Instruksi ini menuntun anggota grup Extracurricular Offering - Workflow / User membuat
dokumen Extracurricular Offering baru di Odoo YPII — pembukaan satu kegiatan ekstrakurikuler
untuk satu tahun ajaran dan satu term, lengkap dengan guru pembina, kuota, dan pengaturan
biayanya.
Menghasilkan dokumen Extracurricular Offering baru berstatus Draft, lengkap dengan data
kegiatan ekstrakurikuler, guru pembina, periode berjalan, dan pengaturan biaya, sehingga siap
dikonfirmasi untuk memulai proses persetujuan.
- Pengguna termasuk dalam grup Extracurricular Offering - Workflow / User (1 akun per
7 September 2026, yaitu Administrator) — hanya anggota grup ini yang dapat membuat dokumen
baru.
- Data Extracurricular yang akan dibuka pada term ini sudah tersedia, beserta data
Academic Year, Academic Term (termasuk dalam Academic Year yang sama), dan
Teacher yang akan dipasangkan.
- Kewenangan menekan tombol aksi lanjutan pada dokumen ini (Confirm, Approve, dan seterusnya)
diatur terpisah — lihat
Kewenangan Tombol Aksi Extracurricular Offering.
- Akun Odoo YPII dengan keanggotaan grup Extracurricular Offering - Workflow / User.
- Buka menu School > Extracurricular > Extracurricular Offerings.
- Klik tombol Create.
- Pilih Extracurricular (wajib) — kegiatan ekstrakurikuler yang dibuka pada term ini.
Memilihnya mengisi Category dan School secara otomatis (kolom baca-saja, mengikuti
data Extracurricular yang dipilih).
- Pilih Teacher (wajib) — guru pembina/pelatih yang bertanggung jawab atas offering ini.
- Pilih Academic Year (wajib) dan Academic Term (wajib) — Academic Term yang
dipilih harus termasuk dalam Academic Year yang sama.
- Isi Start Date (wajib) dan End Date (wajib) — End Date tidak boleh lebih awal
dari Start Date.
- Pilih Responsible (wajib) — pengguna yang bertanggung jawab atas dokumen ini.
- Pilih Operating Unit dan Reviewer bila diperlukan.
- Buka tab Quota.
- Isi Minimum Quota dan Maximum Quota bila offering ini perlu dibatasi jumlah
pesertanya. Nilai 0 pada Maximum Quota berarti tanpa batas atas, dan Maximum Quota
yang diisi tidak boleh lebih kecil dari Minimum Quota.
- Buka tab Billing.
- Pilih Currency (wajib) — default mengikuti mata uang perusahaan.
- Pilih Product (wajib) — produk yang dipakai untuk menagih biaya offering ini. Memilih
Extracurricular pada langkah sebelumnya mengisi kolom ini secara otomatis dari produk
default kegiatan tersebut, dan dapat diganti.
- Isi Price Unit (wajib) — nilai tagihan per peserta, sebelum pajak.
- Pilih Taxes bila tagihan ini dikenakan pajak.
- Pilih Billing Mode (wajib) — Charged to Enrollment, Separate Invoice, atau
Free of Charge.
- Pilih Billing Frequency (wajib) — One Time atau Every Payment Term.
- Pilih Pricelist bila offering ini memakai daftar harga tertentu.
- Isi Customer Invoice Type dan aktifkan Auto Confirm Customer Invoice bila
diperlukan untuk penagihan terpisah.
- Buka tab Accounting.
- Pilih Receivable Journal dan Receivable Account bila offering ini memerlukan
jurnal atau akun piutang khusus.
- Buka tab Groups.
- Biarkan tab ini kosong bila kegiatan ini tidak perlu dibagi — offering tetap berjalan
sebagai satu kelompok tunggal, sama seperti sebelum kemampuan pembagian kelompok ini ada.
- Untuk membagi offering menjadi beberapa kelompok/rombongan (misalnya karena pesertanya
banyak dan dilatih oleh guru berbeda), klik Add a line, lalu isi Name (wajib) —
nama kelompok, misalnya "Mini Soccer 1".
- Isi Code bila kelompok ini perlu kode singkat. Kode yang diisi harus berbeda dari kode
kelompok lain pada offering yang sama; boleh dibiarkan kosong.
- Isi Teachers dengan guru pembina kelompok ini bila berbeda dari Teacher pada data
utama offering. Dibiarkan kosong bukan berarti kelompok ini tanpa pembina — artinya
kelompok tersebut mengikuti Teacher yang sudah dipilih pada data utama offering (lihat
langkah 2 di atas).
- Isi Maximum Quota bila kelompok ini perlu dibatasi jumlah pesertanya. Nilai 0
berarti tanpa batas atas untuk kelompok ini — makna yang sama seperti Maximum Quota
pada tab Quota offering.
- Ulangi Add a line untuk tiap kelompok tambahan. Urutan baris dapat diubah dengan
menyeret gagang pada kolom pertama tabel.
- Kolom Participant Count pada tabel terisi sendiri, menghitung peserta yang sedang aktif
pada kelompok tersebut — tidak dapat diisi manual.
- Isi Note pada tab Note bila ada catatan tambahan (opsional).
- Klik Save.
- Dokumen Extracurricular Offering baru tersimpan berstatus Draft, dengan # Document
masih bertanda / (nomor asli belum terbit).
- Tab Groups yang dibiarkan kosong berarti offering ini berjalan sebagai satu kelompok
tunggal; kelompok dapat ditambahkan kapan pun selama dokumen masih berstatus Draft (lihat
Mengubah Extracurricular Offering).
- Tab Participants masih kosong; peserta ekstrakurikuler ditambahkan lewat pengelolaan
Extracurricular Participant tersendiri, di luar cakupan instruksi ini.
- Nomor dokumen asli baru terbit saat dokumen berpindah ke status On Progress dengan
sendirinya begitu persetujuan tuntas (lihat
OTS-07ba13df),
bukan saat disimpan di sini — lihat
Mengonfirmasi Extracurricular Offering
untuk langkah berikutnya.
- Menu Extracurricular Offerings tidak muncul — pengguna belum termasuk grup
Extracurricular Offering - Workflow / User.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan terkait Academic Term — Academic Term yang dipilih
tidak termasuk dalam Academic Year yang dipilih. Pilih ulang Academic Term yang sesuai.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan terkait End Date — End Date lebih awal dari Start Date.
Perbaiki salah satu tanggal lalu simpan ulang.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan terkait Maximum Quota — Maximum Quota lebih kecil dari
Minimum Quota. Perbesar Maximum Quota atau biarkan 0 untuk tanpa batas atas.
- Penyimpanan ditolak dengan pesan Code sudah dipakai kelompok lain — Code pada tab
Groups harus berbeda antar kelompok dalam offering yang sama. Ganti dengan kode lain,
atau kosongkan.