|
|
| Nomor Dokumen |
IK-340c6946 |
| Modul Odoo |
School — Configuration — Scholarship |
| Model |
school_scholarship_type (School Scholarship Type) |
| Menu |
School → Configuration → Scholarship → Scholarship Types |
| Tombol Aksi |
Edit |
| Pelaksana |
Pengguna dalam grup Scholarship Type |
| Perubahan Status |
tidak ada — Scholarship Type adalah data master tanpa alur status |
| Versi |
1.0 |
| Tanggal Berlaku |
23 Agustus 2026 |
Instruksi kerja ini menjelaskan cara mengubah data master School Scholarship Type
(school_scholarship_type) di Odoo YPII — misalnya memperbaiki nama, mengganti Deduction Journal
atau Discount Account, atau melengkapi tab Disbursement dan Deferred Recognition yang
sebelumnya dibiarkan kosong.
Instruksi kerja ini juga menegaskan batas dampak perubahan tersebut, karena inilah yang paling
sering disalahpahami: nilai akuntansi pada Scholarship Type disalin ke Scholarship Program
hanya sekali, yaitu pada saat Scholarship Type dipilih di program tersebut. Mengubah
Scholarship Type tidak menyusul memperbarui program yang sudah terlanjur dibuat, dan tidak
menyentuh dokumen Scholarship Award maupun jurnal yang sudah terbit.
- Pengguna termasuk dalam grup Scholarship Type pada kategori
School - Configurator. Per 23 Agustus 2026, grup ini baru beranggotakan
pengguna Administrator Odoo YPII.
- Record Scholarship Type yang akan diubah sudah ada di Odoo YPII.
- Jurnal atau akun pengganti yang akan dipilih sudah tersedia, dan memenuhi batasan yang sama
seperti saat pembuatan: Deduction Journal tidak boleh berjenis Cash maupun Bank, dan
Discount Account tidak boleh berupa akun yang dapat direkonsiliasi.
- Sudah diketahui Scholarship Program mana saja yang memakai Scholarship Type ini, karena program
tersebut perlu diperiksa dan disesuaikan secara terpisah.
- Buka menu School → Configuration → Scholarship → Scholarship Types.
- Klik record Scholarship Type yang akan diubah untuk membuka formulirnya.
- Klik tombol Edit.
- Ubah field yang diperlukan:
- Name — nama jenis beasiswa.
- Code — penanda unik jenis beasiswa.
- Operating Unit — unit operasional yang boleh memakai jenis beasiswa ini.
- Sequence — urutan tampil pada daftar Scholarship Types.
- Bila perubahan menyangkut pembukuan potongan beasiswa, buka tab Deduction dan sesuaikan
Deduction Journal, Discount Account, Is Employee Benefit,
Employee Benefit Account, atau Deduction Product.
- Bila perubahan menyangkut pencairan tunai, buka tab Disbursement dan sesuaikan
Disbursement Journal, Expense Account, atau Payable Account.
- Bila perubahan menyangkut pengakuan tangguhan, buka tab Deferred Recognition dan sesuaikan
Deferred Discount Account, Deferred Expense Account, atau Recognition Journal.
- Simpan perubahan.
- Buka menu School → Configuration → Scholarship → Scholarship Programs dan periksa setiap
program yang memakai Scholarship Type ini. Nilai akuntansi pada program tersebut tidak
ikut berubah, sehingga perlu disesuaikan satu per satu bila memang dikehendaki — lihat
Mengubah Scholarship Program.
Perubahan Scholarship Type tidak merambat ke bawah. Field akuntansi pada Scholarship
Program hanya terisi dari Scholarship Type pada saat field Scholarship Type dipilih di
program itu. Sesudahnya, program menyimpan salinannya sendiri. Dokumen Scholarship Award
yang sudah dibuat pun menyimpan salinan dari program, bukan dari jenis beasiswa. Karena itu
mengubah Scholarship Type sama sekali tidak mengubah dokumen dan jurnal yang sudah terbit.
- Data master School Scholarship Type tersimpan dengan nilai yang sudah diperbarui.
- Scholarship Program yang dibuat setelah perubahan ini akan memperoleh nilai bawaan yang
baru saat memilih Scholarship Type ini.
- Scholarship Program yang sudah ada tetap memakai nilai lama sampai diubah satu per satu.
- Dokumen Scholarship Award, Scholarship Deduction, dan jurnal yang sudah terbit tidak
terpengaruh sama sekali.
- Tombol Edit tidak muncul. Pengguna belum termasuk grup Scholarship Type dan hanya
memperoleh hak baca atas model school_scholarship_type.
- Penyimpanan ditolak karena Deduction Journal berjenis Cash atau Bank. Pilih jurnal lain
yang bukan jurnal kas maupun bank.
- Penyimpanan ditolak karena Discount Account dapat direkonsiliasi. Pilih akun
kontra-pendapatan yang tidak ditandai sebagai akun rekonsiliasi.
- Akun sudah diganti tetapi jurnal beasiswa yang terbit masih memakai akun lama. Ini bukan
kegagalan sistem. Akun diambil dokumen dari Scholarship Program, dan program menyimpan salinan
dari Scholarship Type saat program itu dibuat. Perbaiki akun pada Scholarship Program yang
bersangkutan, lalu ulangi penerbitan dokumen beasiswa yang belum diproses.
- Scholarship Type tidak boleh lagi dipakai tetapi record-nya tidak dapat dihapus. Data master
yang sudah dipakai dokumen tidak dihapus, melainkan dinonaktifkan — lihat
Menonaktifkan dan Mengaktifkan Kembali Scholarship Type.