian pusat berakhir karena pengajuan ditolak. Status pengajuan penggajian diperbarui sesuai hasil otomasi pasca penolakan. Staff SDM Pusat wajib menindaklanjuti alasan penolakan sebelum membuat pengajuan baru.
- 7.E1 [Boundary Error — Langkah 7.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca konfirmasi gagal, Odoo membatalkan konfirmasi dan mengembalikan status pengajuan ke
draft. Sistem mengirimkan notifikasi kegagalan beserta daftar permasalahan yang terdeteksi kepada Staff SDM Pusat. Staff SDM Pusat wajib meninjau kembali data pengajuan, memperbaiki seluruh kesalahan yang teridentifikasi, dan mengulang proses mulai dari Langkah 3.0.
- 12.E1 [Boundary Error — Langkah 12.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca persetujuan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Pusat dan Kepala SDM. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi penyebab kegagalan otomasi sebelum proses dilanjutkan.
- B2.E1 [Boundary Error — Langkah B2.B]: Jika pemeriksaan otomatis pasca penolakan gagal, Odoo mencatat error di log sistem dan mengirimkan notifikasi kepada Staff SDM Pusat. Tim IT wajib dilibatkan untuk investigasi dan penanganan lebih lanjut.
- Tabel Keputusan:
- DEC-KBN-004: Pihak Berwenang Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat
- Instruksi Kerja:
- Otomasi Sistem:
- AUT-KBN-019: Pemeriksaan Otomatis Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Pusat
- AUT-KBN-020: Otomasi Pasca Konfirmasi Pengajuan Penggajian Pusat
- AUT-KBN-021: Pemeriksaan Otomatis Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat
- AUT-KBN-022: Otomasi Pasca Persetujuan Pengajuan Penggajian Pusat
- AUT-KBN-023: Pemeriksaan Otomatis Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Pusat
- AUT-KBN-024: Otomasi Pasca Penolakan Pengajuan Penggajian Pusat