| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Dokumen | SOP-AKD-004 |
| Tanggal Efektif | 10 Juli 2026 |
| Versi | 1.0 |
| Pihak Pengesah | Kepala Bidang Akademik YPII |
| Kategori Tag | #SOP #Akademik #PeringatanAkademik #WaliKelas #BimbinganKonseling |
Memastikan orang tua/wali siswa menerima komunikasi proaktif mengenai penurunan performa akademik anak sebelum informasi tersebut pertama kali diketahui dari rapor, melalui sistem peringatan dini tiga warna (Kuning, Oranye, Merah) dengan pemicu, tindakan sekolah, dan batas waktu (SLA) yang jelas per warna.
1.0 [Start Event] Guru Mata Pelajaran menginput nilai siswa pada suatu evaluasi/ulangan.
2.0 [Service Task] Sistem (atau Wali Kelas secara manual bila belum terotomasi) mengevaluasi apakah nilai siswa memenuhi salah satu ambang batas warna berikut. (Panduan teknis evaluasi lihat: Mengevaluasi School Academic Alert)
| Warna | Pemicu | Tindakan Sekolah | SLA |
|---|---|---|---|
| KUNING | 2x nilai di bawah 60 pada mata pelajaran sama | Wali Kelas memantau, koordinasi dengan guru mata pelajaran | 24 jam setelah nilai kedua |
| ORANYE | 3x nilai di bawah 60 pada mata pelajaran sama | Pertemuan orang tua, menyusun rencana belajar tertulis | Pertemuan dalam 3 hari setelah nilai ketiga |
| MERAH | 4x nilai di bawah 50, atau indikasi kesulitan belajar dalam | Penilaian BK, pertimbangkan rujukan psikolog | Dalam 5 hari setelah nilai keempat |
3.0 [Exclusive Gateway] Warna apa yang terpicu?
4.0 [User Task — Kuning] Wali Kelas memantau siswa dan berkoordinasi dengan guru mata pelajaran terkait, lalu mengirimkan pesan singkat kepada orang tua. SLA: 24 jam setelah nilai kedua di bawah 60. (Contoh kalimat lihat Bagian 9.) Lanjut ke Langkah 7.0.
5.0 [User Task — Oranye] Wali Kelas mengadakan pertemuan dengan orang tua dan menyusun rencana belajar tertulis bersama. SLA: pertemuan dalam 3 hari setelah nilai ketiga di bawah 60. Lanjut ke Langkah 7.0.
6.0 [User Task — Merah] Bimbingan Konseling melakukan penilaian terhadap siswa dan mempertimbangkan rujukan psikolog bila diperlukan; Wali Kelas mengomunikasikan hasil kepada orang tua. SLA: dalam 5 hari setelah nilai keempat di bawah 50 atau indikasi kesulitan belajar dalam. Lanjut ke Langkah 7.0.
7.0 [User Task] Wali Kelas (untuk level Oranye/Merah) mencatat kasus sebagai record School Incident. (Panduan teknis lihat: Membuat Insiden dari School Academic Alert — HANYA untuk level Oranye dan Merah.)
8.0 [End Event] Orang tua telah menerima komunikasi proaktif sesuai warna, tindakan sekolah telah dilaksanakan, dan status tercatat lengkap di Master Log/School Incident.
Prinsip komunikasi selalu: (1) Empati lebih dulu, (2) Fakta — apa yang diamati, bukan penilaian, (3) Solusi — cara memperbaiki bersama.
| Jenjang | Situasi | Kalimat Pembuka | Kalimat Penutup |
|---|---|---|---|
| TK | Kekhawatiran akademik (Kuning) | "Dalam beberapa hari terakhir, kami melihat [nama anak] tampak lebih mudah terdistraksi saat kegiatan belajar." | "Kami ingin berdiskusi singkat tentang cara-cara yang bisa kita lakukan bersama di rumah dan di sekolah." |
| SD | Peringatan akademik Kuning | "Dalam dua penilaian terakhir, nilai [mata pelajaran] [nama siswa] berada di bawah 60." | "Kami sarankan pertemuan singkat (15-20 menit) agar kita bisa menyepakati langkah sederhana yang realistis." |
| SMP | Kekhawatiran akademik berulang (Oranye) | "Dalam beberapa pekan terakhir, nilai [nama siswa] di [mata pelajaran] menunjukkan pola yang perlu kita perhatikan bersama." | "Kami ingin menjaga privasi [nama siswa], sehingga detail lengkap kami sampaikan hanya kepada Bapak/Ibu." |
| SMA | Pola penurunan nilai (Merah) | "Dalam tiga penilaian terakhir, nilai [nama siswa] di [mata pelajaran] bergerak dari [angka A] ke [angka B], dan terakhir [angka C]." | "Kami ingin mendiskusikan opsi yang realistis: penyesuaian strategi belajar, pendampingan, atau prioritas mata pelajaran." |