Memastikan setiap event SPMB menghasilkan laporan yang mendokumentasikan efektivitas event, memudahkan evaluasi, dan menjadi referensi untuk perencanaan event berikutnya.
- Event sudah selesai dilaksanakan
- Akses ke Odoo untuk mengecek leads yang masuk dengan tracking code event
- Data budget yang digunakan tersedia
- Akses Odoo (untuk cek leads dengan filter tracking code event)
- Template laporan pasca event (spreadsheet atau dokumen)
- Foto/dokumentasi event (opsional)
- Buka Odoo dan masuk ke menu CRM → Leads.
- Filter leads berdasarkan tracking code event yang spesifik (sesuai tracking code yang dibuat untuk event ini di Pre-2).
- Catat:
- Total leads yang masuk dengan tracking code event
- Jumlah leads yang data formnya lengkap (nama anak, nomor WA, dll.)
- Jumlah leads yang menggunakan Kode Khusus referral/sibling
- Hitung persentase form lengkap dari total scan QR (jika data scan tersedia).
- Bandingkan dengan target leads yang ditetapkan di rancangan event.
Laporan minimal berisi:
Bagian A — Data Event
- Nama event, tanggal, lokasi
- Target leads vs realisasi leads
- Total peserta event (estimasi)
Bagian B — Data Leads
- Total leads masuk ke Odoo via tracking code event
- Jumlah leads dengan data lengkap
- Breakdown jenjang yang diminati (TK, SD, SMP, SMA)
Bagian C — Evaluasi
- Apa yang berjalan baik
- Apa yang perlu diperbaiki (mekanisme capture, jobdesk panitia, lokasi QR, dll.)
- Rekomendasi untuk event berikutnya
Bagian D — Bukti
- Foto dokumentasi event (minimal 3 foto)
- Screenshot Odoo menampilkan leads dengan tracking code event
- Kirimkan laporan ke PIC SPMB maksimal 2 hari kerja setelah event selesai.
- Simpan laporan di folder yang disepakati (Google Drive atau sistem unit).
- Arsipkan tracking code event di spreadsheet master tracking code SPMB.
- Laporan pasca event tersedia maksimal 2 hari kerja setelah event
- Data leads dari event terdokumentasi dan bisa ditelusuri di Odoo
- Catatan evaluasi tersedia untuk perencanaan event berikutnya
| Masalah |
Penanganan |
| Leads dari event tidak masuk ke Odoo |
Cek apakah QR yang digunakan benar, laporkan ke PIC SPMB untuk pengecekan konfigurasi |
| Tidak bisa filter leads per tracking code di Odoo |
Minta panduan teknis ke Cantum |
| Laporan belum selesai dalam 2 hari kerja |
Hubungi PIC SPMB untuk koordinasi, laporan tetap wajib diselesaikan sebelum event berikutnya disetujui |