Memastikan setiap unit memiliki template komunikasi follow-up yang sudah disetujui PIC SPMB sebelum kampanye dimulai. Tidak ada follow-up yang boleh dikirim sebelum template disetujui.
Berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung. Template minimal 12 buah (6 TK-SD, 6 SMP-SMA) per unit. Prasyarat: Pre-2 selesai (channel taxonomy sudah aktif di Odoo).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Template | Pesan WA yang sudah dirancang dan disetujui untuk digunakan Admin TU saat follow-up leads |
| TK-SD | Kelompok jenjang Taman Kanak-Kanak hingga Sekolah Dasar |
| SMP-SMA | Kelompok jenjang Sekolah Menengah Pertama hingga Sekolah Menengah Atas |
| VP | Nilai Jual / Value Proposition unit masing-masing |
| Template Semarang SmartGreen v3 | Template referensi dari unit Semarang sebagai pola dasar |
| Last Call | Pesan final dalam siklus follow-up (reminder ke-3) |
| Admin TU | Staf administrasi Tata Usaha yang melakukan follow-up harian |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Cantum | Membuat draft awal 12 template (6 TK-SD, 6 SMP-SMA) sebagai starting point dan trigger awal |
| Tim SPMB per unit | Mempelajari draft Cantum, memodifikasi atau menambah template sesuai kebutuhan dan gaya komunikasi unit |
| PIC SPMB per unit | Mereview dan menyetujui template final unit masing-masing |
| Admin TU | Menyimpan template yang sudah disetujui di sistem dan menggunakannya saat follow-up |
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum membuat draft awal 12 template: 6 untuk kelompok TK-SD, 6 untuk kelompok SMP-SMA. Minimum per kelompok: kontak pertama, reminder 1, reminder 2, reminder 3 (last call), penawaran formulir, info tes masuk.
Durasi: Maksimal 5 hari kerja setelah Pre-2 selesai
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum mendistribusikan draft ke Tim SPMB per unit beserta panduan cara membaca pola template.
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB per unit mempelajari draft, memahami struktur dan pola komunikasi, lalu memodifikasi sesuai kebutuhan unit: menyesuaikan bahasa, menambah template baru, atau menghapus yang tidak relevan. Template dari Cantum adalah starting point, bukan standar yang mengikat.
Durasi: Maksimal 5 hari kerja setelah menerima draft Cantum
Pelaksana: PIC SPMB per unit
Aktivitas: Tim SPMB menyerahkan template hasil modifikasi ke PIC SPMB unit masing-masing. PIC SPMB mereview kesesuaian tone dengan VP unit, kelengkapan skenario follow-up, dan kesesuaian bahasa dengan target audiens.
Durasi: Maksimal 3 hari kerja setelah menerima dari Tim SPMB
Pelaksana: Tim SPMB per unit
Aktivitas: Jika ada revisi: PIC SPMB mengembalikan ke Tim SPMB dengan catatan, kembali ke Langkah 16 (langkah 3).
Pelaksana: PIC SPMB dan Admin TU
Aktivitas: Jika disetujui: PIC SPMB memberikan persetujuan dan template disimpan di sistem (Odoo atau folder yang disepakati).
Pelaksana: PIC SPMB
Aktivitas: Admin TU dikonfirmasi bahwa template sudah aktif dan siap dipakai. Admin TU tidak boleh membuat atau menggunakan pesan di luar template yang sudah disetujui.
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Draft awal dari Cantum | Maksimal 5 hari kerja setelah Pre-2 selesai |
| Review dan modifikasi oleh Tim SPMB | Maksimal 5 hari kerja setelah menerima draft Cantum |
| Approve oleh PIC SPMB | Maksimal 3 hari kerja setelah menerima dari Tim SPMB |
| Pre-3 keseluruhan | Harus selesai sebelum kampanye F0 dimulai |