Memastikan setiap kode promosi yang diterbitkan Yayasan Penyelenggaraan Ilahi Indonesia (YPII)
diajukan dengan data yang lengkap, diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang, lalu
tercatat sebagai dokumen Promotion Code berstatus Done sebelum kode itu dapat ditebus,
sehingga tidak ada kode promosi yang beredar tanpa persetujuan.
Prosedur ini dimulai saat ada kebutuhan menerbitkan sebuah kode promosi dan berakhir saat
dokumen Promotion Code berstatus Done. Termasuk di dalamnya dua jalur akhir alternatif:
dokumen ditolak penyetuju, dan dokumen dibatalkan sebelum selesai.
Prosedur ini tidak mencakup pembatalan dokumen Promotion Code yang sudah berstatus
Done, karena jalur itu tidak tersedia di Odoo YPII. Penanda kewenangan Can Cancel pada
Policy Template Standard hanya berlaku untuk status Draft, Waiting for Approval, dan
On Progress — tujuh baris policy.template_detail template ini tidak memuat satu pun baris
Can Cancel untuk status Done. Koreksi atas kode promosi yang dokumennya sudah selesai
hanya dapat ditempuh dengan mekanisme tersendiri di luar model ini.
TBD-ORG: bagaimana YPII mengoreksi kode promosi yang keliru pada dokumen Promotion Code yang sudah berstatus Done?
Penggunaan kembali dokumen Promotion Code yang sudah dibatalkan atau ditolak diatur
Penggunaan Ulang Promotion Code yang Ditolak atau Dibatalkan.
Prosedur ini juga tidak mencakup pembuatan atau pemeliharaan data master Promotion
Type, penebusan kode promosi oleh pemakainya (dokumen Promotion Code Usage), maupun
pengakuan jatuh tempo pemakaian kode promosi (dokumen Promotion Code Usage Recognition) —
ketiganya adalah model dan SOP tersendiri.
| Peran dalam prosedur | Kewenangan teknis di Odoo YPII | Kewenangan yang dipikul |
|---|---|---|
TBD-ORG: jabatan pengisi peran pemohon |
grup Odoo Promotion Code / User (95 akun aktif per 26 Agustus 2026); penanda Can Confirm dan Can Finished | membuat dokumen, mengisi data diskon, mengajukan, dan menyelesaikan dokumen |
TBD-ORG: jabatan pengisi peran penyetuju/pembatal/pemulih |
grup Odoo Promotion Code / Validator (95 akun aktif per 26 Agustus 2026); penanda Can Cancel, Can Restart, Can Input Manual Document Number; sekaligus Active Approver Users pada Approval Template Standard | menyetujui atau menolak dokumen, membatalkan sebelum selesai, memulai ulang, dan mereset nomor dokumen |
| Odoo YPII (Sistem) | — | menyusun daftar penyetuju dan memindahkan status dokumen ke On Progress begitu persetujuan satu-satunya masuk |
TBD-ORG: pemetaan grup Odoo Promotion Code / User dan / Validator ke jabatan resmi YPII belum ditetapkan. Catatan: kedua grup ini sama-sama beranggota 95 akun per 26 Agustus 2026 — perlu dipastikan apakah ini berarti seluruh 95 akun memegang kedua wewenang sekaligus (tanpa pemisahan tugas antara yang mengajukan dan yang menyetujui/membatalkan), atau kebetulan jumlahnya sama dengan anggota yang berbeda.
Pemicu (Start Event): ada kebutuhan menerbitkan sebuah kode promosi.
Pelaku (Lanes): TBD-ORG: jabatan pemohon · TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih ·
Odoo YPII (Sistem)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Promotion Code / User (95 akun), penanda Can Confirm.
Input (Data Object): kebutuhan penerbitan kode promosi
Aktivitas: Membuat dokumen dan mengisi data wajib header: Company, Responsible, dan Promotion Type.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan # Document bernilai /
Rincian/turunan: Membuat Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu dokumen dibuat sejak kebutuhan kode promosi diketahui.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft
Aktivitas: Mengisi tab Discount & Usage — besaran Discount bagi pengguna kode dan Referrer Discount bagi pereferensi, sesuai ketentuan Promotion Type yang dipilih.
Output (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data diskon terisi
Rincian/turunan: Mengubah Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu melengkapi data sejak dokumen dibuat.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon
Input (Data Object): dokumen berstatus Draft dengan data diskon terisi
Aktivitas: Mengajukan dokumen untuk diperiksa dan disetujui.
Output (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; permintaan persetujuan terbentuk otomatis
Serah-terima (Message Flow): tanggung jawab berpindah kepada penyetuju berupa dokumen yang menunggu persetujuan
Rincian/turunan: Mengonfirmasi Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval
Aktivitas: Sistem mengevaluasi Approval Template yang berlaku dan menyusun daftar penyetuju pada field Active Approver Users.
Output (Data Object): daftar penyetuju pada field Active Approver Users
Rincian/turunan: Penentuan Penyetuju Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada pengguna di field Active Approver Users, diisi dari grup Odoo Promotion Code / Validator (95 akun).
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval; daftar penyetuju pada field Active Approver Users
Aktivitas: Memeriksa kewajaran kode promosi yang diajukan terhadap Promotion Type dan besaran diskonnya, lalu menyetujui atau menolak dokumen.
Output (Data Object): baris persetujuan pada tab Approvals berisi keputusan penyetuju
Rincian/turunan: Menyetujui Promotion Code dan Menolak Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
SLA/Durasi: TBD-ORG: batas waktu penyetuju memutuskan sejak dokumen berstatus Waiting for Approval.
Persetujuan pada model ini hanya satu tingkat. Approval Template Standard memuat satu
baris penyetuju dengan metode grup, mengarah ke Promotion Code / Validator. Penolakan
oleh penyetuju itu memindahkan dokumen ke status Rejected seketika — tidak ada penyetuju
lain yang menunggu diputuskan lebih dulu.
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Aturan: Disetujui → langkah 7. Ditolak → langkah 9 (jalur gagal).
Penggabungan (Merge): — tidak ada; jalur ditolak berakhir pada Akhir Proses "ditolak"
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Odoo YPII (Sistem)
Input (Data Object): dokumen yang satu-satunya tingkat persetujuannya sudah disetujui
Aktivitas: Sistem menjalankan otomasi pasca-persetujuan untuk dokumen ini.
Output (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Rincian/turunan: Melakukan Otomasi Pasca-Persetujuan Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan pemohon — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Promotion Code / User (95 akun), penanda Can Finished.
Input (Data Object): dokumen berstatus On Progress
Aktivitas: Menyatakan kode promosi ini selesai diproses dan siap ditebus.
Output (Data Object): dokumen berstatus Done
Rincian/turunan: Menyelesaikan Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "kode promosi selesai"
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih
Input (Data Object): dokumen berstatus Waiting for Approval yang tidak memenuhi syarat
Aktivitas: Menolak dokumen.
Output (Data Object): dokumen berstatus Rejected
Rincian/turunan: Menolak Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "ditolak" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Tipe Event: Boundary Event (interrupting)
Melekat pada langkah: 1–6 dan 8
Pelaku (Lane): TBD-ORG: jabatan penyetuju/pembatal/pemulih — kewenangan teknisnya ada pada anggota grup Odoo Promotion Code / Validator (95 akun), penanda Can Cancel.
Pemicu: pengguna memutuskan membatalkan dokumen selagi masih berstatus Draft, Waiting for Approval, atau On Progress
Aktivitas: Membatalkan dokumen dan memilih Reason pada wizard Select Cancel Reason.
Output (Data Object): dokumen berstatus Cancelled; alasan pembatalan yang dipilih pada kolom Reason tersimpan pada dokumen
Rincian/turunan: Membatalkan Promotion Code
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Akhir Proses "dibatalkan sebelum selesai" — jalur gagal, tidak kembali ke alur utama
Rentang 1–6 dan 8 diturunkan dari penanda Can Cancel, yang berlaku pada status
Draft, Waiting for Approval, dan On Progress — yaitu status dokumen sepanjang
langkah 1 sampai 6 dan langkah 8. Langkah 7 (otomasi pasca-persetujuan) sengaja tidak
termasuk: perpindahan status pada langkah itu berjalan seketika begitu persetujuan terakhir
masuk, sehingga tidak ada jeda bagi pengguna untuk membatalkan dokumen di tengah proses itu.
Can Cancel tidak mencakup status Done — begitu langkah 8 selesai, boundary ini tidak lagi
berlaku; lihat Ruang Lingkup mengenai ketiadaan SOP pembatalan untuk dokumen yang sudah selesai.
Akhir Proses (End Event): kode promosi selesai (dokumen berstatus Done) · ditolak (dokumen berstatus Rejected) · dibatalkan sebelum selesai (dokumen berstatus Cancelled)
TBD-ORG: kepada siapa keterlambatan persetujuan dieskalasikan bila penyetuju berhalangan?TBD-ORG: siapa yang dihubungi dan berapa lama ditunggu sebelum dieskalasikan ke administrator Odoo YPII?policy.template_detail), sehingga tidak ada pengguna — baik grup Promotion Code / UserTBD-ORG: bila proses persetujuan perlu disusun ulang, apakah YPII menempuh jalur membatalkan lalu memulai ulang dokumen, atau meminta baris kewenangan ini ditambahkan ke Policy Template Standard?TBD-ORG: bagaimana YPII mengoreksi kode promosi yang keliru pada dokumen yang sudah berstatus Done — jurnal/dokumen koreksi tersendiri, atau perluasan penanda Can Cancel ke status Done?TBD-ORG: ada kebijakan (KBJ) YPII yang menaungi penerbitan kode promosi — jenis promosi yang diizinkan, plafon diskon, dan siapa yang berwenang menyetujuinya?SOP-8d07ad88DT-b63cccc8DT-a0c5ee46DT-e3ce0a67