Memastikan setiap event yang dijalankan punya rancangan detail yang jelas, target leads terukur, dan mekanisme capture leads yang benar sehingga setiap leads dari event masuk ke Odoo dengan label yang tepat.
Berlaku untuk seluruh event SPMB YPII Bandung (pameran, open house, seminar, dll.). Prasyarat: Pre-2 selesai (tracking code per event sudah dikonfigurasi minimal H-7 sebelum event).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| QR Resmi Event | QR code spesifik per event dengan tracking code event tersebut, diuji sebelum hari H |
| H-14 | 14 hari sebelum event (batas pengajuan rancangan ke PIC SPMB) |
| H-10 | 10 hari sebelum event (batas approval PIC SPMB) |
| H-7 | 7 hari sebelum event (batas QR resmi aktif dan diuji) |
| H-1 | 1 hari sebelum event (batas akhir QR harus aktif) |
| Laporan Pasca Event | Laporan singkat berisi jumlah leads masuk, jumlah yang mengisi form lengkap, dan catatan evaluasi |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Tim SPMB per unit | Membuat rancangan event, mengeksekusi, dan memastikan capture leads berjalan |
| PIC SPMB | Mereview dan menyetujui rancangan event sebelum dieksekusi |
| Admin TU | Memastikan QR resmi aktif dan leads yang masuk tercatat di Odoo |
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB membuat rancangan yang mencakup: konsep dan tujuan event, target leads dan target murid, detail kebutuhan (venue, perlengkapan, SDM, dekorasi), rundown kegiatan, jobdesk panitia, mekanisme capture leads selama event, dan budgeting.
Durasi: Selesai dan diajukan ke PIC SPMB minimal H-14 sebelum event
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB mengajukan rancangan ke PIC SPMB untuk direview dan disetujui. PIC SPMB mereview kerealistisan goals, kejelasan mekanisme capture leads, dan kewajaran budget.
Durasi: Approval PIC SPMB maksimal H-10 sebelum event
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Jika ada revisi: PIC SPMB mengembalikan ke Tim SPMB dengan catatan. Jika disetujui: persiapan event dimulai.
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB memastikan QR resmi event sudah aktif dan diuji sebelum hari H. QR ini yang disebarkan selama event, tidak boleh menggunakan QR lain atau QR generik.
Durasi: H-7 sebelum event
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Saat event berlangsung: Tim SPMB aktif mengarahkan peserta untuk scan QR dan mengisi pop-up form. Setiap leads yang masuk otomatis berlabel sesuai tracking code event.
Seluruh peserta event wajib diarahkan scan QR resmi. Jangan gunakan QR Walk-in/Direct saat event berlangsung.
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Setelah event: Tim SPMB membuat laporan singkat berisi jumlah leads yang masuk, jumlah yang mengisi form lengkap, dan catatan evaluasi untuk event berikutnya.
Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah event selesai
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Pengajuan rancangan event ke PIC SPMB | Minimal H-14 sebelum event |
| Approval PIC SPMB | Maksimal H-10 sebelum event |
| QR resmi aktif dan diuji | H-7 sebelum event |
| Laporan pasca event | Maksimal 2 hari kerja setelah event selesai |