| Atribut |
Keterangan |
| Nomor Dokumen |
SOP-FIN-PIU-002.1 |
| Tanggal Efektif |
21 Maret 2026 |
| Versi |
1.0 |
| Pihak Pengesah |
Ketua Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia |
| Kategori Tag |
#SOP #Keuangan #Piutang #UangSekolah #PengingatLunak |
Memastikan orang tua/wali siswa dengan tagihan Uang Sekolah yang belum lunas mendapatkan notifikasi sopan dan tepat waktu setiap bulan melalui pengingat otomatis, sehingga pembayaran dapat diselesaikan sebelum proses eskalasi formal dimulai.
- Pemicu (Start Event): Sistem mendeteksi tagihan US belum lunas 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo (H-3).
- Hasil Akhir (End Event): US dilunasi pada periode H-3 s.d. H+7, ATAU periode H+7 berakhir tanpa pelunasan dan kasus diteruskan ke SOP-FIN-PIU-002.2.
- Berlaku Untuk: Seluruh unit sekolah YPII (TK, SD, SMP, SMA).
- Proses Induk: SOP-FIN-PIU-002: Eskalasi Penagihan Uang Sekolah
- Sistem (WhatsApp API/Blast): Mengeksekusi pengiriman pesan otomatis berdasarkan jadwal dan data tagihan.
- Koordinator Tata Usaha Unit: Memantau status pengiriman dan konfirmasi pelunasan yang masuk.
- Nomor WhatsApp orang tua/wali wajib terdaftar dan aktif pada profil siswa di sistem.
- Pengingat lunak bersifat informatif — tidak boleh mengandung nada ancaman atau intimidasi.
- Proses ini berjalan setiap bulan selama siswa aktif, terlepas dari riwayat keterlambatan sebelumnya.
1.0 [Start Event] H-3 dari tanggal jatuh tempo: Sistem mendeteksi tagihan US yang belum dilunasi dan nomor WhatsApp orang tua/wali yang terdaftar.
➜ Lanjut ke Langkah 2.0
2.0 [Service Task] Sistem mengirimkan pesan pengingat lunak melalui WhatsApp Blast resmi kepada orang tua/wali siswa yang bersangkutan.
(Detail otomasi lihat: AUT-FIN-PIU-001: WhatsApp Blast Pengingat Lunak Penagihan US)
Pengiriman berjalan setiap hari selama H-3 s.d. H+7 (tanggal 8 s.d. 17) selama tagihan belum lunas.
➜ Lanjut ke Langkah 3.0
3.0 [Exclusive Gateway] Apakah US dilunasi sebelum atau pada H+7?
- 3.A (Lunas): [End Event — Lunas] Koordinator TU mencatat pelunasan. Proses bulan ini selesai.
- 3.B (Belum Lunas setelah H+7): [End Event — Eskalasi] Kasus diteruskan ke SOP-FIN-PIU-002.2: Penerbitan SP1.
- 2.E1 [Nomor WhatsApp Tidak Valid / Tidak Aktif]: Koordinator TU memperbarui nomor kontak orang tua/wali dari data administrasi sekolah. Jika tidak dapat diperbarui, Koordinator TU menyampaikan pengingat lunak secara manual melalui saluran yang tersedia (telepon langsung atau surat pendek melalui siswa).
- [Orang Tua/Wali Sudah Masuk Proses SP]: Jika orang tua/wali telah menerima SP1 atau lebih untuk bulan yang sama, pengingat lunak otomatis tidak dikirimkan (sesuai filter kondisi pada AUT-FIN-PIU-001).