Memastikan dashboard pipeline SPMB di Odoo sudah terkonfigurasi dan bisa diakses oleh semua pihak yang berwenang sebelum leads pertama masuk. Dashboard ini adalah war room utama untuk memantau kesehatan funnel secara real-time, mengidentifikasi bagian yang banyak mandek, dan mengambil keputusan cepat selama SPMB berlangsung.
Berlaku untuk seluruh unit YPII Bandung. Prasyarat: Pre-1 (data dasar sistem), Pre-2 (channel taxonomy dan label aktif), Pre-3 (status bisnis leads sudah disepakati). Harus selesai sebelum kampanye F0 dimulai.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| War Room | Dashboard monitoring utama SPMB yang memperlihatkan kondisi funnel secara real-time |
| Pipeline Stages | 8 status bisnis leads yang dikonfigurasi sebagai stage di Odoo |
| Rule Akses | Pengaturan siapa boleh melihat/edit data siapa di Odoo |
| Filter Dashboard | Kemampuan menyaring data berdasarkan unit, channel, stage, atau periode |
| Aktor | Peran |
|---|---|
| Cantum | Setup teknis dashboard di Odoo, pipeline stages, filter, dan rule akses per role |
| Admin Yayasan | Menerima serah terima dashboard dari Cantum, memastikan akses semua pihak berjalan |
| PIC SPMB per unit | Memverifikasi tampilan dashboard sudah sesuai kebutuhan monitoring |
| Cantum | Dikonsultasi jika ada penyesuaian konfigurasi setelah serah terima |
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum mengkonfigurasi 8 pipeline stages di Odoo sesuai status bisnis leads yang sudah disepakati: Baru Masuk, Sudah Dihubungi, Siap Daftar, Tertarik Belum Siap, Tidak Merespons, Tidak Tertarik, Pending Tahun Depan, Calon Pendaftar.
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum mengkonfigurasi filter minimal: per unit, per channel sumber, per stage, per periode waktu.
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum mengkonfigurasi akses sesuai role:
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum melakukan testing untuk memastikan setiap role hanya bisa mengakses data sesuai haknya, filter berjalan dengan benar, dan pipeline stages sudah urut dan terkonfigurasi.
Durasi: Maksimal 3 hari kerja setelah Pre-2 dan Pre-3 selesai (konfigurasi teknis keseluruhan)
Pelaksana: Cantum
Aktivitas: Cantum menyerahkan dashboard ke Admin Yayasan beserta panduan singkat cara membaca dashboard dan cara menambah user baru.
Durasi: Maksimal 1 hari kerja setelah konfigurasi selesai
Pelaksana: Admin Yayasan
Aktivitas: Admin Yayasan memastikan semua akun sudah bisa login dan mengakses dashboard sesuai role masing-masing.
Pelaksana: PIC SPMB per unit
Aktivitas: PIC SPMB per unit melakukan verifikasi akhir, memastikan tampilan dashboard sudah cukup untuk monitoring harian dan filter yang tersedia sudah sesuai kebutuhan.
Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah serah terima
Pelaksana: PIC SPMB dan Admin Yayasan (konsultasi ke Cantum)
Aktivitas: Jika ada penyesuaian, PIC SPMB menyampaikan ke Admin Yayasan, Admin Yayasan konsultasi ke Cantum.
Pelaksana: Semua pihak
Aktivitas: Jika semua pihak sudah setuju, Pre-4 selesai dan sistem siap go-live.
| Aktivitas | Batas Waktu |
|---|---|
| Konfigurasi teknis oleh Cantum | Maksimal 3 hari kerja setelah Pre-2 dan Pre-3 selesai |
| Testing dan serah terima ke Admin Yayasan | Maksimal 1 hari kerja setelah konfigurasi selesai |
| Verifikasi oleh PIC SPMB per unit | Maksimal 2 hari kerja setelah serah terima |
| Pre-4 keseluruhan | Harus selesai sebelum kampanye F0 dimulai |